İhracat Evrak Takip Programı: Hangi Sevkiyatta Hangi Belge Eksik?
Konteyner yola çıktı, alıcı ise menşe şahadetnamesinin hâlâ gelmediğini yazıyor. İhracat evrak takibi çoğu firmada bir kişinin hafızası ve klasörlerdeki PDF’lerle yürüyor. Bu sayfa, her sevkiyat için hangi belgelerin gerektiğini, hangisinin hazır olduğunu ve neyin eksik kaldığını sipariş ve üretimle birlikte gösteren bir ihracat evrak takip programının nasıl kurulduğunu anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Konşimento, menşe, analiz sertifikası; hangi sevkiyatta eksik bilmiyoruz.”
“Alıcı evrak bekliyor, biz hâlâ arıyoruz.”
İhracat & toptan sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Konşimento (B/L), menşe şahadetnamesi, A.TR, EUR.1 ve analiz sertifikaları farklı kişilerin klasörlerinde duruyor.
- Bir sevkiyatın hangi evraklarının tamamlandığı yalnızca o dosyayla ilgilenen kişi tarafından biliniyor.
- Akreditifli (L/C) işlerde belge uyuşmazlığı ödeme aşamasında fark ediliyor.
- Alıcı evrak soruyor, ekip önce evrakı sonra durumu araştırıyor.
- Sevkiyat sonrası arşivde bir belgeyi bulmak için e-posta kutuları taranıyor.
- Aynı müşterinin her sevkiyatında hangi belgeyi istediği her seferinde yeniden hatırlanıyor.
Asıl sebep
İhracat evrakı çok kişiyi ilgilendirir. Fatura ve çeki listesini muhasebe ya da dış ticaret, analiz sertifikasını kalite laboratuvarı, menşe şahadetnamesini oda ya da nakliye firması, konşimentoyu taşıyıcı verir. Her belge farklı bir elden geçtiği için, sevkiyatın tamamı için eksik belgeleri gösteren ortak bir görünüm kendiliğinden oluşmaz.
Belge ihtiyacı alıcıya, ülkeye ve ödeme yöntemine göre değişir. Bir alıcı EUR.1 ister, diğeri analiz sertifikasının kendi formatını bekler, akreditifte ise bankanın şartı belirleyicidir. Bu kurallar herkesin kafasındaysa, tecrübeli çalışan izinde olduğunda bir belge atlanır.
Üçüncü sebep sipariş, üretim ve sevkiyat verisinin evrak ile bağlı olmaması. Sipariş ERP’de, üretim Excel’de, evrak klasörlerde durur. Hangi parti hangi analiz sertifikasına ait ve hangi sevkiyatla gitti sorusunun cevabı elle eşleştirmeyle bulunur.
Çözülmezse ne olur?
Eksik evrağın bedeli çoğu zaman sevkiyat yoldayken ortaya çıkar. Gümrükte ya da alıcının limanında eksik belgenin tamamlanması beklenir, bu süre bekleme ve ek maliyet doğurabilir; akreditifte ise belge uyuşmazlığı tahsilatı geciktirebilir.
Daha sessiz bedel, alıcının gözündeki güvenilirliktir. Evrağı geç gelen ya da tutarsız belge gönderen tedarikçi, ilişkinin kalitesi hakkında yanlış bir izlenim bırakır. Ekip içinde de her sevkiyat yeniden bir arama telaşına dönüşür.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: sevkiyat bazlı evrak kontrol listesi
İlk adımda büyük bir sistem gerekmiyor. Her sevkiyat için hangi belgenin gerektiği ve durumunun ne olduğu tek ekranda görünürse en sık yaşanan eksikler kapanır.
- Belge türlerini ve kurallarını çıkarmakHangi ülke ve alıcı için hangi belgelerin gerektiği, kim tarafından hazırlandığı ve ne zamana kadar hazır olması gerektiği listelenir. Kural bilgisi kişilerin hafızasından çıkarılıp yazıya geçer.
- Sevkiyat kartı açmakHer sevkiyat için bir kart oluşturulur; belge türleri, sorumlu kişi ve durum alanları (hazır, bekliyor, eksik) yer alır. Belge dosyası karta yüklenir.
- Eksik belge uyarısı vermekÇıkış tarihine yakın hâlâ eksik olan belge sorumlusuna ve yöneticiye bildirilir. Ekip eksiği alıcı sorarken değil, öncesinde görür.
Kapsamlı çözüm: sipariş-üretim-sevkiyat-evrak takibi ve sevkiyat durumu portalı
Evrak, siparişin bir parçası olarak izlendiğinde eksik kalma ihtimali düşer. Kapsamlı çözüm, tüm süreci tek kayıtta toplar ve alıcıya durumu gösterir.
- Siparişten sevkiyata tek kayıtSipariş onaylandığında üretim, hazırlık ve sevkiyat aşamaları aynı kayıtta ilerler. Evrak listesi siparişin ülkesine ve alıcısına göre otomatik açılır.
- Parti ve belge eşleşmesiAnaliz sertifikası ve diğer kalite belgeleri ilgili partiye ve sevkiyata bağlanır. Hangi partinin hangi belgeyle gittiği sorgulanabilir kalır.
- Müşteriye sevkiyat durumu portalıAlıcı giriş yapar, sevkiyatının durumunu ve hazır belgeleri görür. Telefon ve e-postayla durum sorma ihtiyacı azalır.
- ERP ve arşiv bağlantısıFatura ve çeki listesi gibi veriler ERP’den alınır. Tamamlanan sevkiyat belgeleri arama yapılabilir arşive kaydedilir.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Şu an yoldaki sevkiyatlarınızdan hangisinde belge eksik, tek bakışta görebiliyor musunuz?
- Hangi alıcıya hangi belgenin gittiği bilgisi kimde duruyor?
- Akreditifli işlerde belge uyuşmazlığını ne zaman fark ediyorsunuz?
- Bir parti için analiz sertifikasını kaç dakikada bulabiliyorsunuz?
- Evrak sorumlusu izne çıktığında süreç aksıyor mu?
- Alıcıya sevkiyat durumunu bildirmek için ekibiniz kaç arama yapıyor?
Sık sorulan sorular
İhracat evrak takibi nasıl yapılır?
Her sevkiyat için gerekli belge türleri, sorumlu kişi ve durum bilgisinin tek bir kartta tutulması en yaygın yöntemdir. Eksik belge için çıkış tarihine yaklaşırken uyarı verilir. Tarama yapılabilir bir arşiv de sonradan belge bulmayı kolaylaştırır.
Konşimento, menşe şahadetnamesi ve analiz sertifikasını tek yerde tutabilir miyim?
Evet. Sevkiyat kartına yüklenen belgeler ilgili sipariş ve partiyle ilişkilendirilir. Hangi sevkiyatla hangi belgenin gittiğini sonradan da görebilirsiniz.
Gümrük işlemleri ve mevzuat uygunluğu da sistemin işi mi?
Hayır. Sistem belgelerin izlenmesini ve eksiklerin görünmesini sağlar. Belgelerin hukuki geçerliliği, gümrük işlemleri ve hedef pazarın mevzuata uygunluğu sizin ve ilgili uzmanların sorumluluğunda kalır.
Evrak takip sistemi kurulumu ne kadar sürer?
Belge çeşidi, sevkiyat hacmi ve ERP bağlantısı gibi kapsama göre değişir. Net kapsam ve takvim 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede belirlenir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı İhracat & toptan sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.