Dijital İş Emri ve Araç Geçmişi: Kağıttaki Servis Kayıtlarını Plakaya Bağlamak

Bu sorunu tanıyor musunuz?

“Bu araca geçen sefer ne yaptık bulamıyoruz.”

“Faturada işçilik unutuldu.”

Otomotiv sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.

• İş emirleri kağıt formda yazılıyor ve gün sonunda ayrı bir kişi bunları faturaya çeviriyor.
• Aynı araç ikinci kez geldiğinde önceki işlem için klasör karıştırmak ya da ustaya sormak gerekiyor.
• Fatura kesilirken işçilik kalemi ya da küçük bir parça unutulabiliyor.
• Kağıt iş emrinin okunmayan el yazısı yüzünden parça kodu yanlış yorumlanabiliyor.
• Hangi ustanın hangi işi ne kadar sürede bitirdiği hiçbir yerde görünmüyor.
• Müşteri “geçen sefer ne yapmıştınız” diye sorduğunda cevap vermek dakikalar alıyor.

Asıl sebep

Kağıt iş emri hızlı ve esnek olduğu için uzun süre işe yarar. Ustanın elinde kalem, üzerinde yağ varken yazmak, bilgisayar ekranından kolaydır. Sorun, kağıdın bir kez yazıldıktan sonra tekrar kullanılamamasıdır. Aracın geçmişi, bir sonraki gelişte kağıt arşivinden bulunacaksa, çoğu zaman bulunmaz ve işlem baştan tahmin edilir.

İkinci sebep, iş emri ile fatura arasındaki elle aktarım. Kağıttaki kalemler başka bir kişi tarafından yeniden yazıldığında, her aktarım bir hata fırsatı oluşturur. İşçilik süresi, ek parça ya da yapılan küçük işlem bu geçişte kolayca düşer. Fatura ile iş emri tutmadığında da müşteriyle konuşmak gerekir.

Üçüncü sebep, kaydın plakaya değil kişiye ya da dosyaya bağlı olması. Müşteri aracını değiştirdiğinde, ikinci aracı getirdiğinde ya da eşi geldiğinde geçmiş farklı isimlerle yazılmış olabilir. Plaka ve şasi no (VIN) esasına dayalı bir kayıt olmadığında araç geçmişi de dağınık kalıyor.

Kağıdın bir başka yönü de ölçülememesidir. Hangi işin kaç saat sürdüğü, hangi ustanın hangi işte hızlı olduğu, hangi parçanın sık değiştiği kağıt yığınının içinde kalır. Servis sahibi yoğun bir ayın sonunda “bu ay ne kadar iş yaptık” diye sorduğunda cevap, tek tek iş emirleri açılarak elle toplanır. Bilgi vardır ama kullanılamayacak biçimde saklanmıştır; sistem tam da bu bilgiyi kullanılır hale getirir.

Çözülmezse ne olur?

Faturaya girmeyen her işçilik ve parça, doğrudan servisin kaybıdır. Tek tek küçük görünse de bir yıl boyunca tekrarlandığında ciddi bir sessiz kayıp oluşturur. Geçmişi bulunamayan araç ise hem müşteriyi memnun etmez hem de tanıyı uzatır.

Bir de ilişki bedeli var: müşteri servisin kendi aracını tanıdığını hissettiğinde geri gelir. Geçmişi bilinmeyen araçta her ziyaret ilk ziyaret gibi başlar.

Çözüm yolu

Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.

İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.

Fietto bu işi nasıl yürütür?

Kendinize sorun

Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.

• Bir aracın son üç işlemini kaç dakikada bulabiliyorsunuz?
• İş emri ile fatura kalemleri kaç kez elle yeniden yazılıyor?
• Son bir ayda faturaya geçmeyen bir işçilik ya da parça oldu mu?
• Aynı müşterinin iki aracı kayıtta nasıl ayrılıyor?
• Ustalarınızın iş emrini telefondan doldurması mümkün mü?

Sık sorulan sorular