Otelde Grup, Toplantı ve Düğün Talepleri Kaçıyor: Teklif ve Ön Talep Sistemi

Bu sorunu tanıyor musunuz?

“Toplantı teklifi Excel'de iki gün sürüyor.”

“Düğün için sordular, bir daha dönmediler.”

Otel sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.

• Gelen talepte kişi sayısı, tarih, salon düzeni ya da konaklama ihtiyacı eksik olduğu için ilk yanıt “detay alabilir miyiz” cümlesiyle başlıyor.
• Teklif her seferinde farklı bir dosyadan kopyalanıyor; oda, salon, kahve molası ve yemek kalemleri elle yeniden toplanıyor.
• Opsiyona alınan tarihin ne zaman bittiğini kimse hatırlamıyor, süre dolunca salon boşuna bekliyor ya da yanlışlıkla iki gruba söz veriliyor.
• Satış, resepsiyon ve yiyecek-içecek departmanı salonun müsait olup olmadığını üç ayrı yerden öğreniyor.
• Hangi talebin teklife dönüştüğü, hangisinin neden kaybedildiği hiçbir yerde yazılı değil.
• Düğün ve toplantı soruları sosyal medya mesajından, formdan ve telefondan geliyor ama aynı listede toplanmıyor.

Asıl sebep

Grup ve etkinlik satışı, bireysel rezervasyondan farklı bir süreçtir. Tek bir odanın fiyatını söylemek yeterli olmaz; oda bloğu, salon düzeni (tiyatro, sınıf, U ya da kokteyl), ekipman, kahve molası, öğle yemeği, akşam organizasyonu ve bazen transfer birlikte teklif edilir. Bu kalemler çoğu otelde ayrı belgelerde durduğu için her teklif sıfırdan bir derleme işine dönüşür ve satış müdürünün masasında beklemeye başlar.

İkinci sebep, ön talebin yapılandırılmamış gelmesi. Müşteri “bir toplantı yapmak istiyoruz” yazar, kişi sayısını ya da gece sayısını yazmaz. Her eksik bilgi için bir tur yazışma gerekir ve bu turların her biri, müşterinin başka otellerden gelen yanıtlarla karşılaştırma yaptığı bir zaman penceresi açar. Etkinlik planlayıcıları genellikle aynı anda birkaç otele sorar; ilk eksiksiz teklifi veren otel konuşmaya önde başlar.

Üçüncü sebep, takibin kişiye bağlı olması. Opsiyon tarihleri, “bir hafta sonra arayalım” notları ve salon rezervasyonları bir kişinin hafızasında ya da defterinde durduğunda, o kişi izne çıktığında ya da sezon yoğunlaştığında süreç sessizce durur. Talep kaybolmaz, yalnızca kimsenin sahiplenmediği bir listeye düşer.

Çözülmezse ne olur?

Grup talebi kaçtığında kaybedilen şey bir gecelik gelir olmaz. Bir toplantı grubu birkaç gün boyunca oda, salon ve yiyecek-içecek kalemlerini birlikte satın alır; üstelik omuz sezon gibi bireysel talebin zayıf olduğu dönemlerde odaları dolduran çoğunlukla bu gruplardır. Her kaçan teklif, boş kalan bir sezon dönemi anlamına gelebilir.

Görünmeyen bedel ise süreç bilgisinin kaybolması. Hangi taleplerin neden kaybedildiğini bilmeyen bir otel, fiyatını, salon düzenini ya da yanıt hızını iyileştiremez. Düğün müşterisi için ise ilk izlenim çoğu zaman teklifin kendisinden önce, yanıtın ne kadar çabuk ve düzenli geldiğiyle oluşur.

Çözüm yolu

Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.

İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Kurumsal Web.

Fietto bu işi nasıl yürütür?

Kendinize sorun

Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.

• Gelen bir grup talebine ilk eksiksiz teklifi ortalama kaç saatte ya da günde gönderebiliyorsunuz?
• Şu an opsiyonda bekleyen tarihlerin bitiş günlerini tek bir yerden görebiliyor musunuz?
• Düğün ve toplantı soruları e-posta, form, telefon ve sosyal medyadan geldiğinde hepsi aynı listeye düşüyor mu?
• Son bir sezonda teklif verip dönüş alamadığınız grupların listesi ve sebepleri elinizde var mı?
• Salon takvimine satış ve resepsiyon aynı anda erişebiliyor mu?
• Teklif şablonunuzu yabancı bir etkinlik planlayıcıya ikinci dilde hızlıca gönderebiliyor musunuz?

Sık sorulan sorular