Duruşma ve Dosya Gelişmelerini Müvekkile Elle Aktarmak: Müvekkil Portalı
UYAP’ta bir gelişme olduğunda bunu müvekkile ulaştırmak bürodaki biri için ek bir işe dönüşür. Duruşma tarihi değişir, tebligat gelir, bir evrak sisteme düşer; avukat ya da sekreter telefonu açıp tek tek anlatır. Müvekkil portalı, avukatın büro içindeki kayda girdiği güncellemeleri müvekkilin kendi şifreli ekranında gösterir. Portal UYAP ile otomatik bağlantı kurmaz; güncellemeleri büro girer. Bu sayfa, bu düzenin nasıl kurulabileceğini anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Duruşma tarihi değişti, beş müvekkili tek tek aradık.”
Hukuk, muhasebe, danışmanlık sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Duruşma tarihi ya da saati değiştiğinde ilgili müvekkillere tek tek telefon ediliyor.
- Büro içi kayıt ile müvekkilin bildiği bilgi arasında zaman farkı oluşuyor.
- Müvekkil “duruşma ne zamandı” diye aynı soruyu birden çok kez soruyor.
- Tebligat ve evrak bilgisi WhatsApp’ta, e-postada ve sözlü olarak farklı biçimlerde iletiliyor.
- Ekipten kim aradıysa onun hafızasında kalan bilgi, ofis kaydına girmiyor.
- Dosya sayısı arttıkça bilgilendirme işi asıl hukuki çalışmanın önüne geçiyor.
Asıl sebep
UYAP, avukat için resmi kayıt ve işlem sistemi. Müvekkilin ise bu kayıtlara doğrudan erişimi olmuyor; bilgiye büro üzerinden ulaşıyor. Aradaki köprü çoğu büroda yok: UYAP’taki gelişmeyi görmek ayrı iş, bunu müvekkile iletmek ayrı iş, büronun kendi kaydına işlemek bir başka iş. Üç iş birbirine bağlı olmadığı için her biri ayrı ayrı yapılıyor.
İkinci sebep, müvekkil bilgilendirmesinin kişiye bağlı yürümesi. Hangi müvekkile ne zaman ve hangi kanaldan haber verildiği bir yerde yazılı değil. Bir müvekkil WhatsApp’tan haberdar edilirken bir diğeri sadece telefonla biliyor. Kayıt olmadığı için de aynı bilgi ikinci kez, bazen farklı biçimde verilebiliyor.
Üçüncü sebep, bilgilendirmenin bir hizmet kalemi olarak ele alınmaması. Müvekkile düzenli bilgi vermek hem mesleki bir özen hem de güven konusu; ama büro içinde bunun için ayrılmış bir akış yok. Yoğun duruşma haftalarında bu iş en kolay ertelenen şey oluyor.
Çözülmezse ne olur?
Zaman maliyeti açık: bir duruşma tarihi değişikliği, beş ayrı telefonla yarım saati alabiliyor. Dosya sayısı arttıkça bu tekrarlar günlük işin önemli bir parçası haline geliyor. Asıl hukuki çalışma için ayrılan zaman bölünüyor.
Bir de risk var: gelişmeden müvekkilin zamanında haberdar edilememesi, duruşmaya katılım ya da belge hazırlığı gibi konularda sorun çıkarabilir. Düzenli ve kayıtlı bilgilendirme, hem müvekkilin hem büronun yükünü hafifletir.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: müvekkil bazlı dosya ve duruşma takvimi
İlk adım, bilgilendirmeyi kayıt altına alan basit bir müvekkil bazlı takvim. UYAP’a bağlanma vaadi yoktur; bilgiyi büro girer.
- Dosya ve duruşma kaydını düzenlemekMevcut dosya listesi müvekkil bazlı bir yapıya aktarılır. Her dosya için duruşma tarihi, aşama ve bir sonraki adım alanları tanımlanır.
- Müvekkile özel takvim görünümüMüvekkil yalnız kendi dosyasının takvimini ve avukatın paylaşmak istediği notları görür. Dahili notlar görünmez.
- Güncelleme ve bildirim alışkanlığıAvukat ya da sekreter bir gelişmeyi girdiğinde müvekkile tek bir bildirim gider. Telefon ihtiyacı azalır.
Kapsamlı çözüm: şifreli müvekkil portalı ve bildirimler
Kapsamlı çözüm, müvekkilin dosyasıyla ilgili bilgi, belge ve mesajları şifreli bir portalda toplar. Avukatlık sırrı gözetilerek rol bazlı erişimle kurulur.
- Dosya durumu ve aşama ekranıHer dosya için avukatın belirlediği aşamalar görünür: dava açıldı, duruşma belirlendi, karar bekleniyor gibi. Müvekkil durumu bu ekrandan takip eder.
- Belge paylaşımıBüronun müvekkile iletmek istediği belgeler (vekaletname kopyası, tebligat özeti, bilgi notu) portalda saklanır. Müvekkil de belge yükleyebilir.
- BildirimlerDuruşma tarihi değiştiğinde, belge eklendiğinde ya da yeni not girildiğinde müvekkile SMS veya e-posta ile bildirim gider. Bildirim yalnız ilgili dosyayla sınırlıdır.
- Erişim ve güvenlikHer müvekkil yalnız kendi dosyasını görür; büro içinde de kimin hangi dosyaya eriştiği rollere göre sınırlanır. Aydınlatma ve rıza metinlerini hukukçunuz hazırlar. Portalın içeriği reklam veya müvekkil toplama amacı taşımaz.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Son duruşma değişikliğinde kaç müvekkile, kaç telefonla haber verdiniz?
- Müvekkile hangi bilgiyi hangi kanaldan ilettiğiniz bir yerde kayıtlı mı?
- UYAP’taki gelişmeyi büro kaydına işlemek kimin sorumluluğunda?
- Müvekkilin dosyasını görebileceği güvenli bir ekran var mı?
- Dahili notlarınızın müvekkile yanlışlıkla gitmesini nasıl engelliyorsunuz?
- Müvekkil verilerine büro içinde kimlerin eriştiğini söyleyebilir misiniz?
Sık sorulan sorular
Müvekkil portalı UYAP ile otomatik bağlanır mı?
Hayır; portal UYAP ile otomatik bağlantı kurmaz. Avukat ya da büro ekibi gelişmeyi portala girer, müvekkil de yalnız bu girilen bilgiyi görür. Böylece hangi bilginin müvekkille paylaşılacağı avukatın kontrolünde kalır.
Duruşma tarihini müvekkile hızlı iletmenin yolu nedir?
Gelişmeyi müvekkil bazlı kayda girip müvekkile otomatik bildirim göndermek en pratik yoldur. Telefon ihtiyacı azalır ve kimin ne zaman haberdar edildiği kayıtta durur. Bildirim yalnız ilgili dosyayla sınırlı olmalıdır.
Müvekkil portalı avukatlık sırrı ve reklam yasağı açısından sorun olur mu?
Portal şifreli ve yalnız ilgili müvekkilin erişimine açıktır; tanıtım veya müvekkil toplama amacı taşımaz. Rol bazlı yetkiyle büro içi erişim de sınırlanır. Nihai uygunluğu baronuzla teyit etmeniz önerilir.
Müvekkil portalı kurmak ne kadar sürer?
Süre dosya sayısına, istenen özelliklere ve entegrasyon ihtiyacına göre değişir. Net kapsam ve takvim 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede belirlenir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Hukuk, muhasebe, danışmanlık sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.