Gıda İhracatında Lot Bazlı İzlenebilirlik Yazılımı: Sınırdan Dönen Parti Sonrası
Bir parti uyarı bildirimiyle sınırdan döndüğünde sorun yalnızca o partiyle kalmaz. Alıcı güvenini yeniden kurmak için bundan sonraki her sevkiyat için lot analizi, tedarikçi bilgisi ve üretim kaydı ister. Lot bazlı izlenebilirlik yazılımı, tedarikçiden sevkiyata uzanan bu zinciri kayıt altına alır. Fietto gıda güvenliği danışmanlığı yapmaz; ham maddeden alıcıya uzanan kayıt zincirini kuran yazılımı ve alıcıya belge paylaşan portalı kurar.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Bir parti bildirimle döndü, müşteri tüm sevkiyatlara analiz istiyor.”
“Hangi lot hangi paletle gitti, bulmamız günler sürüyor.”
İhracat & toptan sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Bir lotun hangi ham madde tedarikçisinden geldiğini bulmak için üretim, kalite ve satın alma kayıtları ayrı ayrı taranıyor.
- Analiz raporları laboratuvardan PDF olarak geliyor ve sevkiyat dosyasıyla elle eşleştiriliyor.
- Alıcı belirli bir lotun raporunu istediğinde ekip e-posta kutularını arıyor.
- Aynı üründe farklı partiler aynı palette karıştığı için hangi lotun hangi sevkiyatta gittiği belirsizleşiyor.
- Bildirim ya da şikayet geldiğinde etkilenen partiler ve sevkiyatlar günler içinde belirlenebiliyor.
- Alıcıya her sevkiyatta aynı belge setini e-postayla yeniden gönderiyorsunuz.
Asıl sebep
Gıda ihracatında bir partinin hikayesi birçok yerde yazılır. Ham madde girişi depoda, üretim kaydı hatta, analiz laboratuvarda, sevkiyat lojistik tarafında tutulur. Bu kayıtlar normal şartlarda yeterlidir; ancak bir bildirim ya da alıcı talebi geldiğinde hepsini lot numarası üzerinden birleştirmek gerekir. Lot numarası her kayıtta aynı biçimde yazılmıyorsa eşleştirme elle yapılır.
Kontrol oranlarının artması durumunda alıcının beklentisi değişir. Daha önce yıllık ya da dönemlik belgeyle yetinen alıcı, her sevkiyat için analiz ve izlenebilirlik kaydı ister. Bu talep tek seferlik bir dosya hazırlamaktan çok, her sevkiyatta tekrarlanabilir bir süreç gerektirir.
Eksik olan genellikle bir veri değil, bağlantıdır. Analiz raporu, lot ve sevkiyat bilgisi zaten vardır ama bir arada görünmez. Bu yüzden hızlı cevap vermek, bunları bilen birkaç kişinin hafızasına bağlı kalır.
Çözülmezse ne olur?
Sınırdan dönen bir partinin doğrudan bedeli ticari kayıp ve itibar zedelenmesi. Sonrasında artan kontrol ve alıcı talepleri, ekibin sürekli belge hazırlamaya zaman ayırmasına yol açıyor. Her alıcı sorusu yeni bir arama telaşı oluyor.
Bir olay yaşandığında etkilenen partileri hızlı belirleyememek, riski büyütür. Hangi lotun nereye gittiğini günler içinde bulan firma, alıcıya güven verecek hızda cevap veremez.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: lot, analiz raporu ve sevkiyat eşleştirme kaydı
İlk adımın amacı üç bilgiyi tek kayıtta buluşturmak: lot, analiz raporu ve sevkiyat. Büyük bir sistem kurulmadan alıcıya cevap verme hızı artar.
- Lot numaralandırmasını netleştirmekÜretim, depo ve laboratuvarın kullandığı lot numaraları ve yazım biçimleri karşılaştırılır. Tek bir numaralandırma kuralı belirlenir ki kayıtlar birbirine bağlanabilsin.
- Eşleştirme kaydı açmakHer lot için analiz raporu, üretim tarihi, ham madde tedarikçisi ve gittiği sevkiyat tek satırda tutulur. Rapor PDF’i kayda yüklenir.
- Arama ve çıktı ekranıLot ya da sevkiyat numarası yazıldığında ilgili tüm bilgi görünür. Alıcı talebi için gerekli dosya setini birkaç tıkla hazırlamak mümkün olur.
Kapsamlı çözüm: tedarikçi, lot, analiz ve sevkiyat izlenebilirlik yazılımı
Hacim büyüdükçe izlenebilirlik, kayıtların elle eşleştirilmesinden çıkıp sürecin kendisine dönüşür. Veri ilk yerinde girilir, sonraki aşamalara taşınır.
- Tedarikçiden depoya kayıtHam madde girişinde tedarikçi, parti numarası ve belgeler sisteme girilir. Üretime çıkan her lot, kullanılan ham madde partisiyle ilişkilendirilir.
- Üretim ve analiz sonuçlarının bağlanmasıLaboratuvar sonuçları lotla birlikte kaydedilir. Sonucu eksik ya da onaysız lot sevkiyata hazır görünmez.
- Sevkiyatta lot ve palet seçimiSevkiyat hazırlanırken hangi lotların yüklendiği kaydedilir. Bir lot sorgulandığında hangi alıcıya gittiği anında görülür.
- Alıcı belge portalıAlıcı giriş yaparak kendi sevkiyatlarının analiz ve belge setini görür. Her sevkiyatta e-posta ile belge gönderme ihtiyacı kalmaz.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Bir lotun hangi tedarikçiden geldiğini ve hangi sevkiyatlarda gittiğini kaç saatte bulabiliyorsunuz?
- Analiz raporları lot numarasıyla düzenli eşleştirilmiş durumda mı?
- Alıcınız hangi belgeleri her sevkiyatta tekrar istiyor?
- Etkilenen partileri bir bildirim sonrası hızla çıkarabilir misiniz?
- Lot numarası depoda, üretimde ve laboratuvarda aynı biçimde mi yazılıyor?
- Alıcıya belge göndermek için ekibinizden kaç kişi vakit ayırıyor?
Sık sorulan sorular
Lot bazlı izlenebilirlik nedir?
Bir ürünün hangi ham madde partisinden, hangi üretim lotundan geldiğinin ve hangi sevkiyatla kime gittiğinin kayıt altında tutulmasıdır. Bir sorun ya da alıcı sorusu geldiğinde etkilenen partiler hızla belirlenir.
Parti sınırdan döndüyse ne yapmalıyım?
Gıda güvenliği ve uyum konusunda uzman danışmanınızla ve yetkili kurumlarla çalışmalısınız; Fietto bu alanda danışmanlık vermez. Bu sürecin kayıt tarafını, yani lot, analiz ve sevkiyatın eşleştirilmesini yazılımla düzene sokabiliriz.
Alıcıya analiz raporlarını nasıl güvenli paylaşırım?
Giriş korumalı alıcı portalıyla her alıcı yalnızca kendi sevkiyatlarına ait raporları görür. Rapor yeni yüklendiğinde alıcı bilgilendirilebilir. Yurt dışı alıcı verisi için KVKK kapsamında barındırma ve aktarım koşulları değerlendirilir.
İzlenebilirlik yazılımı kurulumu ne kadar sürer?
Ürün çeşidi, lot sayısı ve mevcut kayıtların düzenine göre değişir. Net kapsam ve takvim 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede belirlenir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı İhracat & toptan sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.