Satış Ofisi Ziyaretçi Takibi: Hafta Sonu Gelenleri Kağıttan Kurtarıp Geri Aramaya Çevirin
Cumartesi öğleden sonra satış ofisi dolar: maket başında bekleyenler, kat planına bakan aileler, kapıdan giren yatırımcılar. Pazartesi sabahı elinizde bir ziyaretçi defteri, iki üç kartvizit ve danışmanların hatırladıkları kalır. Satış ofisi ziyaretçi takibi kağıtta yürüdüğünde, projeye en yakınlaşmış insanlar bile ertesi hafta kimsenin aramadığı bir listeye dönüşebilir. Bu sayfa, ofise gelen herkesi kayıt altına alıp geri aramaya çevirmenin düzenini anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Hafta sonu 40 kişi geldi, kimlerdi bilmiyoruz.”
“Defterde isim var ama kim hangi daireye bakmıştı, kimse hatırlamıyor.”
Emlak & inşaat sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Ziyaretçi defteri okunaksız; telefon numaraları eksik ya da yanlış yazılmış.
- Aynı kişiyi iki farklı danışman arıyor ya da hiçbiri aramıyor, çünkü kimin kiminle ilgilendiği kayıtlı değil.
- Ziyaretçinin hangi daire tipine baktığı, nasıl bir ödeme planı konuştuğu görüşmeden sonra unutuluyor.
- Lansman ya da hafta sonu yoğunluğunda kayıt alınmıyor; danışmanlar önce müşteriyle ilgilenip kaydı sonraya bırakıyor.
- Ofise gelenlerin projeyi nereden duyduğu, yani reklamdan mı, tabeladan mı, tavsiyeden mi geldiği bilinmiyor.
- Satış toplantısında “kaç kişi geldi, kaçını aradık” sorusuna her kişi farklı bir sayı söylüyor.
Asıl sebep
Satış ofisi bir mağaza gibi düşünülmeden kurulur; çoğu zaman şantiyenin yanında, maketin ve kat planlarının bulunduğu bir mekândır. Orada ilk öncelik müşteriye projeyi anlatmaktır, kayıt almak ikinci planda kalır. Danışmanın elinde ya defter ya da telefonunun rehberi vardır. Ziyaretçi sayısı arttıkça bu düzen sessizce çöker: kayıt alınamayan kişi, takip edilemeyen kişi demektir.
İkinci sebep, ziyaretin yalnızca bir isim ve numaraya indirgenmesi. Bir ziyaretçi için asıl değerli bilgi; hangi bağımsız bölümle ilgilendiği, ön satış mı yoksa daha ileri bir aşama mı sorduğu, kendisi için mi yatırım için mi baktığı ve ne zaman karar vereceğidir. Bunlar defterde yer almadığı için geri aramada danışman yine sıfırdan başlıyor ve müşteri “ben size ne anlatmıştım” duygusunu yaşıyor.
Üçüncü sebep ise kaynak bilgisinin kaybolması. Reklam, sosyal medya, yerel arama, tabela ve tavsiye aynı kapıdan girer. Ziyaretçi kayıt formunda “bizi nereden duydunuz” sorusu yoksa, hangi tanıtım kanalının ofisi doldurduğu da bilinemez. Bu da bir sonraki lansmanın bütçesini tahminle planlamak anlamına gelir.
Çözülmezse ne olur?
En çok kaybedilen şey, projeye en yakın insanlardır. Ofise kadar gelmiş, maketi görmüş, kat planını incelemiş bir ziyaretçi, ilk telefon çağrısını almadığı için karar sürecini başka bir projeyle sürdürebilir. Bunu kimse fark etmez, çünkü kayıtta o kişi hiç yoktur.
Aynı zamanda satış ekibinin içinde de sürtünme çıkar. Hangi müşterinin kime ait olduğu belli olmadığı için danışmanlar arasında “bu benim müşterimdi” tartışmaları yaşanır, ekip yöneticisi ise hangi danışmanın kaç görüşme yaptığını net göremez.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: tabletle ziyaretçi kayıt formu
İlk adımda kağıdın yerine, ofis girişinde duran ya da danışmanın elinde taşıdığı bir kayıt formu konur. Amaç karmaşık bir program kurmak değil, hafta sonu gelen kimsenin kayıt dışında kalmamasıdır.
- Kısa, dokunmatik dostu formAd, telefon, ilgilenilen daire tipi, projeyi nereden duyduğu ve bir kısa not alanı yeterlidir. Form, telefon ya da tablet ekranında birkaç dokunuşla doldurulacak kadar sade tutulur; ziyaretçi yoğunken bile kayıt atlanmaz.
- Aydınlatma metni ve iletişim izniKayıt anında kişisel verinin neden alındığı kısaca anlatılır. Ziyaret sonrası kampanya niteliğindeki mesajlar için ayrıca izin alınır; izin vermeyen kişiye ticari ileti gönderilmez. Metinlerin son hali için KVKK uyumunu hukuk danışmanınızla teyit etmeniz gerekir.
- Kayıtların tek listede toplanmasıForm her kaydı tek bir listeye yazar. Pazartesi sabahı satış sorumlusu, hafta sonu gelen herkesi tarih, daire tipi ve kaynakla birlikte tek ekranda görür.
Kapsamlı çözüm: satış ofisi CRM’i ve geri arama planı
Kayıt düzeni oturduğunda ikinci aşama, ziyaretçinin sonraki adımlarını yönetmek olur. Kapsamlı çözümde ofisten gelen her kayıt, takip edilecek bir fırsata dönüşür.
- Danışmana atama ve görüşme geçmişiHer ziyaretçi bir danışmana bağlanır; yapılan görüşme, konuşulan daire ve verilen söz kayda eklenir. Aynı kişiyi iki danışman aramaz, danışman değişse bile geçmiş kayıtta durur.
- Geri arama planı ve hatırlatmaZiyaretten sonraki ilk arama için bir hatırlatma oluşur; görüşme sonucuna göre bir sonraki adım planlanır. Aranmamış kayıtlar liste başında görünür ve ekip yöneticisi hangi kaydın beklediğini tek bakışta görür.
- Daire durumuyla bağlantıZiyaretçinin ilgilendiği bağımsız bölüm satıldığında ya da opsiyonlandığında kayıt bundan haberdar olur. Danışman, artık müsait olmayan bir daire için arama yapmaz; müşteriye benzer bir seçenek sunar.
- Kaynak ve ziyaret raporuHangi haftada kaç kişi geldiği, kaçının aranıp randevuya döndüğü ve hangi tanıtım kanalından geldikleri raporlanır. Bir sonraki lansman, elinizdeki gerçek kayda bakılarak planlanır.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Geçen hafta sonu ofise kaç kişi geldiğini, defterden değil bir kayıttan söyleyebiliyor musunuz?
- Ziyaretçinin hangi daire tipine baktığı, görüşmeden sonra yazılı bir yerde duruyor mu?
- Ofise gelen biri için ilk geri arama kim tarafından, ne zaman yapılıyor?
- Aynı kişiyi iki danışmanın aradığı oldu mu?
- Ziyaretçilerin projeyi nereden duyduğunu hangi kayıttan öğreniyorsunuz?
- Ziyaretçiden aldığınız telefon numarası için aydınlatma ve iletişim izni nasıl alınıyor?
Sık sorulan sorular
Satış ofisi ziyaretçi takibi nasıl yapılır?
Ofise girenlerin adı, telefonu, ilgilendiği daire tipi ve bizi nereden duydukları kısa bir formla kayda alınır. Kayıtlar tek listede toplanır, her ziyaretçi bir danışmana bağlanır ve geri arama için hatırlatma oluşturulur.
Hafta sonu 40 kişi geliyor ama kimlerdi bilmiyoruz, ilk adım ne olmalı?
Kağıt defterin yerine dokunmatik bir kayıt formu koymak ilk adımdır. Form üç dört alandan oluştuğunda yoğun günde bile doldurulur; ertesi gün de hangi kişiyle ilgilenileceği net olur.
Ziyaretçi bilgisi için KVKK açısından ne gerekir?
Kişisel veri alınırken amacı anlatan bir aydınlatma metni gösterilir. Kampanya niteliğindeki mesajlar için ayrıca iletişim izni gerekir. Metinlerin son halini hukuk danışmanınızla teyit etmeniz önerilir.
Danışmanlar yeni bir program kullanmak istemezse ne olur?
Kayıt, telefonda ya da tablette birkaç dokunuşla alınacak sadelikte kurulur. Önce ekibin bugün nasıl çalıştığına bakılır, sistem o akışın içine yerleştirilir; ek bir yük getirmeyecek biçimde tasarlanır.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Emlak & inşaat sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.