Hukuk, muhasebe, danışmanlık · 17 sorun, 17 çözüm sayfası

Profesyonel Hizmet Sektöründe Dijital Sorunlar ve Çözümleri

Büro işleri çoğunlukla bilgi akışının dağınık olduğu yerlerde tıkanır: belgeler WhatsApp ve e-postada, dosya durumu soran müşteri telefonda, beyan ve süre takibi kişinin hafızasında, teklifler Word dosyalarında.

Avukat, mali müşavir, mimar ve danışmanlık bürolarından sık duyduğumuz 17 sorunu bu sayfada topladık. Her biri için nedenini, hızlı başlanabilecek ilk adımı ve kapsamlı çözümü ayrı sayfada anlattık. Avukat ve mali müşavirlik meslek kuralları reklam ve tanıtımı sınırladığı için bu sayfalarda yalnızca mevzuata uygun çözümler yer alıyor; nihai uygunluğu baronuz ya da odanızla teyit edin.

Bu sektörde genellikle ne kuruyoruz?

Mevzuata uygun künye ve kurumsal web sitesiMüvekkil ve mükellef portalıBelge toplama ve eksik belge hatırlatmaRandevu ve ön görüşme sistemiBeyan, süre ve iş takibi paneliTeklif hazırlama ve revizyon takibiRol bazlı yetki ve sınırları tanımlı yapay zeka asistanı

Hukuk, muhasebe, danışmanlık sektöründe sık yaşanan 17 dijital sorun

Her kart, işletme sahiplerinden duyduğumuz gerçek bir cümleyle başlıyor ve o sorunun nedenini, hızlı başlangıç adımlarını ve kapsamlı çözümünü anlatan ayrıntılı bir sayfaya gidiyor.

"Dosyam ne durumda?" telefonları (hukuk/müşavir) “Yarım saatim 'dosyam ne oldu' telefonlarına gidiyor.” Dosya ve beyan durumunu müşterinin kendisi görebilirse, günün büyük kısmını alan durum telefonları azalır. Çözümü incele Belgeler WhatsApp, e-posta, kağıtta “Faturaları WhatsApp'tan atıyorlar, hangisi gelmedi bilmiyorum.” Belgeler tek kayıtlı kanalda toplandığında hangisinin geldiği, hangisinin eksik olduğu ilk bakışta belli olur. Çözümü incele Avukat reklam yasağı korkusuyla hiç dijitalde değil “Baro şikayet eder diye hiçbir şey koymadım.” Avukatlık mevzuatının izin verdiği sınırda, künye niteliğinde sade bir site, dijital yokluğun yarattığı güvensizliği giderir. Çözümü incele Site eski, mobilde bozuk “Siteyi 2015'te yeğen yapmıştı.” Bakımsız kalmış sitenin mobil uyum, güncel bilgi ve düzenli bakımla yeniden güven veren bir kuruma dönüşmesi. Çözümü incele Randevu ve ön görüşme telefonla “Sekreter yokken randevu kaçıyor.” Randevu ve ön görüşme talebi tek takvimde toplandığında kaçan telefon ve gelmeyen müşteri azalır. Çözümü incele Beyan/süre takibi kişilere bağlı “Hangi mükellefin evrakı eksik, ayın 20'sinde fark ediyoruz.” Beyan ve süre takibi Excel ile hafızadan çıkıp sorumlu atamalı, hatırlatmalı bir panelde görünür olur. Çözümü incele Beyan dönemi yığılması (müşavir) “Nisan'da ofisten çıkamıyoruz, evrak son gün geliyor.” Evrakın son güne kalmasını önleyen takvim, hatırlatma ve durum tablosuyla beyan dönemi yükünü yıla yayın. Çözümü incele UYAP gelişmesini müvekkile elle aktarmak (avukat) “Duruşma tarihi değişti, beş müvekkili tek tek aradık.” Avukatın girdiği dosya ve duruşma güncellemeleri, müvekkilin şifreli ekranında ve bildiriminde görünür. Çözümü incele Teklif hazırlamak uzun (danışmanlık, mimarlık) “Her teklifi Word'de baştan yazıyorum.” Şablonlu, revizyonlu ve görüntülenme takipli teklif sistemi, teklif yazma süresini ve belirsizliği azaltır. Çözümü incele Mimarlık portföyü Instagram'da sıkışmış “Google'da yokuz.” Projeler Instagram ve PDF’ten çıkıp kendi sayfasında durduğunda, hem müşteri hem Google ofisi bulabilir. Çözümü incele Proje onay/revizyon karmaşası (mimarlık) “Hangi revizyona onay verdiler, mailde kayboldu.” Müşterinin hangi revizyona ne zaman onay verdiği kayıtlı durunca, sonradan çıkan itirazlar belgeli şekilde çözülür. Çözümü incele Gelen talep yanlış iş “Arayanların yarısı yapmadığımız işi soruyor.” Hizmet alanını netleştirmek ve gelen talebi önceden sınıflamak, yanlış işe harcanan telefon ve toplantıları azaltır. Çözümü incele Haritada bilgiler yanlış “Eski adresimiz çıkıyor.” Google’da kayıtlı ofis bilgisi sahiplenilip güncellendiğinde, müşteri doğru adrese ve telefona ulaşır. Çözümü incele Kurumsal müşteriye profesyonel görünmemek (danışmanlık, B2B) “Büyük firma bizi araştırınca bir şey bulamıyor.” Uzmanlık, hakkımızda ve vaka sayfaları, kurumsal müşterinin ön araştırmasında danışmanlık firmasını güvenilir kılar. Çözümü incele Personel erişimi, yetki karmaşası “Herkes ortak klasörde her şeyi görüyor.” Kimin hangi dosyayı görebileceği baştan tanımlanınca hassas müşteri verisi ortak klasörlerde dolaşmaz. Çözümü incele Tekrarlayan sorular “Aynı soruları her ay cevaplıyorum.” Genel ve prosedürel soruları sayfa ve sınırlı bir asistan karşılayınca, uzmanın vakti gerçek danışmaya kalır. Çözümü incele Müşavir "SEO yaptırayım" istiyor ama kural izin vermiyor “Rakip müşavir Google'da çıkıyor, ben neden çıkmıyorum?” Müşavir için tanıtım amaçlı SEO yapılmaz; kurallara uygun künye ve teknik kalite mümkündür. Çözümü incele

Sık sorulan sorular

Avukatlar ve mali müşavirler için dijital çözüm mümkün mü, reklam yasağı engel olmaz mı?

Mümkün. Fietto reklam, sponsorlu içerik ya da tanıtım amaçlı SEO yapmaz; mevzuata uygun künye sitesi, müvekkil ve mükellef portalı, belge ve süre takibi gibi büro içi çözümler kurar. Nihai uygunluğu baronuz ya da odanızla teyit etmeniz gerekir.

Büro dijital dönüşümü nereden başlamalı?

En çok zaman kaybettiğiniz noktadan başlamak verimlidir. Çoğu bürodaki ilk nokta, belge toplama, dosya durumu soran telefonlar ya da süre takibi olur. Tek bir noktada başlayıp sonra genişletmek ekibin alışmasını kolaylaştırır.

Müşteri verilerimizin güvenliği nasıl sağlanıyor?

Yetki ve erişim tasarımı baştan birlikte belirlenir; kimin neyi göreceğine siz karar verirsiniz. Kişisel veri ve KVKK metinlerini hukukçunuz hazırlar, sistem buna göre kurulur.