Toptan Siparişte Yanlış ve Eksik Ürün: Barkodlu Sevkiyat Kontrolü ve İade Takibi
Palet kapıdan çıktıktan iki gün sonra bayi arıyor: istenen kırmızıydı, mavi gelmiş; üstelik bir koli eksik. Toptan sipariş hatalarını çözmek için önce yanlışın hangi aşamada oluştuğunu görmek gerekiyor. Barkodlu sevkiyat kontrolü, kısmi sevkin ayrı izlenmesi ve iade talebinin kayıt altına alınması bu zinciri düzenler. Bu sayfada depoda ve ofiste ne değiştiğini, hangi sistemle bağlanacağını anlatıyoruz.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Bayi kırmızı istedi, mavi gitti.”
“Yarım sevkiyat faturada tam görünüyor.”
İhracat & toptan sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Renk, ölçü ya da model benzerliği yüzünden yanlış ürün toplanıyor, hata bayinin elinde fark ediliyor.
- Stokta olmayan kalem için kısmi sevk yapılıyor ama fatura ve irsaliye tam sipariş gibi çıkıyor.
- İade talebi telefon ya da WhatsApp’la geliyor, hangi faturaya ve hangi ürüne ait olduğu sonradan çözülüyor.
- Depo çıkış listesi ile bayinin siparişi arasında kontrol yapılmadan palet yükleniyor.
- Aynı siparişin kalan kısmı ne zaman gideceği konusunda bayiye net bilgi verilemiyor.
- İade edilen ürün stoka doğru kalemle geri girmiyor, sayımda fark çıkıyor.
Asıl sebep
Toptan satışta sipariş satırı sayısı fazladır ve birbirine benzeyen kalemler çoktur. Aynı ürünün renk, ölçü ve ambalaj varyantları depoda yan yana durur; toplama listesi kağıtta ya da ekranda yalnızca kod gösterirse göz yanılır. Çıkıştan önce okutarak doğrulayan bir adım yoksa yanlış ürün fark edilmeden yüklenir.
Kısmi sevkin sistemde ayrı bir durum olarak tutulmaması ikinci sorundur. Sipariş tam açıldığı için, stokta olmayan kalem sevke girmediğinde irsaliye ve fatura ya tam kesilir ya da elle düzeltilir. Bu elle düzeltme, bayinin cari hesabında tutarsızlığa dönüşür.
İade ve değişim ise çoğu firmada sipariş sisteminden bağımsız yürür. Bayi iade istediğinde ürün, fatura ve sebep bilgisi mesajla paylaşılır; ekip bunu elle bulup işler. Aynı fatura kalemi için hangi iade talebinin açık olduğu bilinmediği için karmaşa büyür.
Çözülmezse ne olur?
Her yanlış sevkiyat bir ikinci sevkiyat, bir iade ve bir düzeltme faturası anlamına gelir. Nakliye masrafı iki kez çıkar, depo ekibi tekrar hazırlık yapar, muhasebe düzeltme kaydı girer. Bayi tarafında ise satış kaçırılmış olur; rafa ürün gelmediği için müşteri bekletilmiştir.
Güven tarafı da önemlidir. Sık sık hata yapan tedarikçi, bayinin gözünde riskli sayılır ve sipariş vermeden önce teyit isteme alışkanlığı oluşur. Bu da ek telefon trafiğine dönüşür.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: barkodlu sevkiyat kontrolü
İlk hedef depodan çıkmadan önce hatayı yakalamak. Barkod okutarak yapılan kontrol, büyük bir sisteme geçmeden sorunun büyük kısmını azaltır.
- Ürün barkod yapısını netleştirmekRenk, ölçü ve ambalaj varyantlarının her biri ayrı barkod ya da kodla tanımlanır. Barkodsuz ürünler için etiketleme düzeni kurulur.
- Çıkışta okutma ve eşleştirmeDepo çalışanı palet hazırlarken ürünleri okutur; sistem sipariş satırıyla karşılaştırır. Eşleşmeyen ürün okutulduğunda uyarı çıkar ve yükleme durur.
- Kısmi sevki kaydetmekStokta olmayan kalem sevk edilen ve bekleyen olarak ayrılır. İrsaliye gerçekten giden miktarla çıkar, kalan miktar açık sipariş olarak görünür.
Kapsamlı çözüm: B2B portalda sipariş, kısmi sevk, iade ve durum takibi
Depodaki kontrol, ofis ve bayiyle aynı kayıtta buluştuğunda sorun yaşandığında kimin neyi gördüğü net olur. Portal bu ortak kaydı bayiye de açar.
- Portalda sipariş ve durum ekranıBayi siparişini kendisi girer, hazırlanıyor, kısmen sevk edildi, tamamlandı gibi durumları izler. Kalan kalemin ne zaman gideceğini aramadan görür.
- Kısmi sevk ve fatura uyumuSevk edilen miktar kadar irsaliye ve fatura düzenlenir. Bekleyen kalem açık sipariş olarak sonraki sevkiyata bağlanır.
- İade talebi akışıBayi portaldan fatura kalemini seçip iade sebebini ve fotoğrafı ekler. Talep onaylanır, ürün geri alındığında stoğa doğru kalemle girer.
- ERP ve e-irsaliye entegrasyonuSevkiyat, iade ve fatura bilgisi ERP’ye ve e-irsaliye sürecine aktarılır. Elle düzeltme kayıtları azalır.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Palet yüklenmeden önce ürünler siparişle karşılaştırılıyor mu?
- Kısmi sevk yapılan siparişlerin faturası bugün nasıl düzeltiliyor?
- Bayi iade talebini hangi kanaldan iletiyor ve kim kayda alıyor?
- İade edilen ürün stoğa doğru kalemle geri giriyor mu?
- Bayi açık siparişinin kalan kısmını nereden öğreniyor?
- Yanlış sevkiyatların en sık hangi ürün gruplarında olduğunu biliyor musunuz?
Sık sorulan sorular
Toptan siparişte yanlış ürün gitmesini nasıl önlerim?
Çıkış öncesi barkod okutarak ürünü sipariş satırıyla karşılaştırmak en etkili adımdır. Eşleşmeyen ürün okutulduğunda sistem uyarı verir ve yükleme durur. Böylece hata bayinin elinde değil, depoda yakalanır.
Kısmi sevkiyat faturaya nasıl yansır?
Sevk edilen miktar kadar irsaliye ve fatura düzenlenir; bekleyen kalem açık sipariş olarak kalır. Fatura ile gerçekte giden ürün birbirini tutar ve bayinin cari hesabında düzeltme gerekmez.
Bayi iade talebini nasıl açar?
B2B portalda fatura kalemini seçer, sebebini yazar ve gerekiyorsa fotoğraf ekler. Talep size iletilir, onay ve ürün teslim durumu kayıt altında izlenir.
Bu sistem mevcut ERP’mizle çalışır mı?
Mevcut ERP’nizin yerine geçmez; sipariş, sevkiyat ve iade bilgisi ERP ve e-irsaliye sürecine bağlanır. Entegrasyon yöntemi sisteminizin imkanlarına göre görüşmede belirlenir. Kapsam ve takvim 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede netleşir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı İhracat & toptan sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.