Ofis Randevusu Telefonla Alınıyor: Online Randevu ve Ön Görüşme Sistemi
Sekreter öğle arasına çıktığında ya da siz müşteriyle görüşmedeyken çalan telefon cevapsız kalır; arayan bir daha denemeyebilir. Takvim bir defterde, bir telefonda ve bir kişinin aklında tutulduğunda randevu çakışmaları da kaçınılmaz olur. Online randevu sistemi, ön görüşme talebini ve takvimi tek yerde toplayarak bu kayıpları önler. Hukuk, muhasebe, danışmanlık ve mimarlık ofisleri için nasıl kurulduğunu anlatıyoruz.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Sekreter yokken randevu kaçıyor.”
“İlk görüşmeye gelmeyen çok.”
Hukuk, muhasebe, danışmanlık sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Mesai dışında ya da toplantı sırasında gelen randevu aramaları cevapsız kalıyor.
- İki kişi aynı saate randevu verebiliyor, çünkü takvim tek bir yerde değil.
- Randevuya gelmeyen müşteri sonradan haber vermiyor; boşalan saat doldurulamıyor.
- Müşteri ne için geldiğini önceden söylemediği için ilk görüşmenin yarısı bilgi toplamaya gidiyor.
- Randevu bilgisi kağıt ajandada, WhatsApp’ta ve telefon notlarında farklı yerlerde duruyor.
- Yeni bir müşterinin hangi hizmet için aradığı ve hangi kanaldan ulaştığı kayda geçmiyor.
Asıl sebep
Takvimin tek kişide ya da kağıtta tutulması, randevuyu o kişinin müsaitliğine bağlıyor. Sekreter izne çıktığında, telefon meşgulken ya da mesai bittiğinde randevu almanın hiçbir yolu kalmıyor. Müşteri ise rahat ettiği saatte, çoğu zaman akşam, randevu almak istiyor.
İkinci sebep, ön bilginin toplanmaması. Telefonla alınan randevuda müşterinin ne istediği birkaç cümleyle geçiştiriliyor. İlk görüşme başladığında temel bilgiler, ilgili belgeler ve beklentiler yeniden sorulmak zorunda kalıyor. Bu hem süreyi uzatıyor hem de danışanın kendini dinlenmemiş hissetmesine yol açabiliyor.
Üçüncü sebep, hatırlatma alışkanlığı olmaması. Randevu konuşulup kapanıyor, müşteri unutuyor ve geldiği günde ortada yok. Ofisin kendi saati de boşa gidiyor. Randevu öncesi küçük bir hatırlatma bu kayıpların büyük kısmını önleyebiliyor.
Çözülmezse ne olur?
Kaçan her telefon, bir tanışma fırsatının kaybı olabilir. Özellikle ilk kez ulaşan kişi bir kere aradığında yanıt bulamazsa seçeneklerine devam ediyor. Bu kaybı kimse sayamıyor ama ofis yoğun olsa da boş randevu saatleri oluşabiliyor.
Gelmeyen randevular da maliyetli. Uzman saati boş geçiyor, günün planı bozuluyor. Öte yandan her randevuyu telefonla yürütmek, hem sekreterin hem uzmanın zamanını ayrı ayrı tüketiyor.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: online ön görüşme talep formu
İlk adımda takvim sistemi kurmadan, müşterinin talebini istediği saatte bırakabileceği bir form açılır. Randevuyu siz onaylarsınız.
- Talep formunu tasarlamakAd, iletişim bilgisi, görüşme konusu ve uygun olduğu zaman aralığı gibi kısa alanlardan oluşan bir form hazırlanır. Hukuki ya da mali ayrıntı istenmez; yalnız ön görüşme için gerekli minimum bilgi toplanır.
- Talebin ekibe düşmesiForm dolduğunda ilgili kişiye e-posta ve bildirim gider. Böylece mesai dışı talep de kaybolmaz; ertesi sabah ilk iş olarak dönülebilir.
- Sitede ve kartvizitte duyurmakForm adresi sitede, e-posta imzasında ve Google işletme bilgisinde yer alır. Avukat ve mali müşavir için bu duyuru reklam niteliği taşımayacak biçimde yalnız iletişim bilgisi olarak verilir.
Kapsamlı çözüm: randevu sistemi ve hatırlatma
Kapsamlı çözüm, formu bir takvimle birleştirir: müsait saatler görünür, müşteri seçer, sistem hatırlatır.
- Ortak takvimUzmanların müsait olduğu saatler tek takvimde toplanır. Çakışan randevu ve çifte rezervasyon engellenir; izin ve toplantı günleri takvimden kapatılır.
- Hizmet ve süre tanımlarıÖn görüşme, dosya toplantısı, belge teslimi gibi farklı randevu türleri için ayrı süreler tanımlanır. Müşteri uygun olanı seçer.
- Otomatik hatırlatmaRandevudan önce SMS veya e-posta ile hatırlatma gider; müşteri tek tıkla iptal ya da erteleme yapabilir. Böylece boşalan saat zamanında fark edilir.
- Talep kaydı ve raporlamaRandevular hangi hizmet için ve hangi kanaldan alındı diye kaydedilir. Bu kayıt, ofisin iş yükünü planlamak için kullanılır.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Kurumsal Web.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Mesai dışında gelen randevu isteklerinin kaçı cevapsız kalıyor?
- Takviminiz tek bir yerde mi, yoksa birden çok kişide mi tutuluyor?
- Randevuya gelmeyen müşteri oranınızı ayda kaç kez fark ediyorsunuz?
- İlk görüşmeye gelen kişinin ne istediğini önceden biliyor musunuz?
- Randevu öncesi hatırlatma yapıyor musunuz, yapıyorsanız kim yapıyor?
- Randevu verilerini ofisin dışına çıkaran bir kanal (kişisel telefon) var mı?
Sık sorulan sorular
Online randevu sistemi ofisler için nasıl çalışır?
Müşteri sitenizden uygun saati seçer ya da görüşme talebini bırakır. Sistem takvimde çakışmayı engeller, onay bilgisini iletir ve randevudan önce hatırlatma gönderir. Ekip ise tüm randevuları tek takvimde görür.
İlk görüşmeye gelmeyen müşteri sayısını nasıl azaltırım?
Randevudan önce SMS ya da e-posta ile hatırlatma göndermek ve müşterinin tek tıkla iptal ya da erteleme yapabilmesini sağlamak etkilidir. Böylece geç haber gelen boş saat doldurulabilir. Sonucu garanti edemeyiz ama iletişim belirgin biçimde düzenlenir.
Avukat ve mali müşavir için online randevu formu reklam sayılır mı?
Randevu formu, içerik reklam ve müşteri toplama niteliği taşımadığı ve yalnız iletişim kanalı olarak sunulduğu sürece bir yönetim aracıdır. Metinlerin uygunluğunu baronuzla veya odanızla teyit etmeniz gerekir. İş toplayan pop-up ve yönlendirmeler önerilmez.
Randevu sistemi kurmak ne kadar sürer?
Süre ve kapsam, randevu türlerine, uzman sayısına ve istenen hatırlatma özelliklerine göre değişir. Net bilgi 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede verilir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Hukuk, muhasebe, danışmanlık sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.