İhracat Teklif ve Proforma Programı: Navlun, Kur ve Incoterm’i Tek Ekranda Hesaplayın

Bu sorunu tanıyor musunuz?

“Navlun, kur, ambalaj; her teklifi baştan hesaplıyoruz.”

“Geçerlilik süresini takip edemiyoruz.”

İhracat & toptan sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.

• Her ihracat teklifi, geçmiş bir Excel dosyasının kopyalanıp elle değiştirilmesiyle hazırlanıyor.
• Aynı müşteriye farklı kişiler, farklı Incoterm ve farklı döviz kuruyla teklif gönderebiliyor.
• Teklifin geçerlilik tarihi geçtiği halde alıcı eski fiyatla sipariş vermeye çalışıyor ve ekip kur farkını tartışmak zorunda kalıyor.
• Navlun fiyatı forwarder’dan her seferinde ayrıca soruluyor; teklif navluna bağlı olarak günlerce bekliyor.
• Proforma fatura ile teklif ayrı belgeler olarak hazırlandığı için rakamlar arasında tutarsızlık çıkabiliyor.
• Onaylanan teklif siparişe dönüşürken fiyat, ürün ve ödeme koşulları yeniden elle girildiği için hata riski doğuyor.

Asıl sebep

İhracat teklifi iç pazar teklifinden çok daha fazla değişkene bağlı. Ürün fiyatının yanında teslim şekli (EXW, FOB, CIF, DAP gibi Incoterms koşulları), ambalajlama biçimi, palet ve konteyner doluluğu, navlun, sigorta, ödeme yöntemi ve para birimi toplam rakamı belirliyor. Bu değişkenlerin her biri teklif başına farklı olduğu için çoğu firma standart bir şablon yerine her seferinde yeniden hesaplama yoluna gidiyor ve Excel bu işin doğal aracı haline geliyor.

İkinci sebep, kur ve navlunun hızlı değişmesi. Teklif hazırlandığı gün doğru olan rakam birkaç gün sonra geçersiz hale gelebiliyor. Geçerlilik süresi teklifin içine yazılsa bile bunu takip eden bir mekanizma olmadığı için, süresi geçmiş teklifler hâlâ geçerliymiş gibi dolaşıyor. Teklifi kimin, hangi kurla, hangi tarihte verdiğini görmek ancak dosya dosya arayarak mümkün oluyor.

Üçüncü sebep, teklif, proforma ve siparişin birbirinden kopuk belgeler olarak yönetilmesi. Teklif Excel’de, proforma fatura muhasebe programında, sipariş ise ERP’de oluşturulduğunda aynı bilgi üç kez girilmiş oluyor. Her girişte bir yazım hatası ihtimali doğuyor ve ihracat dosyası ilerledikçe düzeltmesi pahalılaşıyor.

Çözülmezse ne olur?

Yavaş teklif, ihracatta doğrudan iş kaybı demek: alıcı aynı talebi birden çok tedarikçiye gönderdiğinde ilk tutarlı yanıtı veren firma konuşmanın çerçevesini belirliyor. Navlun beklerken geçen günler, rakibin teklifinin alıcının masasına önce ulaşmasına yol açabiliyor.

Kur riski ise sessiz bir maliyet. Geçerliliği takip edilmeyen teklif, kur beklenmedik yönde hareket ettiğinde firmanın marjından yer alıyor. Eksik hesaplanan ambalaj ya da yanlış girilen Incoterm kalemi de sevkiyat sırasında firmanın üstlenmediği bir maliyeti üstlenmesine neden olabiliyor.

Çözüm yolu

Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.

İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.

Fietto bu işi nasıl yürütür?

Kendinize sorun

Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.

• Bir ihracat teklifini baştan sona hazırlamak ekibinizin kaç saatini alıyor?
• Geçerlilik tarihi geçmiş bir teklifin hâlâ açık olup olmadığını nereden görüyorsunuz?
• Aynı müşteriye iki farklı kişinin iki farklı kurla teklif verebildiği oluyor mu?
• Navlun fiyatını teklif hazırlarken kimden, ne kadar sürede alıyorsunuz?
• Teklif, proforma ve siparişteki rakamlar aynı kaynaktan mı geliyor, yoksa üç kez mi giriliyor?
• Teklifi verdiğiniz kur ile fatura kesilen kur arasındaki farkı kayıtlardan takip edebiliyor musunuz?

Sık sorulan sorular