Bayi ve Yedek Parça Siparişi Telefonla Alınıyor: Bayi Sipariş Portalı Çözümü
Kur değiştiği sabah satış departmanının ilk işi PDF fiyat listesini yeniden hazırlayıp bayilere tek tek göndermek oluyor. Bayi sipariş portalı bu döngüyü bitirir: bayi kendi fiyatını görür, parçayı seçer, siparişi kendisi girer. Bu sayfa, yedek parça ve bayi satışı yapan üreticiler için telefonla sipariş düzeninden portal düzenine nasıl geçildiğini anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Her kur değişiminde PDF fiyat listesini yeniden gönderiyoruz.”
“Bayi telefonda parça kodunu okuyor, biz yanlış anlıyoruz.”
Üretim & sanayi sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Bayi siparişleri telefonla, WhatsApp’tan ya da e-posta ekinde geliyor ve satış iç hat çalışanları tek tek sisteme giriyor.
- Fiyat listesi PDF olarak dağıtıldığı için bayilerin elinde farklı tarihli listeler dolaşıyor.
- Parça kodu telefonda yanlış anlaşılınca yanlış ürün sevk ediliyor, iade ve tartışma çıkıyor.
- Bayi bakiyesini, açık siparişini ya da sevk durumunu öğrenmek için yine satış ekibini arıyor.
- Bayiye özel iskonto ve kampanya koşulları bir kişinin hafızasında ya da dağınık Excel dosyalarında duruyor.
Asıl sebep
Üretici firmalarda bayi ilişkisi yıllar içinde kişisel güvenle büyüdü. Bayi belli bir satışçıyı arar, o da parçayı bilir, fiyatı hatırlar, siparişi not eder. Bu düzen küçük hacimde çok verimli çalışır. Bayi ve ürün sayısı büyüdüğünde ise sipariş bilgisi telefonda, kağıtta ve hafızada dağılır; sistem değil insan taşıyıcı olur.
Fiyat tarafında sorun daha sinsi. Hammadde ve kur dalgalandıkça liste sık değişir, ama liste bir dosya olduğu için her değişiklik yeniden dağıtım anlamına gelir. Bayiye ulaşmayan güncelleme eski fiyatla verilmiş siparişe, bunun ardından da kâr kaybına ya da bayiyle tartışmaya dönüşür. Dosyanın hangi sürümünün güncel olduğunu da yalnızca gönderen bilir.
Yedek parçada ek bir zorluk var: parça sayısı çok, kodlar uzun, benzer parçalar birbirine çok yakın. Telefon üzerinden aktarılan kodlarda hata kaçınılmaz. Hatalı sevkiyat hem nakliye masrafı hem bayinin güveni açısından pahalıya geliyor. ERP’de ürün kartı doğru olsa bile bayi o kartı göremediği için sipariş yine insan eliyle çevriliyor.
Çözülmezse ne olur?
Telefonla alınan her sipariş, satış ekibinin zamanından yer. Aynı bilgi önce bayinin kafasında, sonra satışçının notunda, sonra ERP’de üç kez yazılıyor. Hatalı kod, eski fiyat ve unutulan sipariş kalemleri, görünmeyen ama sürekli akan bir kayıp yaratıyor.
Bayi tarafında da deneyim zayıf kalıyor. Hafta sonu ya da mesai dışında sipariş vermek, stok sormak, bakiye görmek mümkün olmayınca bayi alternatif tedarikçilere daha kolay yöneliyor. Bayi ağını büyütmek istiyorsanız her yeni bayi satış ekibine ek telefon yükü demek.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: giriş korumalı, bayiye özel fiyatlı katalog
Önce fiyat listesini PDF olmaktan çıkarıp tek bir güncel kaynağa taşırız. Sipariş akışı daha sonra aynı yapının üzerine eklenir.
- Parça ve fiyat verisini toplamakParça kodu, açıklama, uyumlu model ve görseller Excel ya da ERP çıktısından tek bir katalog yapısına alınır. Aynı parçanın farklı yazılışları bu aşamada temizlenir.
- Bayiye özel girişli katalogHer bayi kendi kullanıcı adıyla girer ve yalnızca kendi iskonto koşulunu görür. Fiyat değiştiğinde panelden bir kez güncellenir, yeniden dağıtım gerekmez.
- Basit sipariş sepetiBayi parçayı kodla ya da aramayla bulur, sepete ekler, siparişi gönderir. Sipariş satış ekibine düzenli bir kayıt olarak düşer; telefonda kod okumaya gerek kalmaz.
Kapsamlı çözüm: bayi portalı ve B2B ticaret altyapısı
Bayi ağı büyüyen üretici için portal, satışın günlük çalışma yüzeyi olur. Fiyat, cari, sipariş ve sevkiyat tek yerde buluşur.
- Bayiye özel fiyat ve iskonto kurallarıBayi grubu, bölge ya da sözleşmeye göre farklı fiyat ve iskonto tanımlanır. Kur ya da hammadde güncellemesi merkezden yapılır ve bütün bayilere aynı anda yansır.
- Cari ve açık sipariş görünümüBayi kendi bakiyesini, açık siparişlerini ve geçmiş siparişlerini portalda görür. Sürekli arama gerektiren sorular, ekranın kendisinden cevaplanır.
- ERP ile iki yönlü bağlantıPortalda girilen sipariş ERP’deki sipariş kaydına, ERP’deki stok ve cari bilgisi portala akar. ERP değişmez, portal onun üzerine kurulur.
- E-fatura ve sevkiyat bilgisiSipariş sevk edildiğinde irsaliye ve fatura bilgisi bayiye ulaşır. Entegratör hizmeti verilmez; mevcut entegratörünüzle bağlantı kurulur.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, E-Ticaret.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Bayi siparişlerinin ne kadarı telefon ve WhatsApp üzerinden geliyor?
- Kur değiştiğinde fiyat listesini bayilere ulaştırmanız kaç saat sürüyor?
- Bayilerin elinde şu an kaç farklı tarihli fiyat listesi olduğunu biliyor musunuz?
- Hatalı parça kodu yüzünden son dönemde kaç sevkiyat iade edildi?
- Bayi, kendi bakiyesini ve açık siparişini sizi aramadan görebiliyor mu?
- Bayiye özel iskonto koşulları tek bir yerde mi tutuluyor?
Sık sorulan sorular
Bayi sipariş portalı nedir, ne işe yarar?
Bayi sipariş portalı, bayilerin giriş yaparak kendi fiyatlarını gördüğü ve siparişi doğrudan sisteme girdiği web uygulamasıdır. Telefon ve PDF fiyat listesi trafiğini azaltır, sipariş kaydını düzenli tutar.
Her kur değişiminde fiyat listesini yeniden göndermek zorunda kalmamak mümkün mü?
Mümkün. Fiyat portalda tek kaynakta durur, panelden güncellendiğinde bütün bayiler güncel fiyatı görür. Dosya dağıtımı ve hangi listenin geçerli olduğu karışıklığı ortadan kalkar.
Portal mevcut ERP’mizle çalışır mı?
Evet. ERP değiştirilmez; stok, cari ve sipariş bilgisi portal ile ERP arasında akacak şekilde bağlanır. Logo, Netsis ve Mikro gibi yaygın sistemler için entegrasyon kapsamı ön görüşmede netleşir.
Bayi portalı kurulumu ne kadar sürer?
Süre parça sayısına, bayi gruplarına ve ERP bağlantısına göre değişir. Kapsam ve takvim, 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede ihtiyacınız dinlendikten sonra netleşir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Üretim & sanayi sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.