Mobilya Teklif Hazırlama Programı: Yurt Dışı Teklife Hızla Dönmenin Yolu
Yurt dışından bir alıcı koltuk takımı için fiyat sorduğunda, cevabı hazırlamak çoğu zaman bir araştırma işine dönüşüyor: fiyat listesi bir dosyada, kumaş farkı başka bir dosyada, kur ve iskonto da satışçının aklında. Bu sayfa, mobilya üreticisi ve showroomlar için teklif hazırlama programının ne işe yaradığını, nasıl kurulduğunu ve verdiğiniz fiyatın nasıl unutulmaz hale geldiğini anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Yurt dışı teklif talebine iki günde dönüyoruz.”
“Hangi fiyatı verdiğimizi unutuyoruz.”
Mobilya sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Bir teklif için fiyat listesi, kumaş kartelası farkı, kur ve iskonto ayrı ayrı açılıp elle birleştiriliyor.
- Teklifin Word ya da Excel hali her satışçıda farklı görünüyor; firma kimliği tutarlı yansımıyor.
- Müşteriye geçen ay hangi fiyatın verildiği sorulduğunda cevap WhatsApp yazışmalarında aranıyor.
- Teklifin onaylanıp onaylanmadığı, müşterinin dönüp dönmediği kimse tarafından düzenli izlenmiyor.
- Onaylanan teklif sipariş formuna yeniden elle yazılıyor ve bu sırada küçük hatalar çıkıyor.
- Yurt dışı talepler mesai saatleri dışında ya da fuarda geliyor ve cevap gecikiyor.
Asıl sebep
Teklifin yavaş hazırlanmasının nedeni, fiyatın tek bir yerde durmaması. Taban fiyat bir Excel’de, kumaş ve renk farkı başka bir tabloda, kur ya da zam oranı satışçının güncel bildiği bir rakam olarak yaşıyor. Teklifi yazan kişi her seferinde bu parçaları bir araya getirmek zorunda kalıyor ve bu sırada bir parçayı eski bakması mümkün oluyor.
İkinci sebep, teklifin bir belge olarak yazılıp sonra kaybolması. Gönderilen proforma çoğunlukla e-postanın ya da WhatsApp’ın içinde kalıyor. Hangi müşteriye hangi ölçüde, hangi kumaşla, hangi kurdan fiyat verildiği ayrı bir yerde kaydedilmediği için aynı müşteri ikinci kez sorduğunda süreç sıfırdan başlıyor. Teklif geçmişi olmayınca pazarlık da hafızaya dayanıyor.
Üçüncü sebep, teklif ile sonrasındaki işin birbirinden kopuk olması. Teklif onaylandığında sipariş, üretim ve sevkiyat için aynı bilgiler yeniden girilir. Konteyner yükleme planı yapılırken CBM hesabı bir kez daha çıkarılır. Her tekrar hem zaman alıyor hem de teklifle üretilen ürünün birbirinden ayrışma riskini büyütüyor.
Çözülmezse ne olur?
Yurt dışı alıcı genellikle aynı anda birkaç üreticiden fiyat ister. Cevabı ilk ve düzenli veren firma, konuşmanın çerçevesini belirleyen taraf oluyor. İki gün süren bir dönüş, alıcının başka bir üreticiyle çoktan ilerlediği anlamına gelebiliyor.
Bir de fiyat tutarsızlığının sessiz bedeli var. Aynı ürüne iki farklı satışçının iki farklı fiyat vermesi, bayi ile ihracat müşterisi arasında güveni zedeliyor. Verilen fiyatı kanıtlayacak bir kayıt yoksa, siparişte çıkan fiyat anlaşmazlığı ya zarara ya da müşteri kaybına dönüşüyor.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: kataloğa bağlı, markalı teklif ve proforma modülü
İlk adımda amaç, teklif hazırlamayı fiyat arama işinden çıkarmak. Mevcut ürün ve fiyat tablolarınız temel alınır; ekibin yeni bir yazılım mantığı öğrenmesi gerekmez.
- Fiyat ve ürün bilgisini tek yapıya almakModel, ölçü, kumaş farkı ve iskonto kuralları dağınık dosyalardan ayıklanıp tek bir ürün ve fiyat yapısına alınır. Hangi bilginin kimde, hangi sürümde durduğu bu aşamada netleşir.
- Ürün seçerek teklif oluşturmakSatışçı panelde ürünleri seçer, adet ve kumaş tercihini girer; teklif firmanızın logosu ve düzeniyle otomatik oluşur. Aynı ekran telefondan da kullanılabildiği için fuarda ya da showroomda anında teklif çıkarmak mümkün olur.
- PDF ve e-posta ile göndermekHazırlanan teklif PDF olarak indirilir ya da panelden müşteriye e-postayla gönderilir. Gönderilen her sürüm tarihiyle birlikte kayda geçtiği için “hangi fiyatı vermiştik” sorusu panelden cevaplanır.
Kapsamlı çözüm: döviz seçenekli teklif, sipariş ve üretim akışı
Teklif modülü büyüdükçe tek başına bir belge aracı olmaktan çıkar ve satışın ana akışına bağlanır. Teklif, sipariş ve üretim aynı kayıttan ilerler.
- Dövizli ve çok dilli teklifTeklif Türk lirası, euro ya da dolar cinsinden hazırlanır; kur panelden güncellenir ve her teklifte hangi kurun kullanıldığı kaydedilir. İhracat alıcısına İngilizce ya da Arapça şablon gider.
- Teklif geçmişi ve durum takibiHer teklif taslak, gönderildi, görüşülüyor, onaylandı ya da kaybedildi gibi bir durumda izlenir. Yanıt gelmeyen teklifler için hatırlatma tarihi konabilir; bekleyen fırsatlar tek listede görünür.
- CRM ile müşteri hafızasıTeklifler, müşteri kartı ve görüşme notlarıyla birleşir. Fuardan, formdan ya da bayiden gelen her talep aynı CRM’de toplanır ve satış ekibi kimin neyi konuştuğunu görür.
- Onaylı tekliften siparişeOnaylanan teklif tek tıkla siparişe dönüşür; ürün, ölçü ve kumaş bilgisi yeniden yazılmadan üretim akışına geçer. Konteyner için gereken hacim bilgisi de aynı kayıttan okunabilir.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Kurumsal Web.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Bir yurt dışı teklif talebine bugün kaç saatte ve kaç kişinin katkısıyla cevap veriyorsunuz?
- Geçen ay verdiğiniz bir fiyatı, o gün kullandığınız kurla birlikte hemen bulabiliyor musunuz?
- Aynı ürüne iki satışçınızın aynı fiyatı verdiğinden nasıl emin oluyorsunuz?
- Gönderdiğiniz tekliflerden hangilerinin yanıtsız kaldığını bir listede görebiliyor musunuz?
- Onaylanan teklifin bilgisi siparişe elle mi yazılıyor?
- Fuarda ya da showroomda istenen teklifi o anda hazırlayabiliyor musunuz?
Benzer işimiz
Sık sorulan sorular
Mobilya teklif hazırlama programı ne işe yarar?
Ürün, kumaş, kur ve iskonto bilgisini tek yerde tutar; satışçı ürünleri seçtiğinde firmanızın görünümüyle teklif ya da proforma oluşur. Gönderilen her teklif tarihiyle kaydedildiği için geçmiş fiyatlar ve teklifin durumu panelden izlenir.
Yurt dışı müşteriye dövizli teklif ve proforma hazırlanabilir mi?
Evet. Teklif euro, dolar ya da Türk lirası cinsinden hazırlanabilir ve hangi kurun kullanıldığı kayıtta durur. İngilizce ya da Arapça şablon seçilerek alıcının diline uygun bir belge çıkarılabilir.
Her teklifin geçmişini ve durumunu takip etmek için CRM şart mı?
İlk aşamada teklif modülünün kendi durum takibi çoğu işletme için yeterli olur. Müşteri sayısı ve fuar, form, bayi gibi kaynaklar çoğaldığında teklifler müşteri kartlarıyla birleşen bir CRM’e bağlanır.
Teklif programı kurulumu ne kadar sürer ve ne gerektirir?
Süre ve kapsam; ürün sayınıza, fiyat kurallarınızın karmaşıklığına ve CRM ihtiyacına göre değişir. 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede mevcut Excel dosyalarınız konuşulur ve net kapsam çıkarılır.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Mobilya sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.