Seyahat Acentesi Teklif Programı: Otel ve Transfer Fiyatını Word’de Toplamayın

Bu sorunu tanıyor musunuz?

“Otel ve transfer fiyatını toplayıp Word'de teklif yazıyoruz.”

“Müşteri bir alternatif isteyince baştan hesaplıyoruz.”

Acente & turizm sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.

• Bir teklif için otel, transfer, rehber ve aktivite fiyatları farklı kaynaklardan elle toplanıyor ve toplam hesap makinesiyle çıkarılıyor.
• Her danışman kendi Word şablonunu kullanıyor; teklifin görünümü, dili ve eklenen koşullar kişiden kişiye değişiyor.
• Döviz bazlı fiyatlar kur değiştikçe elle güncelleniyor; teklif geçerlilik tarihi yazılmadığı için eski rakamla karşılaşan müşteriyle tartışma çıkıyor.
• Aynı müşteri için üç alternatif hazırlamak neredeyse üç ayrı iş demek; bir değişiklik tüm dosyalarda elle düzeltiliyor.
• Yabancı müşteri için İngilizce teklif ayrıca, çoğu zaman çeviri uygulamasıyla ve yarım yamalak hazırlanıyor.
• Gönderilmiş tekliflerin hangi sürümünün müşteriye gittiği bir klasörde “teklif-son-son2” gibi dosya adlarında kayboluyor.

Asıl sebep

Teklif yazma işi aslında üç ayrı iş: fiyat toplamak, toplamı hesaplamak ve bunu müşterinin okuyacağı biçime dökmek. Acentelerin çoğunda bu üçü de elle yapılıyor, çünkü fiyatlar tek bir yerde durmuyor. Otel fiyatı toptancı ya da bedbank (otel odalarını toplu satan aracı platform) ekranında, transfer ve rehber fiyatı tedarikçinin mesajında, kendi marjınız ise danışmanın aklında ya da başka bir tabloda.

Şablonun olmaması ikinci sebep. Word dosyası bir şablon gibi duruyor ama içine her seferinde metin, tarih, kur ve koşul elle girildiği için tutarlılığı garanti eden bir mekanizma yok. Bir danışman iptal koşulunu unutuyor, bir diğeri kur geçerlilik süresini yazmıyor; ortaya çıkan fark, müşteri açısından acentenin ciddiyeti hakkında bir ipucu haline geliyor.

Üçüncü sebep, döviz ve çok dil. Yurt dışı turlarda ve inbound taleplerde fiyat dövizle geliyor, müşteri ise başka bir para biriminde ya da dilde teklif bekliyor. Kuru her teklifte elle hesaplamak hem zaman alıyor hem hata riski taşıyor. Hesabın otomatik yapılmadığı yerde kur farkı tartışması da kaçınılmaz oluyor.

Çözülmezse ne olur?

Teklifin geç gitmesi, rakip bir acenteye daha önce ulaşmış müşteriyi kaybetmek demek. Müşteri çoğunlukla ilk teklifi gönderen kadar hızlı ve düzenli olan acenteyi ciddiye alıyor. Danışman gün boyunca teklif hazırlamakla uğraştığında ise yeni gelen talepler sıra bekliyor.

Hata bedeli de var. Elle toplanan bir rakamdaki yanlışlık, aracı otel fiyatının eski güncellemeyle yazılması ya da transfer eklenmeyi unutulması, satış sonrasında acentenin kendi cebinden karşıladığı bir fark olarak geri dönüyor. Ekip büyüdükçe bu risk daha az görünür ve daha pahalı oluyor.

Çözüm yolu

Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.

İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.

Fietto bu işi nasıl yürütür?

Kendinize sorun

Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.

• Son gönderdiğiniz teklifi hazırlamak kaç kişinin ve kaç saatin işiydi?
• Bir müşteri alternatif istediğinde tekliflerin baştan mı hazırlanıyor?
• Tüm danışmanların gönderdiği tekliflerin görünümü ve koşulları aynı mı?
• Döviz bazlı bir teklifin hangi kurla hesaplandığı müşteriye yazılı gidiyor mu?
• Yabancı müşteriye teklif gönderirken ayrı bir İngilizce şablonunuz var mı?
• Geçen aydan bir teklifin son sürümünü iki dakikada bulabilir misiniz?

Sık sorulan sorular