Emlak Portföy ve Müşteri Eşleştirme: Yeni İlanı Doğru Alıcıya Otomatik Ulaştırmak
Ofise yeni bir daire girdiğinde ilk iş, aklınızdan geçmek: hangi müşteri iki odalı, asansörlü, belirli bir bölgede bir şey arıyordu? Deneyimli danışmanda bu hafıza işe yarıyor, ama portföy ve müşteri sayısı arttıkça eşleştirme şansa kalıyor. Emlak portföy müşteri eşleştirme sistemi, bu işi danışmanın hafızasından ofisin kaydına taşıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Yeni ilan hangi müşteriye uyar, aklımdan geçiriyorum.”
“Üç ay önce arayan müşteriye uygun daire gelmiş, ona haber vermeyi hiç düşünmedik.”
Emlak & inşaat sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Yeni portföy girdiğinde müşterilere haber vermek tamamen danışmanın o gün aklına gelip gelmemesine bağlı.
- Müşterinin aradığı özellikler (oda sayısı, bölge, kat, bütçe) kayıt değil, konuşma ve not olarak duruyor.
- İki danışman aynı müşteriye farklı zamanlarda aynı daireyi gösteriyor ya da hiç göstermiyor.
- Satılan veya kiralanan müşteri talebi kapatılmıyor; aylar sonra hâlâ aktifmiş gibi arama yapılıyor.
- Portföyde duran bir daire, onu ararken başka ofise giden bir müşteriyle aynı ofis içinde hiç buluşmuyor.
Asıl sebep
Eşleştirme eskiden de elle yapılırdı ve ofisin yıllar içinde bilgi biriktiren danışmanı bunu iyi yapardı. Sorun, bilginin kişiye bağlı kalması. Portföy bir listede, müşteriler ise danışmanların telefonlarında ve defterlerinde durunca iki tarafı birleştirecek tek yer danışmanın kafası oluyor. O da yoğun gününde bir iki ismi hatırlayabiliyor.
İkinci sebep, arayanın aradığının veri olarak kayda geçmemesi. “Üç artı bir, merkezde, bütçem şu civarda” cümlesi telefonda söyleniyor ama bütçe aralığı, oda sayısı, bölge, kat, ısınma, otopark gibi alanlara ayrılmıyor. Alanlara ayrılmayan bilgi sorgulanamıyor; sorgulanamayan bilgi eşleşme üretemiyor.
Üçüncü sebep, kapanan taleplerin düzenli işaretlenmemesi. Almış ya da vazgeçmiş müşteri listeden çıkarılmadığı için eşleşme listesi kalabalıklaşıyor; danışman da bunu görünce sistemi bırakıp yine hafızasına dönüyor. Güncel olmayan kayıt, hiç kayıt olmaması kadar güvensiz bir araç haline geliyor.
Çözülmezse ne olur?
Bu işin bedeli çoğu zaman görünmüyor: haber verilmediği için hiç olmamış bir gösterim, hiç görülmemiş bir daire. Ofis bunu fark etmediği için kaybı da hesaplayamıyor. Oysa portföy ile arayan zaten ofisin içinde bulunuyor; buluşturacak bir ara halka eksik.
Danışman ayrılığı bu kaybı büyütüyor. Eşleştirme hafızası ayrılan kişiyle birlikte gittiğinde, yeni danışman müşterinin ne aradığını sıfırdan öğrenmek zorunda kalıyor ve müşteri aynı soruları ikinci kez yanıtlamak istemiyor.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: arayan kriter formu
Eşleştirmenin temeli, arayanın ne aradığının veri olarak kaydedilmesi. Bunun için karmaşık bir sisteme gerek yok; kısa ve düzenli bir kriter formu işe başlamaya yeter.
- Kriter alanlarını belirlemekSatılık ya da kiralık, bölge ve mahalle, oda sayısı, bütçe aralığı, kat tercihi ve ofisin önemli bulduğu birkaç ek özellik (otopark, asansör, site içi gibi) alan olarak tanımlanır.
- Her arayanın kriterini kaydetmekDanışman görüşme sırasında ya da hemen sonrasında kriteri telefondan girer. Eşleşme kuralı basit tutulur ve ofis, kriteri neyin “yakın” sayılacağına kendisi karar verir.
- Yeni ilan girerken uygun müşterileri listelemekPanele yeni portföy kaydedildiğinde sistem, kriteri uyan kayıtlı müşterileri listeler. Danışman listeye bakar, kimi arayacağına kendisi karar verir.
Kapsamlı çözüm: portföy ve müşteri otomatik eşleştirme ile bildirim
Kriterler toplandıktan sonra ofis, eşleştirmeyi kendiliğinden çalışan bir akışa çevirebilir. Danışman için amaç, hatırlamak zorunda olmamak.
- İki yönlü otomatik eşleştirmeYeni portföy geldiğinde uygun müşteriler, yeni müşteri kaydedildiğinde de uygun portföy önerilir. Eşleşme puanı, kriterin ne kadarının karşılandığını gösterir.
- Danışmana anlık bildirimEşleşme bulunduğunda ilgili danışmana bildirim düşer; “şu müşteriyi ara, şu daire uyuyor” notu ekranda hazırdır. İzlenmeyen eşleşme yöneticiye hatırlatılır.
- Müşteriye izinli bilgilendirmeMüşteri ile bildirim yoluyla iletişim, ticari ileti sayılıyorsa İYS onayına ve KVKK kurallarına uygun yürütülür. İzni olmayan kişiye otomatik mesaj gönderilmez, danışman kendi aramasını yapar.
- Taleplerin yaşam döngüsüAlım yapan, vazgeçen ya da yanıt vermeyen müşteri talebi kapatılır veya beklemeye alınır. Eşleştirme listesi güncel kaldıkça danışmanlar sisteme güvenir.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Yeni bir portföy girdiğinde bugün kaç müşteriye haber verdiğinizi biliyor musunuz?
- Müşterinin aradığı oda sayısı, bölge ve bütçe bir yerde alan olarak kayıtlı mı?
- Üç ay önce arayan bir müşterinin kriterine uygun yeni portföyü bulabilir misiniz?
- Kapanan ya da vazgeçilen talepleri düzenli olarak işaretliyor musunuz?
- Danışman ayrıldığında müşterilerinin arama kriterleri ofiste kalıyor mu?
Sık sorulan sorular
Emlak portföy müşteri eşleştirme sistemi nasıl çalışır?
Arayanın kriterleri (bölge, oda sayısı, bütçe aralığı gibi) kayıtlı alanlar olarak saklanır. Yeni portföy girildiğinde sistem bu kayıtlarla karşılaştırır ve uyan müşterileri danışmana listeler. Aynı mantık ters yönde de çalışır: yeni müşteri geldiğinde uygun portföy önerilir.
Eşleştirmede müşteriye otomatik mesaj gönderilir mi?
Bu ofisin tercihine ve müşterinin iznine bağlı. Ticari ileti niteliğinde otomatik mesajlar İYS izni gerektirir. Çoğu ofis için güvenli yol, eşleşmeyi danışmana bildirmek ve müşteriyi danışmanın aramasıdır; ileti yolu açılacaksa izin kaydıyla birlikte kurulur.
Müşteri kriterlerini sürekli güncel tutmak zor olmaz mı?
Kayıt telefondan birkaç dokunuşla yapıldığında zor olmuyor. Kapanan talebin işaretlenmesi ve belirli bir süre sonra “hâlâ arıyor musunuz” hatırlatması da listeyi güncel tutar.
Eşleştirme sistemi kurulumu ne kadar sürer?
Süre portföy ve müşteri kayıt sayısına, alan sayısına ve bildirim kapsamına göre değişir. Takvim, 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede netleşir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Emlak & inşaat sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.