Bayi Sipariş Portalı: WhatsApp’tan Gelen Siparişleri ERP’ye Elle Girmeyin
Sabah ofis açılmadan telefon çalmaya, WhatsApp grubu mesajla dolmaya başlar: kimi bayi koli sayısını yazar, kimi eski siparişin fotoğrafını atar. Bir bayi sipariş portalı bu akışı tek ekrana alır; bayi kendi fiyatını ve kendi iskontosunu görür, siparişi kendisi girer, sizin ekibiniz de Logo ya da kullandığınız ERP’ye elle veri girmek yerine onaylamaya zaman ayırır. Aşağıda bu düzenin neden oluştuğunu ve nasıl toplandığını anlattık.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Bayi WhatsApp'tan atıyor, Logo'ya elle giriyoruz.”
“Herkese farklı iskonto.”
İhracat & toptan sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Siparişler telefon, WhatsApp, e-posta ve fuar notu gibi dört farklı kanaldan geliyor, hangisinin işlendiği belli olmuyor.
- Her bayinin iskontosu ve vadesi ayrı; doğru fiyat bir kişinin hafızasında ya da dağınık bir Excel’de duruyor.
- Siparişi alan kişi mesajı okuyup cari kartı bulup ERP’ye yeniden yazıyor; aynı ürün kodu iki kez girilebiliyor.
- Bayi, siparişinin hazırlanıp hazırlanmadığını sormak için tekrar arıyor.
- Risk limiti dolu bir bayinin siparişi, sevkiyat planlanmaya başladıktan sonra fark ediliyor.
- Dış ticaret ekibi bayi ve distribütör siparişlerini ayrı listelerde tutuyor, toplam talep tek yerde görünmüyor.
Asıl sebep
Telefon ve WhatsApp siparişi, bayiler için en kolay yol olduğundan oturur. Mesaj atmak için hesap açmak, şifre hatırlamak gerekmez. Sorun, bu kolaylığın bedelinin firmanın içine yüklenmesi: mesajı okuyan kişi ürünü katalogdan arar, bayinin iskontosunu aklından ya da listeden bulur, cariyi seçer ve ERP’ye yeniden yazar. Her adımda küçük bir yanlış anlama payı vardır.
İskonto ve risk limiti yapısı da bu düzeni zorlaştırır. Toptan ve ihracat ağında bayiye göre farklı fiyat listesi, farklı vade ve farklı kampanya geçerlidir. Bu kurallar sistemin içinde tanımlı değilse, her siparişte biri kuralı hatırlamak zorundadır. O kişi izinliyse ya da yoğunsa kural atlanır, fatura ile bayinin beklentisi uyuşmaz.
Üçüncü sebep, ERP’nin sipariş toplama için tasarlanmış bir ön yüze sahip olmaması. Logo gibi muhasebe ve stok sistemleri kayıt tutmakta güçlüdür ama bayinin kendi başına girip ürün seçeceği bir ekran sunmak çoğu zaman kapsamları dışındadır. Aradaki boşluğu bugün WhatsApp ve ekibin emeği dolduruyor.
Çözülmezse ne olur?
En somut bedel emek: gün içinde siparişleri okuyup girmeye giden saatler, sipariş yoğun günlerde mesai dışına taşıyor. Bunun yanında yanlış girilen kod, unutulan satır ya da uygulanmayan iskonto, sevkiyat sonrasında tartışma ve ikinci fatura işlemleri olarak geri dönüyor.
Görünmeyen bedel ise bayi deneyimi. Siparişinin durumunu bilemeyen bayi arıyor, cevap geç gelirse rakibine yöneliyor. Toplu sipariş dönemlerinde mesaj yığılması, ekibin hangi bayiye öncelik vereceğini tesadüfe bırakıyor.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: bayiye özel fiyatlı sipariş ekranı
Amaç bayiyi bir anda yeni bir sisteme zorlamak olmuyor. Önce siparişin yazıldığı yer değişiyor, WhatsApp’ta kalan bayi için ekibiniz aynı ekrandan giriş yapabiliyor.
- Bayi, ürün ve fiyat yapısını çıkarmakBayi listesi, ürün kodları, iskonto ve vade kuralları mevcut Excel ve ERP’den toplanıp tek yapıya oturtulur. Bu adımda çoğu zaman aynı ürünün farklı kodlarla anıldığı yerler ortaya çıkar.
- Giriş korumalı sipariş ekranı kurmakHer bayi kendi hesabıyla girer ve yalnızca kendi fiyatını görür. Bayi fiyatları herkese açık sitede yer almaz; ekran şifreyle korunur.
- Siparişi ekibe bildirimle düşürmekSipariş gelince sorumlu kişiye bildirim gider, tek ekranda onaylanır. WhatsApp’tan yazan bayinin siparişini ekibiniz aynı ekrana girer, böylece tüm sipariş tek kayıtta toplanır.
Kapsamlı çözüm: cari, risk limiti ve ERP bağlantılı B2B portal
Bayi sayısı arttıkça portal, sipariş ekranından çıkıp ticari kuralların işlediği bir katmana dönüşür. Mevcut ERP’niz kalır, portal onun önüne oturur.
- Cari ve risk limiti kontrolüPortal, ERP’deki cari bakiyeye bakarak sipariş anında limit durumunu gösterir. Limiti aşan sipariş onaya düşer; ekip sevkiyat planlamadan önce haberdar olur.
- Kampanya ve iskonto kurallarıBayi bazlı iskonto, miktar kademesi ve dönemsel kampanya sistem içinde tanımlanır. Fiyat hesaplaması her siparişte aynı kurala göre yapılır, kişiye bağlı kalmaz.
- Sipariş geçmişi ve tekrar siparişBayi önceki siparişlerini görür, tek tıkla tekrarlar, durumunu sorgular. Hazırlandı, sevk edildi gibi aşamalar aramaya gerek bırakmadan izlenir.
- ERP ve e-fatura entegrasyonuOnaylanan sipariş ERP’ye otomatik aktarılır, e-irsaliye ve e-fatura süreciyle bağlanır. Elle yeniden girişin ortadan kalkması en çok burada hissedilir.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Kurumsal Web.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Bir bayi siparişi kaç adımda ERP’ye giriliyor ve kim giriyor?
- Bayilerinizin iskonto ve vade kuralları bugün sistemde mi, bir kişinin hafızasında mı?
- Risk limiti dolu bir bayinin siparişini ne zaman fark ediyorsunuz?
- Bayi siparişinin durumunu sormak için sizi kaç kez arıyor?
- Bayi fiyatlarının yalnızca ilgili bayiye görünmesini nasıl sağlıyorsunuz?
- Sipariş yoğun günlerde mesajlar arasında kaybolan sipariş oluyor mu?
Sık sorulan sorular
Bayi sipariş portalı nedir?
Bayinin giriş yapıp kendi fiyatı ve iskontosuyla ürün seçtiği, siparişini ve durumunu izlediği şifre korumalı bir ekrandır. Sipariş ekibinize düşer ve ERP’ye aktarılır; telefon ve mesajla veri girişi azalır.
Bayim WhatsApp’tan yazmaya devam ederse ne olur?
Başta ekibiniz aynı portala o siparişi girer, bayi alışkanlığını değiştirmek zorunda kalmaz. Zamanla bayi kendi fiyatını ve sipariş geçmişini görmeyi sevdiği için doğrudan portalı kullanmaya başlar.
Logo veya mevcut ERP’mizle çalışır mı?
Portal mevcut ERP’nizin önüne kurulur, onun yerine geçmez. Hangi ERP’yle ve hangi yöntemle bağlanacağı sistemin imkanlarına göre görüşmede netleşir.
Bayi portalı kurulumu ne kadar sürer?
Bayi sayısı, kural karmaşıklığı ve entegrasyon kapsamına göre değişir. Net kapsam ve takvim, 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede belirlenir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı İhracat & toptan sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.