Antrenör veya Eğitmen Ayrılınca Dersler Aksamasın: Değişiklik Bildirimi ve Yedek Atama
Bir antrenör sezonun ortasında başka bir kulübe geçer ya da hastalanır ve gruplar aksar. Çocuklar sahaya gelir, kapıda kimse yoktur; veliler gruba mesaj yazar, kimse cevap vermez. Eğitmen değişikliği hemen her kurumda yaşanır, ancak bunun veliye ve gruba iletilmesi çoğu zaman tek bir kişinin telefon trafiğine kalır. Bu sayfada grup ve eğitmen eşleşmesinin nasıl takip edileceğini, değişiklikte velilerin otomatik bilgilendirilmesini ve yedek eğitmenin hızla atanmasını anlatıyoruz.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Antrenör ayrıldı, antrenmanlar durdu.”
“Yeni hocamızın kim olduğunu veliler hâlâ bilmiyor.”
Eğitim & spor kulübü sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Hangi grubun hangi eğitmene bağlı olduğu bilgisi antrenörün kendisinde ve yönetimin hafızasında duruyor.
- Eğitmen ayrıldığında grubunun programı, öğrenci listesi ve notları onunla birlikte gidiyor.
- Değişiklik velilere eski bir grup mesajıyla ya da kapıda sözlü olarak iletiliyor.
- Yedek eğitmen ihtiyacı ders günü sabahı fark ediliyor; kimin müsait olduğu aranarak bulunuyor.
- Yeni eğitmen grubu tanımadan derse başlıyor, öğrencinin seviyesi ve devamsızlık geçmişi ona ulaşmıyor.
- Veliler yeni eğitmenin kim olduğunu, ne zaman başlayacağını bilmediği için kuruma ulaşmaya çalışıyor.
Asıl sebep
Eğitmen değişikliği çoğu kurumda bir olay olarak karşılanır, bir süreç olarak değil. Bir kişi ayrıldığında ilk yapılan, o kişinin işini üstlenecek birini bulmaktır; veliye ne söyleneceği, öğrencilerin geçmişinin kime aktarılacağı ikinci planda kalır. Sebep özensizlik değil, yoğun bir günün içinde birçok işin aynı anda çözülmeye çalışılmasıdır.
İkinci sebep, bilgilerin kişide kalması. Grup listesi, yoklama geçmişi, öğrenci notları, velilerle konuşulanlar ayrılan eğitmenin telefonunda, defterinde ya da kafasında durur. Panel yoksa bu bilgiyi devralmak tek tek konuşmaktan geçer ve çoğunlukla eksik kalır.
Üçüncü sebep, yedek planın olmaması. Hangi eğitmen hangi branşta ve hangi saatte yedek olabilir sorusu yazılı değildir. Acil durumda yönetici aramaya başlar ve kısa sürede cevap bulamazsa ders iptal edilir.
Çözülmezse ne olur?
Dersin yapılmaması, ücreti ödemiş veli için doğrudan hizmet kaybıdır. Tekrar eden bir durum olduğunda kayıt yenileme kararı etkilenir, tavsiye zinciri zayıflar.
Çocuk açısından da kesinti kolay geçmez. Düzenli antrenmana alışmış bir grup, haftalarca boşlukta kaldığında hem motivasyon hem de gelişim sekteye uğrar.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: panelde grup-eğitmen eşleşmesi
İlk adımda her grubun eğitmeni ve öğrencileri panelde tanımlı hale gelir. Bilgi kişiden ayrılıp kuruma ait olur.
- Eşleşmenin kayıt altına alınmasıHer grup, sorumlu eğitmeni, yardımcısı ve öğrenci listesiyle panelde durur. Eğitmen değiştiğinde grubun geçmişi yerinde kalır.
- Değişikliğin tek yerden yapılmasıEğitmen ataması panelde güncellenir; yoklama, program ve öğrenci notları yeni eğitmene devredilmiş olur. Yeni eğitmen derse grubu tanıyarak başlar.
- Velilere duyuruGrup değişikliği panelden ilgili velilere duyurulur. Yeni eğitmenin adı, başlangıç tarihi ve gerekirse tanıtım bilgisi aynı mesajda gider.
Kapsamlı çözüm: otomatik duyuru ve yedek eğitmen atama ekranı
Kapsamlı çözümde değişiklik bir acil durum değil, kuralları olan bir iş akışıdır.
- Değişiklikte otomatik veli duyurusuEğitmen ataması değiştirildiği anda bağlı gruptaki velilere bildirim gider. Hangi velinin mesajı aldığı kayıtlı kalır, ulaşamayanlar listelenir.
- Yedek eğitmen havuzuBranş ve saat uyumuna göre müsait yedek eğitmenler panelde listelenir. Ders günü sabahı arayarak değil, listeden seçerek atama yapılır.
- Devir notu ve geçmişAyrılan eğitmen ya da yönetici, grubun seviyesini ve dikkat edilmesi gereken öğrencileri kısa bir devir notuna yazar. Yeni eğitmen notu açılışta görür.
- Yetki devriAyrılan eğitmenin erişimi kapanır, yeni eğitmenin yalnız kendi grubunu görmesi sağlanır. Ortakçı Spor paneli, antrenör ve yönetici için ayrı yetkilerle benzer bir ayrım üzerine kurulmuştur.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Bir eğitmen yarın ayrılsa grubunun bilgisi kimin elinde kalır?
- Yedek eğitmen olabilecek kişilerin listesi yazılı mı?
- Değişiklik haberi bütün velilere aynı gün ulaşıyor mu?
- Yeni eğitmen grubun seviyesini ve devamsızlık geçmişini nereden öğreniyor?
- Ayrılan eğitmenin erişimi ne kadar sürede kapanıyor?
Sık sorulan sorular
Antrenör ayrılınca grup nasıl yönetilmeli?
Grup ve öğrenci bilgisi kuruma ait bir panelde tutuluyorsa yeni eğitmen tek ekranda atanır ve grubun geçmişini devralır. Veliler de aynı gün bilgilendirilir.
Eğitmen değişikliğini velilere nasıl duyururuz?
Panelde atama değiştiğinde yalnız o gruptaki velilere yeni eğitmenin adı ve başlama tarihiyle bildirim gönderilir. Bildirimin kime ulaştığı kayıtta görünür.
Yedek eğitmen ataması nasıl yapılır?
Branş ve saat uyumuna göre müsait yedek eğitmenler panelde listelenir. Yönetici listeden seçer, atama yapılır ve gruba otomatik bildirim gider.
Bu sistem eğitmen bulmayı da sağlıyor mu?
Hayır. Fietto eğitmen temin etmez; mevcut kadronuz içinden atamayı hızlandıran ve veliye iletimi düzenleyen altyapıyı kurar.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Eğitim & spor kulübü sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.