e-Fatura ve e-İrsaliye ile Çift İş: Sevkiyattan ERP’ye Otomatik Aktarım
Kamyon rampada beklerken sevkiyat bilgisi önce Excel’e, sonra ERP’ye, ardından e-irsaliye ekranına yeniden giriliyor. e-irsaliye entegrasyonu bu zinciri kısaltır: sevkiyatı bir kez, sevkiyat ekranında girersiniz, gerisi aktarılır. Bu sayfa, mevcut ERP’sini ve entegratörünü değiştirmek istemeyen üreticiler için çift işin nasıl ortadan kalktığını anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Sevkiyatı hem Excel'e hem sisteme giriyoruz.”
“İrsaliyeyi kesen kişi izne çıkınca sevkiyat bekliyor.”
Üretim & sanayi sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Sevkiyat bilgisi Excel’de tutuluyor, aynı bilgi ayrıca ERP’ye ve irsaliye ekranına elle giriliyor.
- Rampadaki araç, irsaliye yazılana kadar bekliyor; sevkiyat çoğunlukla ofiste tek bir kişiye bağlı.
- İrsaliye ile fatura arasında miktar, parti ya da ürün kodu farkları çıkıyor.
- Hangi siparişin ne kadarının sevk edildiği, kalanın ne zaman çıkacağı net görünmüyor.
- Muhasebe ay sonunda sevkiyat kayıtlarını Excel ile ERP arasında eşleştirmek için zaman harcıyor.
Asıl sebep
Çift işin kaynağı çoğunlukla ERP’nin sevkiyat tarafının sahadaki gerçek akışa uymaması. Depo ya da sevkiyat çalışanı fiilen ne yüklendiğini Excel’e yazıyor, çünkü ERP ekranı yavaş, karmaşık ya da yalnızca muhasebe için tasarlanmış. Sonra aynı bilgi ERP’ye ve irsaliye ekranına ikinci kez taşınıyor. Her taşıma hata ve gecikme riskini artırıyor.
İkinci sebep, sipariş ile sevkiyat arasındaki zincirin kopuk olması. Sipariş ERP’de, üretim kağıtta, sevkiyat Excel’de tutulunca, bir sipariş kaleminin hangi aşamada olduğu bilgisi birleşmiyor. Parçalı sevkiyatlarda hangi kalemin çıktığını bulmak için birkaç dosyaya bakmak gerekiyor.
Üçüncü sebep, e-belge sürecinin tek kişiye bağlı bir iş olarak kurulması. İrsaliye ve fatura için belirli bir kullanıcı yetkili olduğunda, o kişi olmadan sevkiyat durabiliyor. Süreç belgelenmediği ve ekranlar sadeleştirilmediği için başkasının devralması zor kalıyor. Not: e-belge geçiş zamanları ve yükümlülükler için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularına ve mali müşavirinize başvurmanız gerekir.
Çözülmezse ne olur?
Her sevkiyatta aynı bilginin iki üç kez yazılması, günlük birkaç saatlik bir emek demek. Daha önemlisi, her yeniden girişte yanlış miktar ya da kod yazılma ihtimali var; bunun sonucu hatalı irsaliye, düzeltme belgesi ve müşteriyle yazışma olarak geri dönüyor.
Sevkiyat yoğunluğu arttıkça sorun büyüyor. Gün sonunda biriken irsaliyeler, vardiya değişimlerinde unutulan notlar ve ofis ile saha arasında telefonla dolaşan miktar bilgisi, aynı kalemin iki kez ya da hiç kesilmemesine yol açabiliyor. Hangi aracın neyle çıktığını sonradan yeniden kurmak ise Excel satırlarını tek tek taramak demek.
Müşteri tarafında da etkisi var. Yanlış ya da geç gelen irsaliye alıcının depo kabulünü aksatıyor; düzenli sevkiyat yapan üretici için bu, güven kaybı demek. Bilgi akışı otomatik olduğunda sevkiyat daha hızlı, kayıtlar daha tutarlı oluyor.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: sevkiyat ekranından ERP’ye otomatik irsaliye aktarımı
İlk adımın amacı, sevkiyat bilgisini bir kez ve sahada girmek. Mevcut ERP ve entegratör korunur; üzerine ince bir sevkiyat katmanı eklenir.
- Sevkiyat akışını çıkarmakSevkiyatın kimin tarafından, hangi bilgiyle ve hangi sırayla yapıldığı izlenir. Excel’deki alanlar ile irsaliyede gereken alanlar eşleştirilir.
- Basit bir sevkiyat ekranı kurmakDepo ya da sevkiyat çalışanı, açık siparişten ürün ve miktarı seçer, aracı ve alıcıyı girer. Ekran telefon ve tablette de çalışır; rampada oturmak gerekmez.
- ERP’ye otomatik aktarımGirilen sevkiyat ERP’deki irsaliye kaydına otomatik düşer. e-irsaliye gönderimi, sizin mevcut entegratör hattınız üzerinden yürümeye devam eder.
Kapsamlı çözüm: sipariş-üretim-sevkiyat-e-belge zinciri
Birden fazla süreç kopukken çift iş yalnızca sevkiyatta değil, her el değiştirme noktasında oluşur. Kapsamlı çözüm zinciri uçtan uca bağlar.
- Siparişten iş emrine bağlantıAlınan sipariş iş emrine dönüşür, iş emri üretim aşamalarıyla takip edilir. Üretimi biten kalem sevkiyata hazır olarak görünür.
- Parçalı ve kısmi sevkiyat yönetimiBir siparişin birden fazla seferde çıkması durumunda, ne kadarının gittiği ve ne kadarının kaldığı otomatik izlenir. Aynı siparişi elle hesaplamak gerekmez.
- Entegratörle bağlantıe-irsaliye ve e-fatura, mevcut özel entegratörünüzle kurulan bağlantı üzerinden gönderilir. Fietto entegratör hizmeti sunmaz; var olan hatla çalışır.
- Müşteriye sevkiyat bildirimiSevkiyat çıktığında alıcıya otomatik bilgi gidebilir. Müşteri aramadan ne zaman geleceğini bilir.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Bir sevkiyat bilgisini kaç farklı yere giriyorsunuz?
- İrsaliyeyi sizin yerinize başka biri kesebilir mi?
- Parçalı sevkiyatta, bir siparişin ne kadarı çıktı diye bakabileceğiniz tek bir ekran var mı?
- Ay sonunda sevkiyat kayıtlarını eşleştirmek kaç saatinizi alıyor?
- ERP ve entegratörünüzü değiştirmeden iyileştirme yapmak ister misiniz?
Sık sorulan sorular
e-irsaliye entegrasyonu ne demek?
Sevkiyat bilgisinin tek yerde girilip ERP ve e-irsaliye hattına otomatik aktarılması demektir. Elle yeniden giriş ortadan kalktığı için hata ve gecikme azalır.
Fietto e-fatura entegratörü müdür?
Hayır. Fietto entegratör hizmeti vermez; mevcut ERP’niz ve özel entegratörünüzle çalışan bağlantıyı kurar. e-belge geçiş zamanları ve yükümlülükleri için GİB duyurularını ve mali müşavirinizi esas almalısınız.
ERP’mizi değiştirmemiz gerekir mi?
Gerekmez. ERP muhasebe çekirdeği olarak kalır; sevkiyat ekranı onun üzerine eklenir ve çift yönlü veri alışverişi yapar.
Bu entegrasyonun süresi ve kapsamı nasıl belirlenir?
ERP’nin türüne, sevkiyat hattı sayısına ve mevcut entegratöre göre değişir. Net kapsam 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede belirlenir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Üretim & sanayi sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.