Eğitim & spor kulübü · 18 sorun, 18 çözüm sayfası

Eğitim ve Spor Sektöründe Dijital Sorunlar ve Çözümleri

Kurs, etüt merkezi, dil okulu, özel okul ve spor kulübü gibi kurumlarda dijital sorunlar çoğunlukla sınıfta ya da sahada değil, kayıt, ödeme ve veli iletişiminin dağınık tutulduğu yerlerde başlıyor: formdan elle aktarılan ön kayıtlar, defterde duran aidat, kağıttaki yoklama, yüzlerce velinin bulunduğu WhatsApp grupları.

Bu sayfada eğitim ve spor kurumlarından sık duyduğumuz 18 sorunu topladık. Her sorun için nedenini, hızlı başlayabileceğiniz ilk adımı ve kurum büyüdükçe kurulabilecek kapsamlı çözümü ayrı bir sayfada anlattık. Lisans, vize ve MEB işlemlerini kurumun kendisi yürütür; biz bunların takibini kolaylaştıran ve velinin güvenini artıran sistemleri kuruyoruz. Kendi durumunuza en yakın sorunu seçin, ne yapılması gerektiğini birlikte netleştirelim.

Bu sektörde genellikle ne kuruyoruz?

Öğrenci ve sporcu bazlı aidat takibi ile online ödemeTelefondan yoklama ve veliye bildirimSiteye bağlı ön kayıt, kontenjan ve sözleşme onayıVeli paneli ve duyuru kanalıGrup, seans, eğitmen ve salon planlamasıRol bazlı yetki, lisans ve belge takibiKurumsal site, yerel SEO ve Google, Meta kampanya yönetimi

Eğitim & spor kulübü sektöründe sık yaşanan 18 dijital sorun

Her kart, işletme sahiplerinden duyduğumuz gerçek bir cümleyle başlıyor ve o sorunun nedenini, hızlı başlangıç adımlarını ve kapsamlı çözümünü anlatan ayrıntılı bir sayfaya gidiyor.

Aidat/taksit tahsilatı “Ay sonu deftere bakıp tek tek veli arıyorum.” Aidat ve taksitler öğrenci bazlı tek kayıtta durunca ay sonu telefon turu biter, hatırlatmayı sistem yapar. Çözümü incele Yoklama kağıtta “Defter kayboluyor.” Yoklama telefondan alınıp veriye dönüşünce defter kaybolmaz, veli çocuğunun geldiğini anında öğrenir. Çözümü incele Veli iletişimi WhatsApp gruplarında boğuluyor “200 velili grupta duyuru kayboluyor.” Duyuru, yoklama, ödeme ve program tek veli panelinde toplanınca WhatsApp grupları kalabalık bir mesaj yığını olmaktan çıkar. Çözümü incele Kayıt dönemi yoğunluğu, ön kayıt karmaşası “Eylülde telefon susmuyor.” Ön kayıtlar siteden tek panele düşünce kayıt dönemi telefon trafiğine değil, kontenjana ve sıraya göre yönetilir. Çözümü incele Grup/seans/şube planlaması “Saatler değişince herkes karışıyor.” Grup, seans, eğitmen ve salon aynı panelde planlanınca saat değişikliği herkesi karıştırmadan veliye ulaşır. Çözümü incele Lisans, vize, sağlık raporu, veli izin belgesi takibi “Kimin vizesi bitti bilmiyoruz.” Lisans, vize, rapor ve izin belgesi tarihleri sporcu kartında durunca eksik belge maç gününden önce görünür. Çözümü incele Site yok/eski, veli güven arıyor “Veli önce siteye bakıyor, bizimki açılmıyor.” Kadro, program, izin bilgisi ve ön kayıt bağlantısı olan bir site, veli kurumu aramadan önce ikna eder. Çözümü incele Yerel aramada görünmeme “'Nilüfer yüzme kursu' aramasında yokuz.” Google İşletme Profili, branş sayfaları ve doğru kampanyalarla kurum, mahalle aramasında velinin karşısına çıkar. Çözümü incele Ücret şeffaflığı, veli şikayeti “Veli zammı duymadığını söyleyip şikayet sitesine yazdı.” Ücret ve sözleşme bilgisi kayıtta panelde onaylanıp değişiklikler yazılı bildirilince “duymadım” şikayeti kalmaz. Çözümü incele Dil okulu: seviye, kur geçişi, deneme dersi “Deneme dersine gelenleri takip edemiyoruz.” Deneme dersi, seviye sonucu ve kur geçişi tek kayıtta durunca aday kayda, öğrenci bir sonraki kura kaybolmadan taşınır. Çözümü incele Dershane/etüt: deneme sınavı sonuçları “Sonuçları PDF olarak gruba atıyoruz, KVKK'ya uygun mu?” Deneme sonuçları gruba PDF atılmak yerine, her velinin yalnızca kendi öğrencisinin sonucunu ve gelişimini gördüğü ekranda yayımlanır. Çözümü incele Özel okul: aday veli ve kayıt yenileme “Okul gezisine gelen veliyi sonra unutuyoruz.” Aday velinin görüşme, gezi ve takip adımları tek kayıtta durur; kayıt yenileme dönemi de kimin eksik olduğunu gösteren bir listeyle yürür. Çözümü incele Eğitmen yükü ve yetki “Her antrenör ödeme bilgisi dahil her şeyi görüyor.” Yönetici, muhasebe, antrenör ve veli yalnız kendi görmesi gerekeni görünce hem veri güvende kalır hem iş yükü dengelenir. Çözümü incele Çocuk fotoğrafı/video ve KVKK “Maç fotoğraflarını koyuyoruz, izin aldık mı emin değiliz.” Kayıtta alınan dijital veli izni panelde görününce hangi çocuğun fotoğrafının paylaşılabileceği tahmin değil kayıt olur. Çözümü incele Erken kayıt, iptal, iade takipsiz “İade ne durumda, kim bakıyor bilmiyoruz.” İptal talebi ve iade, panelde adım adım izlenip veliye yazılı bildirilince kimin elinde olduğu belli olur. Çözümü incele Kontenjana göre sınıf/grup açılışı “Yeterli kayıt olmadı, sınıf açılmadı; veliler kızdı.” Grup bazlı kontenjan ve minimum katılım görününce açılmayan grup velilere önceden ve alternatifle bildirilir. Çözümü incele Eğitmen değişikliği iletilemiyor “Antrenör ayrıldı, antrenmanlar durdu.” Grup-eğitmen eşleşmesi panelde durunca ayrılan eğitmenin yerine atama yapılır ve veliler aynı gün haberdar olur. Çözümü incele Sözleşme veliye ulaşmıyor “Sözleşme nüshası bize verilmedi.” Sözleşme kayıtta onaylanıp kopyası veliye gidince nüsha tartışması biter, kayıt panelde arşivlenir. Çözümü incele

Sık sorulan sorular

Kurs, okul veya spor kulübü için dijital dönüşüm nereden başlamalı?

En çok zaman kaybettiğiniz ya da velinin en çok sorduğu noktadan başlamak en verimli yol. Çoğu kurumda bu nokta aidat takibi, yoklama veya kayıt dönemi yoğunluğu oluyor. Tek bir noktada başlayıp sonra genişletmek, hem bütçeyi hem de eğitmenlerin alışma sürecini rahatlatıyor.

Excel ve WhatsApp ile çalışan bir kurum neden panel kurmalı?

Öğrenci ve grup sayısı azken Excel ve WhatsApp yeterli olur. Şube, grup ve veli sayısı arttıkça aynı bilgi birkaç yerde farklı yazılır, duyurular kaybolur, ödeme durumu net görünmez. Panel bu bilgiyi tek ekranda toplar ve herkes yalnızca kendi rolünün gerektirdiği kısmı görür.

Spor kulüpleri ve eğitim kurumları için özel yazılım geliştiriyor musunuz?

Evet. Ortakçı Spor Kulübü için sporcu yönetim paneli geliştirdik; grup ve seans yapısı, yoklama, aidat ve rol bazlı yetki sahada kullanılıyor. Lisans ve vize gibi resmî işlemleri Fietto yapmaz, yalnızca takibini kolaylaştırır. Kurum ve çocuk verisiyle ilgili hukuki metinleri kurumun hukukçusu hazırlar.