Mobilya Kataloğu Her Fuarda Baştan Yapılıyor: Katalog Yönetim Sistemiyle Çözüm
Fuar tarihi yaklaşınca tablo hep aynıdır: grafikerden son fotoğraflar istenir, Excel’deki ölçüler tek tek kontrol edilir, PDF’in fiyat sayfaları yeniden dizilir. Katalog teslim edildiği gün bile bir önceki sürümden kalan birkaç bilgi eskimiştir. Bu sayfa, mobilya üreticisi ve showroom işletmelerinde kataloğu bir seferlik iş olmaktan çıkarıp sürekli güncel kalan bir sisteme çevirmenin yolunu anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Her fuar öncesi kataloğu baştan hazırlıyoruz.”
“Bayideki PDF’te fiyat eski.”
Mobilya sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Katalog her sezon ve her fuar öncesi grafikerle yeniden açılıyor, hazırlık haftalar alıyor.
- Aynı ürünün ölçüsü, kumaş seçeneği ya da rengi PDF’te, Excel’de ve sitede farklı yazıyor.
- Bayilerin ve yurt dışı müşterilerin elinde farklı tarihli PDF sürümleri dolaşıyor.
- Yeni bir modül ya da kumaş eklendiğinde kataloğun hangi sayfalarının değişeceğini kimse tam bilmiyor.
- Yabancı alıcı için İngilizce ya da Arapça katalog ayrıca, çoğu zaman son dakikada hazırlanıyor.
- Ürün fotoğrafları grafikerin bilgisayarında, telefonlarda ve WhatsApp gruplarında dağınık duruyor.
Asıl sebep
Kataloğun sürekli baştan yapılmasının sebebi çoğunlukla tasarım ekibinin yavaş çalışması olmuyor. Ürün bilgisi, yani ölçü, kumaş, renk, modül kombinasyonu ve fotoğraf, bir yerde tutulmuyor. Bir kısmı Excel’de, bir kısmı grafikerin dosyalarında, bir kısmı da satışçının telefonunda duruyor. Katalog bu dağınık bilgiden elle derlendiği için her derleme yeni bir iş oluyor.
İkinci sebep, kataloğun “çıktı” değil “kaynak” gibi davranması. PDF bir kez hazırlanınca ürün bilgisinin asıl kopyası haline geliyor. Fiyat ya da ölçü değiştiğinde önce PDF’i düzeltmek gerekiyor, sonra aynı bilgi siteye, bayi listesine ve teklif şablonuna ayrı ayrı taşınıyor. Dört yerde tutulan bir bilgi, er ya da geç dört farklı sürüme dönüşüyor.
Çok dilli çalışan firmalarda sorun katlanıyor. Türkçe, İngilizce ve Arapça katalog ayrı ayrı hazırlandığında, bir ürünün güncellenmesi üç ayrı dosyanın düzeltilmesi anlamına geliyor. Bayiye, perakende müşteriye ve ihracat alıcısına farklı fiyat gösterme ihtiyacı da eklenince her kitle için ayrı bir PDF çıkıyor.
Çözülmezse ne olur?
En görünür bedel zaman. Fuar öncesindeki yoğun haftalarda satış ve tasarım ekibinin yarısı katalogla uğraşıyor. Asıl pahalı olan ise sessiz kayıplar: eski fiyatla verilen bir teklif, yanlış ölçüyle onaylanan bir sipariş ya da bayinin elindeki eskimiş sayfa yüzünden yaşanan tartışma.
Yabancı alıcı açısından düzensiz katalog, üretimin düzensiz olduğu izlenimini bırakabiliyor. Üretim kalitesi yüksek olsa bile, katalogdaki tutarsızlık güveni zayıflatıyor. Katalog sorunu çözülmediği sürece her yeni koleksiyon aynı hazırlık maratonunu yeniden başlatıyor.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: ürünleri tek panele taşıyan web tabanlı katalog
İlk adımın amacı, ürün bilgisinin tek bir yerde durmasını sağlamak. Mevcut Excel yapınız temel alınır, ekibin sıfırdan bir şey öğrenmesi gerekmez.
- Ürün verisini tek tabloda toplamakModel, ölçü, kumaş, renk, modül ve fotoğraflar Excel ve klasörlerden ayıklanıp tek bir ürün yapısına yerleştirilir. Bu aşama genellikle işin en çok “aha” yaratan kısmıdır, çünkü aynı ürünün kaç farklı yazılışla tutulduğu burada görünür.
- Katalog modülünü panelle bağlamakÜrünler web tabanlı bir panelden girilir ve güncellenir. Panelde yapılan değişiklik sitedeki katalog sayfasına anında yansır; fotoğraf yüklemek ve ürün düzenlemek telefondan da yapılabilir.
- Güncel PDF çıktısı almakMatbu ya da e-posta ile gönderilecek katalog ihtiyacı için panelden güncel ürün bilgisiyle PDF üretilir. Böylece PDF, bilginin kaynağı değil çıktısı olur.
Kapsamlı çözüm: çok dilli katalog yönetim sistemi
İşletme büyüdükçe katalog, satışın ve ihracatın ortak omurgasına dönüşür. Kapsamlı çözüm, bu omurgayı bayiye ve yurt dışı müşteriye uygun görünürlükle açar.
- Her dil için ayrı alanlarÜrün adı, açıklama ve ölçü notları Türkçe, İngilizce ve Arapça gibi dillerde aynı kayıt altında tutulur. Bir ürün güncellendiğinde dil sürümleri aynı ekrandan kontrol edilir; ayrı dosya düzeltmeye gerek kalmaz.
- Otomatik PDF ve online katalogSeçilen koleksiyon, dil ve fiyat durumuna göre PDF ve online katalog bir tıkla çıkar. Fuar için yeni katalog hazırlamak, bir filtre seçip çıktı almaya iner.
- Müşteri grubuna göre görünürlükBayiye bayi fiyatı, ihracat alıcısına dövizli liste, perakende ziyaretçiye fiyatsız vitrin gösterilebilir. Her kitle aynı kaynak veriden beslenir, ayrı PDF yönetmek gerekmez.
- Teklif ve sipariş akışına bağlanmakKatalogdaki ürünler teklif ve sipariş modülüne bağlandığında, müşterinin baktığı ürün ile teklif edilen ürün aynı kayıttan gelir. Bu bağlantı, teklif hazırlama süresini de kısaltır.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Kurumsal Web.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Son katalogu kaç kişi, kaç günde hazırladınız?
- Bayilerinizde şu an kaç farklı tarihli katalog PDF’i dolaşıyor olabilir?
- Bir ürünün ölçüsünü değiştirdiğinizde kaç yeri güncellemeniz gerekiyor?
- Yabancı alıcıya gönderdiğiniz katalog, Türkçe sürümle aynı tarihte mi güncelleniyor?
- Bayi fiyatını perakende müşterinin görmemesini nasıl sağlıyorsunuz?
- Katalogdaki fotoğrafların güncel ve yüksek çözünürlüklü hali tek bir yerde duruyor mu?
Benzer işimiz
Sık sorulan sorular
Dijital katalog ile PDF katalog arasındaki fark nedir?
PDF katalog bir kez hazırlanıp dağıtılan sabit bir dosyadır; bilgi değiştiğinde dosya yeniden üretilir ve eski sürümler dolaşmaya devam eder. Dijital katalog ise panelde tutulan ürün verisinden beslenir; değişiklik anında yansır ve ihtiyaç halinde aynı veriden güncel PDF çıkarılır.
Mevcut Excel dosyalarımız ve PDF’lerimiz boşa mı gider?
Gitmez. Mevcut Excel yapısı ürün panelinin temelini oluşturur, fotoğraflar ve açıklamalar aktarılır. Ekibin yeni bir mantık öğrenmesi gerekmez; bildiği yapı tek ekrana taşınır.
Bayiler ve yurt dışı müşteriler aynı kataloğu mu görür?
Aynı kaynak veriden beslenirler ama görünürlük kitleye göre ayarlanabilir. Bayiye bayi fiyatı, ihracat alıcısına dövizli liste gösterilebilir; fiyatın görünmesini istemediğiniz kitleye yalnızca ürün bilgisi sunulur.
Katalog sisteminin kurulumu ne kadar sürer?
Süre, ürün sayısına, dil sayısına ve mevcut verinin düzenine göre değişir. Net takvim ve kapsam, 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede ihtiyacınız dinlendikten sonra belirlenir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Mobilya sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.