MICE ve Kurumsal Grup Talepleri Mail Zincirinde Kayboluyor: Talep ve Teklif Paneliyle Çözüm
Bir firma iki yüz kişilik toplantı, konaklama, salon ve akşam yemeği istediğinde iş tek bir mailden başlar ve haftalar içinde onlarca yanıt, ek dosya ve “son hâli bu mu?” sorusuna dönüşür. MICE talep ve teklif yönetimi, bu zinciri kişilerin gelen kutusundan çıkarıp herkesin aynı anda gördüğü bir panele taşımak demek. Bu sayfa, kurumsal ve grup taleplerini bireysel tatil talebinden farklı kılan noktaları ve bunların nasıl düzene girdiğini anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Firma 200 kişilik toplantı istiyor, süreç dağınık.”
“Hangi otelden hangi teklif geldi, hangisini müşteriye ilettik, kimse tam bilmiyor.”
Acente & turizm sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Aynı kurumsal talep için üç kişi farklı otellere ayrı ayrı mail atıyor ve gelen yanıtlar üç ayrı gelen kutusunda birikiyor.
- Müşteriye giden teklifin hangi sürümünün güncel olduğu, “Re: Re: Fwd:” zincirinin içinde aranıyor.
- Otelin verdiği opsiyon tarihi geçtiği için salon ya da oda bloğu elden çıkıyor, bunu müşteri söylüyor.
- Kişi sayısı, salon düzeni, yemek ve ekipman ihtiyacı her mailde biraz farklı yazıldığı için tedarikçi teklifleri birbiriyle karşılaştırılamıyor.
- Talebi alan arkadaş izne çıktığında ya da işten ayrıldığında dosyanın geçmişi onunla birlikte gidiyor.
- Bir kurumsal müşterinin geçen yıl hangi organizasyonu yaptığı ve nelerden memnun kaldığı kimsenin elinde hazır durmuyor.
Asıl sebep
Kurumsal talep, bireysel tatil talebinden yapı olarak çok farklıdır. Tek bir kalem yerine konaklama, toplantı salonu, ses ve görüntü ekipmanı, kahve molaları, akşam yemeği, transfer ve gerekiyorsa sosyal program gibi birbirine bağlı parçalar içerir. Her parçanın tedarikçisi ayrıdır ve her tedarikçi kendi formatında, kendi geçerlilik süresiyle teklif verir. Bu parçalar bir araya getirilirken hepsi e-postayla yürütüldüğü için bütünü gören tek bir kayıt oluşmaz.
İkinci sebep, taleplerin giriş kapısının tek olmaması. Firma bazen genel bilgi adresine, bazen satışçının kişisel mailine, bazen bir fuarda verilen kartvizitteki numaraya yazar. Talep hangi kapıdan girdiyse o kişinin gelen kutusunda kalır. Ekip büyüdükçe “bu işi kim takip ediyor” sorusunun cevabı ancak sorulunca bulunur.
Üçüncü sebep, süreç aşamalarının yazıya dökülmemiş olması. Talep alındı, tedarikçilerden fiyat istendi, teklif sunuldu, revizyon geldi, opsiyon verildi, onay alındı, rooming list bekleniyor gibi aşamalar herkesin kafasında vardır ama hiçbir yerde görünmez. Görünmeyen aşamanın süresi de izlenemez; bir dosya sessizce bekleyip müşteri başka bir acenteyle konuşmaya başlayana kadar fark edilmez.
Çözülmezse ne olur?
Kurumsal ve MICE talepleri çoğu acentede en büyük dosyalardır ve bu dosyalar kaybolmaya en yatkın olanlardır. Cevap bir gün gecikince firma aynı talebi birkaç acenteye birden göndermiş olduğu için kaybedilen yalnız bir teklif olmaz; kurumsal müşteriyle ilişki de başlamadan zayıflar.
İçeride ise sessiz bir yük oluşur. Aynı teklif iki kez hazırlanır, tedarikçi aynı bilgiyi iki kişiye ayrı ayrı verir, opsiyon tarihi kaçırılınca yeniden pazarlık gerekir. Bunlar tek tek küçük görünür, ama büyük organizasyon sezonunda ekibin zamanını tüketen asıl kalem haline gelir.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: yapılandırılmış kurumsal talep formu
İlk adımda mevcut mail düzeniniz bozulmaz. Amaç, her kurumsal talebin aynı bilgi setiyle ve tek bir yerden girmesini sağlamak.
- Talep formunu sitede açmakEtkinlik tipi, kişi sayısı, tarih aralığı, destinasyon, konaklama ve salon ihtiyacı, bütçe beklentisi gibi alanları zorunlu soran kurumsal talep formu sitenize konur. Firma yetkilisi formu doldurunca ekip eksik bilgiyi sormak için mail zincirine girmek zorunda kalmaz.
- Taleplerin tek adrese düşmesiForm gönderimleri kişisel mailler yerine ortak bir kutuya ve bir listeye düşer. Hangi talebin ne zaman geldiği, kimde olduğu ve yanıtlanıp yanıtlanmadığı bu listeden görülür.
- Sabit teklif başlıklarıKonaklama, salon, yemek, ekipman ve transfer gibi kalemler teklif dokümanında hep aynı sırayla durur. Tedarikçilerden gelen fiyatlar bu başlıklara yerleştirilince teklifler birbiriyle kıyaslanabilir hâle gelir.
Kapsamlı çözüm: kurumsal talep ve teklif paneli
Hacmi büyüyen kurumsal iş için talebin doğuşundan onayına kadar her adımı izleyen, acentenin iş akışına göre kurulmuş bir özel yazılım gerekir.
- Aşamalı talep kartlarıHer talep bir kart olur ve talep alındı, tedarikçi teklifi bekleniyor, müşteriye sunuldu, revizyon, opsiyonda, onaylandı gibi aşamalarda ilerler. Kartın geçmişinde kimin ne zaman ne yaptığı kalır; kişi değişse bile dosya yerinde durur.
- Tedarikçi tekliflerinin karşılaştırılmasıAynı talep için gelen otel, salon ve transfer teklifleri panelde yan yana görülür. Müşteriye gidecek birleşik teklif bu kalemlerden derlenir ve revizyonlar sürüm olarak saklanır.
- Opsiyon ve tarih hatırlatmalarıOtelin verdiği opsiyon süresi, müşterinin dönüş tarihi ve rooming list teslim günü panelde izlenir. Süre dolmadan ilgili kişiye hatırlatma gider.
- Kurumsal müşteri geçmişiHer firmanın önceki organizasyonları, yetkili kişileri ve tercihleri tek kayıtta durur. Aynı firma yeniden yazdığında ekip sıfırdan başlamaz.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Kurumsal Web.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Şu an açık olan kurumsal taleplerinizin kaçının hangi aşamada olduğunu tek ekrandan söyleyebiliyor musunuz?
- Bir otelin verdiği opsiyon tarihini kim, nerede takip ediyor?
- Talebi alan kişi bir hafta yokken dosyayı kim devralıyor ve geçmişi nereden okuyor?
- Tedarikçilerden gelen teklifleri aynı kalemler üzerinden karşılaştırabiliyor musunuz?
- Geçen yıl çalıştığınız bir firmanın tercihlerine ve yetkililerine bir dakikada ulaşabiliyor musunuz?
- Müşteriye giden son teklif sürümünü kanıtlayabilecek bir kayıt var mı?
Sık sorulan sorular
MICE talep yönetimi nedir ve acentelere ne sağlar?
MICE; toplantı, teşvik, konferans ve etkinlik organizasyonlarının talebini, tedarikçi tekliflerini ve onay aşamalarını tek yerden yöneten sistemdir. Acentede dosya mail zincirinden çıkar, her talebin aşaması ve sorumlusu görünür olur.
Firma 200 kişilik toplantı istiyor ama biz her şeyi mailden yürütüyoruz, nereden başlamalıyız?
İlk adım, kurumsal talebin hep aynı bilgilerle gelmesini sağlayan bir talep formu ve taleplerin ortak bir listeye düşmesidir. Sonraki adımda aşamalı talep kartları ve teklif karşılaştırma paneli eklenebilir. Hangi sırayla ilerleyeceğiniz 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede belirlenir.
Tedarikçi teklifleri panele otomatik mi gelir?
Kapsam, çalıştığınız tedarikçilerin teklif biçimine ve entegrasyon imkânına göre değişir. Bazı tedarikçilerde teklifler panele elle ya da dosyadan girilir, bazılarında doğrudan veri akışı kurulabilir. Hangisinin mümkün olduğu görüşmede netleşir.
Kurumsal müşterilerin kişisel verileri panelde nasıl korunur?
Katılımcı listeleri, pasaport ve kimlik bilgileri kişisel veridir ve KVKK kapsamında işlenir. Panelde erişim yetkileri kullanıcı bazında ayarlanır; hangi verinin ne kadar süre tutulacağına acente ve hukuk danışmanı karar verir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Acente & turizm sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.