Aidat Takip Programı: Kurs ve Spor Kulübünde Taksit Tahsilatını Tek Ekrandan Yönetin

Bu sorunu tanıyor musunuz?

“Ay sonu deftere bakıp tek tek veli arıyorum.”

“Hatırlatmaya utanıyoruz.”

Eğitim & spor kulübü sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.

• Kim hangi ay ödedi sorusunun cevabı bir defterde, bir Excel dosyasında ve birinin hafızasında ayrı ayrı duruyor.
• Bir velinin yatırdığı havale, açıklaması eksik olduğu için hangi çocuğa ait olduğu günlerce anlaşılamıyor.
• Kardeş indirimi, erken ödeme ya da burs gibi istisnalar sadece onu veren kişinin aklında kalıyor.
• Hatırlatma mesajı atmak ya da veliyi aramak, ilişkiyi bozacakmış gibi hissettirdiği için ertelenip duruyor.
• Ay sonunda kasada ne kadar tahsilat olması gerektiğini söylemek için önce bir saat hesap yapmak gerekiyor.
• Bir yönetici izne çıktığında ya da değiştiğinde aidat bilgisi de onunla birlikte kayboluyor.

Asıl sebep

Aidat takibinin dağınık kalmasının ilk sebebi, ödemenin merkezi bir kaydının olmaması. Para bazen havaleyle, bazen elden, bazen kredi kartıyla geliyor; her kanalın izi ayrı bir yerde kalıyor. Defterde yazan ile bankada görünen eşleşmediğinde, hangisine güvenileceği o günün müsait kişisine bağlı oluyor.

İkinci sebep, taksit mantığının öğrenci bazında değil kurum bazında tutulması. Kurs ya da kulüp çoğunlukla “bu ay kaç kişi ödedi” diye bakar; oysa her çocuğun kendi ödeme planı, kendi kalan taksiti, bazen de kardeşiyle ortak bir indirimi vardır. Bu ayrıntı tek tek kayıt altına alınmadığında borç sorgulaması velinin sözüne kalır.

Üçüncü sebep ise iletişimin duygusal yükü. Eğitmenle yakın ilişki kurmuş bir veliye borcunu hatırlatmak zor gelir, bu yüzden hatırlatma ya hiç yapılmaz ya da ay sonunda toplu ve gergin biçimde yapılır. Bir hatırlatma takvimi sistem tarafından, herkese aynı dille işlediğinde bu yük kişiden alınır.

Çözülmezse ne olur?

Doğrudan bedel gecikmiş tahsilatın nakit akışına yaptığı baskı: eğitmen maaşı, kira ve salon giderleri her ay aynı günde gelirken aidatlar dağınık günlerde ve eksik tutarlarla geliyor. Bu belirsizlik, yeni grup açmak ya da ekipman almak gibi kararları da erteletiyor.

Dolaylı bedel ise yönetici zamanı ve veli güveni. Ay sonu telefon turu birkaç saati alıyor; üstelik bir veli ödediği halde tekrar aranırsa kurumun düzeni sorgulanmaya başlıyor. Kayıt tutarlı olduğunda hem tahsilat hem veli ilişkisi daha sakin ilerliyor.

Çözüm yolu

Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.

İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.

Fietto bu işi nasıl yürütür?

Kendinize sorun

Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.

• Şu an kaç öğrencinin hangi taksidi geciktirdiğini beş dakikada söyleyebilir misiniz?
• Havale ile gelen ödemelerin hangi çocuğa ait olduğunu kim ve nasıl eşleştiriyor?
• Kardeş indirimi ya da burs gibi istisnalar yazılı bir yerde mi duruyor?
• Hatırlatma mesajını son kez ne zaman, kim gönderdi?
• Veli “ödedim” dediğinde bunu doğrulamak kaç dakika sürüyor?
• Ay sonunda beklenen ve gerçekleşen tahsilat farkını hızlıca görebiliyor musunuz?

Benzer işimiz

Sık sorulan sorular