ERP Var Ama Excel Kullanılıyor: ERP’yi Değiştirmeden Tamamlayan Özel Modüller
ERP için yıllar önce lisans alındı, kurulum yapıldı, ama atölyede ve satışta işler hâlâ Excel’de yürüyor. Bu durum, ERP’nin kötü olduğu anlamına gelmiyor; üretimin kendine özgü akışına paket yapı oturmamış demek. ERP’yi değiştirmeden eksik kalan süreçleri özel modüllerle tamamlamak, bu sayfanın konusu.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Logo'yu sadece muhasebe kullanıyor.”
“ERP’ye girmek yarım saat sürüyor, biz de Excel’e yazıyoruz.”
Üretim & sanayi sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- ERP’de veri girişi çoğunlukla muhasebe ve ofis tarafında yapılıyor, atölye ve sevkiyat Excel’de çalışıyor.
- Aynı bilgi önce Excel’e, sonra ERP’ye ikinci kez giriliyor.
- Kalite kaydı, sevkiyat planı ya da özel iş emri formu ERP’de karşılığı olmadığı için tablolarda tutuluyor.
- ERP raporları ile yönetimin baktığı Excel tabloları birbirini tutmuyor.
- Yeni gelen personel ERP yerine kendisine öğretilen Excel dosyasını kullanmayı öğreniyor.
- ERP’den özel bir rapor istemek, danışman beklemek anlamına geliyor.
Asıl sebep
Paket ERP’ler genel bir üretimci için tasarlanır: stok, cari, fatura, temel sipariş. Sizin işiniz ise belirli bir akışa sahip; belki fason takibi, belki özel bir kalite formu, belki sevkiyat öncesi kontrol listesi. ERP’nin bu akışa yer vermemesi, çalışanı kendiliğinden daha esnek olan Excel’e iter. Burada suç ERP’de de çalışanda da değil, uyum eksikliğinde.
İkinci sebep, ERP’yi kullanmanın maliyetinin sahada yüksek olması. Atölyedeki kişi için masaüstü ekran, uzun menüler ve zorunlu alanlar vakit kaybıdır. Excel’e iki dakikada yazılabilen bilgi ERP’de yarım saat alıyorsa, kısa yol seçilir. Zamanla ERP, üretim değil muhasebe aracı haline gelir.
Üçüncü sebep, ERP üzerinde değişiklik yaptırmanın kolay olmaması. Özelleştirme için danışman, bekleme ve ek maliyet gerekir; bu nedenle ufak ihtiyaçlar “şimdilik Excel” diye ertelenir. Birkaç yıl sonra Excel dosyaları, sistemin gerçek ana kaydına dönüşür.
Burada ERP satıcısını ya da ekibi suçlamak yanlış olur. Paket yazılım geniş bir kitleye hitap etmek için genel tutulur; sizin işinizi sizin kadar bilen kimse yoktur. Çözüm, ERP’den vazgeçmek yerine ERP’nin bırakamadığı boşlukları tanımlamak ve oraya uygun bir parça eklemektir.
Çözülmezse ne olur?
Çift giriş, sürekli iş yükünü artırır ve hataya açıktır. İki kaynağın birbirini tutmaması, “hangi rakam doğru” tartışmalarını getirir. Yönetim karar vermek istediğinde ERP verisine güvenemez, Excel’i tekrar kontrol eder.
Daha büyük bedel sürdürülebilirlik. Excel dosyasını tutan kişi ayrılırsa, o dosyadaki mantık da gider. ERP’ye yapılan yatırım ise tam değerini göstermeden eskimeye devam eder.
Excel’in kendi çekiciliği de unutulmamalı: hızlı, esnek ve herkesin bildiği bir araç. Yeni bir modül kurulduğunda bu rahatlığı korumak gerekir; aksi halde ekip yine Excel’e döner. Bu yüzden saha ekranları sade ve hızlı tasarlanır. Üstelik Excel’deki birikim çöpe gitmez, modüle aktarılarak yeni sistemin ilk verisi olur.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: ERP’nin yanında tek ihtiyaca odaklı ek modül
ERP’yi bir kenara bırakmaya gerek yok. En çok Excel’e kaçılan tek akış seçilir ve onun için küçük bir modül kurulur.
- Kaçış noktasını belirlemekEkibin en çok Excel kullandığı süreç saptanır: sevkiyat planı, kalite kontrol formu ya da iş emri takibi gibi. Hangi alanların ERP’den okunması, hangilerinin yeni kaydedilmesi gerektiği netleşir.
- Sahaya uygun ekran kurmakModül, tablet ya da telefonda birkaç alanla çalışan sade bir ekran olarak hazırlanır. Atölyedeki kişi ERP menülerinde gezinmeden işini bitirir.
- ERP ile veri akışını bağlamakModülün ihtiyaç duyduğu stok kodu, cari bilgisi ve sipariş ERP’den okunur. Çıktı da gerekli noktada ERP’ye geri yazılır; çift giriş ortadan kalkar.
Kapsamlı çözüm: ERP muhasebe çekirdeğinde, üretim ve satış özel yazılımda
Birden fazla süreç Excel’de yaşıyorsa, ERP ile özel yazılımın görev paylaşımı net olarak çizilir. Her ikisi çift yönlü konuşur.
- Görev paylaşımını belirlemekERP muhasebe, cari ve stok kartlarında güçlü kalır. Üretim, kalite, sevkiyat ve teklif gibi firmanıza özgü akışlar özel yazılıma taşınır.
- Özel yazılım katmanıSüreçler sizin diliniz ve sıranızla tasarlanır. Yetki, onay ve bildirim kuralları firmanıza göre ayarlanır.
- Çift yönlü entegrasyonLogo, Netsis ya da Mikro ile veri iki yönde eşlenir. Bir bilgi bir yerde girilir, diğer tarafta kendiliğinden görünür.
- Tek rapor kaynağıYönetim raporları iki sistemin birleşik verisinden üretilir. “Hangi rakam doğru” sorusu ortadan kalkar.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- ERP’yi atölyede ya da sevkiyatta kaç kişi doğrudan kullanıyor?
- Aynı bilgiyi hem Excel’e hem ERP’ye girdiğiniz süreçler hangileri?
- ERP’den son istediğiniz özel raporun hazırlanması ne kadar sürdü?
- Excel dosyasını tutan kişi yarın ayrılsa neler kaybolur?
- Yönetim toplantısında ERP mi Excel mi esas alınıyor?
Sık sorulan sorular
ERP’yi değiştirmeden eksik süreçleri tamamlamak mümkün mü?
Mümkün. ERP muhasebe ve stok çekirdeği olarak kalır; ERP’de karşılığı olmayan süreçler için ayrı bir modül yazılır ve ERP ile çift yönlü bağlanır. ERP’yi değiştirmek Fietto’nun önerisi olmaz.
Logo, Netsis ve Mikro ile entegrasyon yapılıyor mu?
Evet, bu ERP’lerle cari, stok ve sipariş gibi verilerin eşlenmesi kurulur. Kapsam, ERP sürümünüze ve açık olan arayüzlere göre netleştirilir.
ERP’miz var ama kimse kullanmıyor, ne yapmalı?
Önce neden kullanılmadığına bakılır: akışa uymuyor mu, ekran mı zor, yetki mi eksik? En çok Excel’e kaçılan tek akış için küçük bir modül kurmak, ekibin sisteme geri dönmesini genellikle kolaylaştırır.
Ek modül kurulumu ne kadar sürer?
Seçilen akışa ve entegrasyon derinliğine bağlı olarak değişir. Takvim 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede belirlenir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Üretim & sanayi sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.