Üretimde Teklif Hazırlama Programı: Teklif Günler Sürmesin, Versiyonlar Kaybolmasın
RFQ geldiğinde önce hammadde fiyatı sorulur, sonra makine saati, ardından fason için telefon açılır; kur da arada değişmiştir. Bir teklif hazırlama programı olmadan bu zincir e-postalarda yürür ve müşteriye giden rakam kimsenin elinde tam olarak belgelenmez. Bu sayfa, üretici KOBİ’lerde teklif hazırlamanın nasıl tek akışa bağlanabileceğini anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Bir teklif için üç gün mail dönüyor.”
“Hangi versiyon gitti bilmiyoruz.”
“Müşteri iki ay sonra aynı parçayı sorunca maliyeti yeniden çıkarıyoruz.”
Üretim & sanayi sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Teklifin hazırlanması için hammadde, işçilik, makine saati ve fason fiyatları farklı kişilerden tek tek toplanıyor.
- Müşteriye giden teklifin son halinin hangisi olduğu, e-posta zincirinde aranıyor.
- Kur değiştiğinde açık teklifler yeniden hesaplanmıyor ya da hesaplandığı fark edilmiyor.
- Aynı müşteriye benzer parçalar için her seferinde farklı biçimde hazırlanmış teklifler gidiyor.
- Teklif onaylandığında sipariş ve iş emri için bilgiler yeniden elle yazılıyor.
- Yöneticinin onayı sözlü ya da mesajla alındığı için teklifin arkasındaki karar iz bırakmıyor.
Asıl sebep
Teklif süresinin uzamasının ilk sebebi hesabın kendisi olmuyor; bilgiyi toplamak vakit alıyor. Hammadde fiyatı satın almada, makine saati üretim planlamada, fason fiyatı telefon defterinde, iskonto politikası genel müdürün kafasında duruyor. Teklifi hazırlayan kişi, her kalem için başka birini beklemek zorunda kalıyor.
İkinci sebep, şablon ve onay akışının olmaması. Her teklif kişinin kendi Excel dosyasından çıktığı için biçim ve kapsam kişiye göre değişiyor. Versiyon geçmişi tutulmadığında, müşteri “ilk teklifteki rakam neydi” diye sorduğunda cevap verebilmek için e-postalar taranıyor. Onay mekanizması yazılı olmayınca, riskli bir teklif kimsenin görmediği bir anda dışarı çıkabiliyor.
Kur ve hammadde dalgalanması bunu daha da zorlaştırıyor. Dolar ya da çelik fiyatı hareket ettiğinde, açıkta bekleyen tekliflerin hangi varsayımla hazırlandığını bilmek gerekiyor. Maliyet kalemleri bir kartta durmuyorsa güncelleme her seferinde baştan hesap demek oluyor.
Bir de bilginin kişiye bağlı kalması var. Teklifi yıllardır hazırlayan deneyimli bir çalışan, hangi müşteriye hangi iskontonun yakıştığını ve hangi parçada fireye pay bırakılması gerektiğini ezbere bilir. Bu birikim yazılı bir yapıya geçmediği için, o kişi izne çıktığında ya da ayrıldığında teklif hızı aniden düşer ve yeni çalışan aynı soruları baştan sormak zorunda kalır.
Çözülmezse ne olur?
Gecikmiş teklif, satın almacının listesinde geriye düşmek demek. RFQ’yu aynı gün gönderen rakip ilk görüşmeyi alırken, üç gün sonra gelen teklif çoğu zaman karşılaştırma tablosuna eksik girer. OEM ve Tier-1 tarafı için yanıt hızı, firmanın düzenli çalıştığının ilk işaretidir.
Sessiz bedel ise marjda. Güncel olmayan kur ya da hammadde varsayımıyla verilen bir teklif onaylanırsa, fark üretim sırasında firmanın cebinden çıkar. Versiyonların karışması da müşteriyle “siz bize başka rakam yazmıştınız” tartışmasına yol açar.
Geçmiş tekliflerden öğrenilememesi de ayrı bir kayıp. Aynı parça için iki yıl önce verilen fiyat ve kabul edilen koşullar bir yerde durmuyorsa, her yeni RFQ sıfırdan başlar ve tecrübe tekrar tekrar yeniden üretilmek zorunda kalır. Kazanılan ve kaybedilen tekliflerin nedenleri de kayda geçmediği için fiyat politikası sezgiyle yürür.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: şablonlu, versiyonlu, onaylı teklif yönetimi modülü
İlk adım, teklifin tek bir yerde doğup tek bir yerde kapanmasını sağlamak. Mevcut Excel şablonunuz ve fiyat mantığınız başlangıç noktası olur.
- Teklif şablonunu standartlaştırmakMevcut tekliflerinizden ortak alanlar çıkarılır: parça tanımı, miktar, termin, ödeme koşulu, geçerlilik. Şablon firmanızın diliyle hazırlanır ve ekip aynı biçimi kullanır.
- Versiyon geçmişi tutmakTeklif her revize edildiğinde yeni bir versiyon olarak kaydedilir. Müşteriye hangi versiyonun, kim tarafından, ne zaman gönderildiği her an görülebilir.
- Onay adımı ve PDF çıktısıBelirlediğiniz tutar ya da risk eşiğinin üstündeki teklifler yönetici onayına düşer. Onaylanan teklif tek tıkla firma kimliğine uygun PDF olarak çıkar.
Kapsamlı çözüm: maliyet kartından iş emrine uzanan teklif zinciri
Teklif ancak maliyet verisi güncelse hızlı olur. Kapsamlı çözüm, maliyet kalemlerini canlı tutar ve onaylanan teklifi doğrudan üretime bağlar.
- Parça bazlı maliyet kartıHammadde, işçilik, makine saati, fason ve fire kalemleri parça kartında tutulur. Teklif hazırlayan kişi her kalemi tek tek aramaz, kart onu getirir.
- Kur ve hammadde güncellemesiKur ve hammadde birim fiyatları tek yerden güncellenir; bu değişikliğe bağlı açık teklifler işaretlenir. Hangi teklifin yeniden gözden geçirilmesi gerektiği görünür olur.
- Logo, Netsis ya da Mikro ile bağlantıCari kartlar, stok kodları ve fiyatlar ERP’nizle eşlenir; ERP değiştirilmez. Teklifteki bilgi tekrar yazılmadan muhasebe tarafına akar.
- Teklif, sipariş ve iş emri bağıOnaylanan teklif tek tıkla siparişe, sipariş de iş emrine dönüşür. İsteğe bağlı olarak yapay zeka, müşterinin gönderdiği RFQ dosyasından kalemleri çıkarıp taslağı doldurur; kontrol sizde kalır.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Son RFQ’yu kaç saatte ya da kaç günde yanıtladınız?
- Müşteriye giden son teklifin hangi versiyon olduğunu iki dakikada gösterebilir misiniz?
- Kur değiştiğinde açık tekliflerin hangileri etkileniyor, bunu biliyor musunuz?
- Teklifi hazırlayan kişi izne çıkarsa teklif süreci duruyor mu?
- Onaylanan teklif, sipariş ve iş emrine elle mi yazılıyor?
Sık sorulan sorular
Teklif hazırlama programı nedir, Excel’den farkı ne?
Teklif hazırlama programı, maliyet kalemlerini, şablonu, versiyon geçmişini ve onay adımını tek ekranda toplar. Excel’de bunların her biri ayrı dosyada ve kişinin elinde durur. Programda teklif yapıldığı anda kaydı, geçmişi ve sorumlusu belli olur.
Teklif için gereken hesaplamayı yazılım yapabilir mi?
Yapabilir; ancak mantığı sizin maliyet yapınıza göre kurulur. Hammadde, işçilik, makine saati, fason ve fire kalemleri parça kartından gelir. Hesabın hangi varsayımla yapıldığı teklifin üzerinde saklanır.
Logo, Netsis ya da Mikro kullanıyoruz, onu değiştirmek zorunda kalır mıyız?
Hayır, ERP’niz yerinde kalır. Teklif modülü ERP’nin yanına kurulur; cari, stok kodu ve fiyat bilgisi iki yönde eşlenir.
Teklif sistemi ne kadar sürede kurulur?
Süre, maliyet yapınızın karmaşıklığına ve ERP bağlantısı isteğine göre değişir. Kapsam ve takvim 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede netleşir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Üretim & sanayi sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.