Psikolog ve Diyetisyen İçin Online Seans, Ödeme ve Gizlilik: Danışan Paneli ve Seans Takvimi
Psikolog ve diyetisyenler için randevu sıklıkla Instagram mesajıyla başlar, ödeme havale ile gelir ve online seans bağlantısı elle gönderilir. Her adım ayrı bir yerde olduğu için hem takip hem de gizlilik zorlaşır. Bu sayfa, psikolog seans takip programı ve danışan paneli kurmanın yolunu anlatıyor: randevu talebi, paket takibi, ödeme durumu ve bağlantı bir arada, danışan notları ise yalnızca uzmanın görebileceği bir alanda.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“DM’den randevu istiyorlar, gizlilik açısından rahatsızım.”
“Paket seans ödemelerini takip edemiyorum.”
Sağlık & klinik sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Randevu talepleri Instagram DM’inden ya da kişisel WhatsApp’tan geliyor.
- Paket seanslarda kaç seansın kullanıldığı ve kaçının kaldığı not defterinde duruyor.
- Ödeme durumu banka hareketlerinden elle eşleştiriliyor.
- Online seans bağlantısı her seferinde elle gönderiliyor, bazen geç kalınıyor.
- Danışan notları dağınık dosyalarda ya da telefonda tutuluyor.
- Seans iptali ve erteleme kararı mesaj trafiğine dönüşüyor.
Asıl sebep
Bireysel uzmanlar için araçlar çoğunlukla ihtiyaç doğdukça eklenir. İlk danışan DM ile gelir, ilk ödeme havale ile yapılır, ilk online seans bir görüntülü görüşme bağlantısıyla yürür. Bu yöntemler küçük bir danışan sayısında işe yarar, ama sayı arttıkça kayıtların hiçbiri diğeriyle konuşmaz.
Gizlilik tarafında endişe haklıdır. Psikolog ve diyetisyen için danışan bilgisi, seans içeriği ve sağlık verisi özel nitelikli kişisel veri kapsamındadır. Randevu bilgisinin kişisel mesajlaşma uygulamalarında kalması, danışanın kimliğinin ve seans zamanının üçüncü kişilere açılmasına yol açabilir. Kişisel telefonun kaybolması ya da paylaşılması bütün geçmişi riske atar.
Paket seans ve ödeme takibi ise ayrı bir iş yüküdür. Paketin kaçıncı seansı olduğu, hangi seansın ödendiği ve hangisinin beklediği bir tabloda tutulduğunda her güncelleme manuel yapılır. Hata ihtimali yükselir ve uzman seansa odaklanmak yerine muhasebe takibiyle uğraşır.
Çözülmezse ne olur?
Dağınık kayıt, uzmanın vaktini seansa değil idari işe harcatır. Paket takibi yanlış yapıldığında danışanla ödeme konusunda tatsız bir konuşma gerekebilir; bu da terapötik ilişkiyi ve güveni zedeler.
Gizlilik açısından ise küçük görünen bir alışkanlık büyük bir sorun yaratabilir. Danışan notlarının veya randevu yazışmalarının yanlış kişide görünmesi geri dönüşü zor bir güven kaybı demektir.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: site, randevu talebi ve KVKK bağlantılı form
İlk aşamada randevu talepleri DM’den çıkarılıp gizliliğe daha uygun bir kanala alınır.
- Bilgilendirici siteUzmanın eğitimi, çalışma alanı, seans biçimleri ve randevu adımları site üzerinde anlatılır. Metinler bilgilendirme çizgisinde kalır ve sonuç vaadi içermez.
- Randevu talep formuFormda ad, iletişim ve tercih edilen zaman istenir; şikâyet ya da sağlık ayrıntısı sorulmaz. Detaylar ilk görüşmede alınır.
- KVKK bağlantısıForma kliniğin ya da uzmanın hukukçusunun hazırladığı aydınlatma metni bağlanır. Fietto bu metni düzenlemez, yalnızca doğru yerde göstermeyi sağlar.
Kapsamlı çözüm: seans takvimi, paket ve ödeme takibi, danışan paneli
Bu aşamada uzmanın günlük işi tek panelde toplanır; danışan notları yalnızca ona açılır.
- Seans takvimi ve paket takibiHer danışan için paket tanımlanır; kullanılan ve kalan seans otomatik izlenir. İptal ve erteleme kuralları panelde görünür.
- Ödeme durumuSeans ve paket için ödemenin alınıp alınmadığı kayıtlanır. Gerekirse muhasebe ve e-fatura entegrasyonu eklenir.
- Online seans bağlantısıSeans zamanı geldiğinde bağlantı danışana otomatik iletilir. Elle gönderme ve unutma ihtimali ortadan kalkar.
- Yalnızca uzmanın gördüğü notlarDanışan notları ayrı yetkiyle korunur ve yalnızca uzman görür. Asistan ya da sekreter varsa randevuyu görür, notları göremez.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Kurumsal Web.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Randevu talepleriniz şu an hangi kanallardan geliyor?
- Bir danışanın kaç seansı kaldığını anında söyleyebiliyor musunuz?
- Ödeme durumunu banka hareketleriyle elle mi eşleştiriyorsunuz?
- Online seans bağlantısını her seferinde elle mi gönderiyorsunuz?
- Danışan notları yalnızca sizin erişebildiğiniz bir yerde mi duruyor?
- Randevu formunuz gereksiz sağlık bilgisi topluyor mu?
Sık sorulan sorular
Psikolog için seans takip programı neler içerir?
Randevu takvimi, paket seans takibi, ödeme durumu ve online seans bağlantısının iletimi tek panelde yer alır. Danışan notları yalnızca uzmanın erişebildiği bir alanda tutulur.
DM’den randevu almak gizlilik açısından sorun mu?
Kişisel mesajlaşma uygulamalarında kimlik ve randevu bilgisi üçüncü kişilere açılabilir. Randevu talebini forma almak, istenen bilgiyi azaltır ve kayıt düzenini sağlar. Hukuki değerlendirme için hukukçunuza danışın.
Diyetisyen için paket seans ve ödeme takibi nasıl yapılır?
Her danışana paket tanımlanır, kullanılan ve kalan seans otomatik izlenir. Ödeme durumu da aynı kayıtta tutulur; gerekirse muhasebe entegrasyonu eklenir.
Kurulum süre ve kapsamı nasıl belirlenir?
Danışan sayısı, seans biçimi ve istenen modüllere göre değişir. 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede netleşir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Sağlık & klinik sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.