Dil Okulunda Deneme Dersi, Seviye ve Kur Geçişi Takibi: Kur Takip Programı
Dil okulunda iş, telefon çaldığında ya da Instagram’dan mesaj düştüğünde başlar ama kayda dönüşüp dönüşmediği çoğu zaman belli olmaz. Dil okulu kur takip programı arayan yöneticilerin ortak derdi şudur: deneme dersine kimin geldiği, seviye sonucunun ne çıktığı ve adayla bir daha ne zaman konuşulacağı farklı kişilerin defterinde kalır. Bu sayfa, adaydan kura, kurdan bir sonraki kura uzanan yolu tek kayıtta toplamanın yollarını anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Deneme dersine gelenleri takip edemiyoruz.”
“Bu öğrenci hangi kurdaydı, seviyesi ne çıkmıştı, kimse tam hatırlamıyor.”
Eğitim & spor kulübü sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Deneme dersi randevuları danışmanın telefonunda ya da bir defterde duruyor; gelmeyen adayın peşine kimin düşeceği belli olmuyor.
- Seviye tespit sınavı sonucu öğretmenin kağıdında kalıyor, kayıt masası öğrencinin hangi kura yazılacağını yeniden soruyor.
- Bir kur bitip yenisi başlarken kimin devam ettiği, kimin ara verdiği, kimin seviye atladığı elle derleniyor.
- Aynı aday iki ayrı danışmanla görüşüyor ve ikisi de diğerinin ne söylediğini bilmiyor.
- Dönem başında kurlar dolarken bekleme listesindeki adaylar not defterinde kalıyor, yer açıldığında aranmıyor.
- Hangi kanaldan gelen adayın kayda dönüştüğü söylenemiyor; reklam bütçesi hangi kanala gitmeli sorusu sezgiyle yanıtlanıyor.
Asıl sebep
Dil okulunun kayıt yolu birkaç adımlı bir hunidir: ilk temas, seviye tespit sınavı, deneme dersi, karar, kesin kayıt. Çoğu okulda bu adımların her biri ayrı bir araçta yaşar. İlk temas WhatsApp’ta, seviye sonucu kağıtta, deneme dersi takvimde, kayıt ise muhasebe defterinde durur. Adayın hikâyesi bu araçlar arasında bölündüğü için kimse bütününü göremiyor.
İkinci sebep, kurun okulun asıl zaman birimi olması. Öğrenci bir kura yazılır, kur biter, seviye sınavı yapılır, bir sonraki kur açılır. Bu geçişi öğretmen ve kayıt masası farklı kayıtlardan yürütünce, öğrencinin geçmişi öğretmen değiştikçe kayboluyor. Yeni öğretmen öğrencinin önceki kurdaki durumunu çoğu zaman öğrenciye sorarak öğreniyor.
Üçüncü sebep, deneme dersinin bir satış görüşmesi gibi değil sıradan bir ders gibi yönetilmesi. Deneme dersine gelen adayın ardından bir sonraki arama için hatırlatma çıkmıyor; adayın ilgisi en sıcak olduğu gün geçince soğuyor ve takip, danışmanın hafızasına kalıyor.
Çözülmezse ne olur?
En sessiz kayıp, deneme dersine gelip kayda dönmeyen adaylardır. Bu kişiler okulu görmüş ve ilgilenmiştir; yalnızca bir kez aranmadıkları için başka bir okulun kapısını çalarlar. Her dönem başında bu kayıp biraz daha büyür çünkü kimin neden kayıt yaptırmadığı da kaydedilmez.
Öğrenci tarafında ise kur geçişlerinde yaşanan karışıklık güveni aşındırır. Yanlış seviyeye yazılan ya da bir sonraki kurda yerini bulamayan öğrenci derse devam etmek istemeyebilir. Dil okulunda aynı öğrenciyi yıllarca tutmak büyük ölçüde bu sürekliliğe bağlıdır.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: seviye randevulu ön kayıt ve deneme dersi listesi
İlk adım, adaydan başlayarak her kişiye tek bir kayıt açmaktır. Mevcut telefon ve WhatsApp düzeniniz çalışmaya devam eder, yalnızca bilginin yazıldığı yer birleşir.
- Siteye bağlı ön kayıt ve seviye randevusuAday sitedeki formdan dil, hedef ve uygun gün bilgisini bırakır, seviye tespit sınavı ya da deneme dersi için saat seçer. Başvuru doğrudan panele düşer, danışmanın defterine elle yazılması gerekmez.
- Deneme dersi listesi ve sonuç alanıHer gün için gelecek adaylar bir listede görünür; ders sonrası “geldi, gelmedi, kararsız, kayıt oldu” işaretlenir. Gelmeyenler ve kararsızlar ayrı bir görünümde toplanır, böylece aranacak kişi listesi kendiliğinden oluşur.
- Seviye sonucunun kayda yazılmasıSeviye tespit sınavını yapan öğretmen sonucu aynı kayda girer. Kayıt masası adayı hangi kura yazacağını ayrıca sormak zorunda kalmaz.
Kapsamlı çözüm: aday takibi, kur geçiş kaydı ve öğrenci geçmişi
Okul büyüyüp şube ve öğretmen sayısı arttıkça aday takibi ile öğrenci takibi aynı sistemin iki yarısı olur. Kapsamlı çözüm, adayın ilk teması ile öğrencinin son kuru arasında kopmayan bir kayıt kurar.
- Aday için CRM aşamalarıBaşvuru, randevu, seviye sınavı, deneme dersi, karar ve kesin kayıt aşamaları panelde görünür. Her aşamada kimin sorumlu olduğu ve bir sonraki iletişim tarihi kayıtlıdır; danışman değişse de adayın hikâyesi yerinde kalır.
- Kur ve seviye geçmişiÖğrenci kartında hangi kurlara katıldığı, seviye sonuçları ve devam durumu tarih sırasıyla durur. Kur bittiğinde geçiş işlemi tek ekrandan yapılır ve yeni kurun öğretmeni öğrencinin önceki durumunu görür.
- Kur dolulukları ve bekleme listesiHer kur grubunun kontenjanı ve bekleme listesi panelde izlenir. Yer açıldığında listedeki ilk adaya ulaşmak için hatırlatma çıkar.
- Kanal ve dönüşüm raporuAdayların hangi kanaldan geldiği ve hangi aşamada ayrıldığı raporlanır. Reklam, yerel arama ve tavsiye gibi kanalların kayda katkısı tahminle değil kayda bakılarak konuşulur. Kampanya mesajları yalnızca İYS onayı olan kişilere gider.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Dijital Süreklilik.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Geçen ay deneme dersine kaç kişi geldi, bunlardan kaçı kayıt oldu söyleyebiliyor musunuz?
- Deneme dersine gelip kayıt yaptırmayan adayı kim, ne zaman arıyor?
- Bir öğrencinin seviye sınavı sonucuna bugün kaç dakikada ulaşıyorsunuz?
- Kur bittiğinde yeni kura geçiş kaydını kim, hangi dosyada tutuyor?
- Bekleme listesindeki adaya yer açıldığında haber verilmesini nasıl sağlıyorsunuz?
- Hangi kanaldan gelen adayların daha çok kayda döndüğünü rakamla görebiliyor musunuz?
Sık sorulan sorular
Dil okulu için kur takip programı neleri içermeli?
Aday kaydı, seviye tespit sonucu, deneme dersi durumu, kur ve grup bilgisi, devam takibi ve kur geçiş geçmişi aynı öğrenci kartında durmalı. Okulun ayrıca bekleme listesi ve aday hatırlatmalarını yönetebilmesi gerekir. Panel okulunuzun kur yapısına göre kurulur.
Deneme dersine gelen adayı kayda nasıl çevirebilirim?
Deneme dersi sonucunu aynı gün kayda işlemek ve kararsız adaya kısa süre içinde dönmek en etkili yoldur. Panelde gelmeyenler ve kararsızlar ayrı görünür, böylece her gün aranacak kişi listesi hazır olur. Takip kişiye değil sisteme bağlanır.
Seviye tespit sınavı sonuçlarını dijital olarak tutmak mümkün mü?
Mümkün. Sınavı yapan öğretmen sonucu öğrenci ya da aday kartına girer, kayıt masası hangi kura yazılacağını bu kayıttan görür. Aday kayıt olmasa bile sonuç saklanır; ileride dönerse yeniden sınava gerek kalmayabilir.
Kur geçişlerinde öğrencilerimi kaybetmeden nasıl izleyebilirim?
Kur biterken sistem, devam eden öğrencilerin listesini yeni kur için hazır sunar; devam etmeyenler ayrı işaretlenir. Bu liste üzerinden hatırlatma yapılarak öğrenciyle bir sonraki kur için zamanında görüşülür. Kapsam, okulunuzun yapısına göre ücretsiz ön görüşmede konuşulur.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Eğitim & spor kulübü sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.