Klinik Randevuları Her Kanaldan Geliyor: Online Randevu Sistemiyle Tek Takvim

Bu sorunu tanıyor musunuz?

“Aynı saate iki hasta yazdığımız oluyor.”

“Gece 11’de randevu mesajı geliyor, kişisel numaram herkeste.”

Sağlık & klinik sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.

• Aynı saate iki farklı kanaldan iki hasta yazılıyor ve biri sonradan arayıp ertelenmek zorunda kalıyor.
• Randevu defteri, telefondaki not ve WhatsApp yazışması birbirini tutmuyor.
• Hekimin ya da sekreterin kişisel numarası hastaların elinde; mesajlar mesai saatinin çok dışında geliyor.
• Hangi hekimin hangi gün dolu olduğunu görmek için birine sormak gerekiyor.
• Tatil, kongre veya izin günleri takvime geç işleniyor, hasta kapıdan dönüyor.

Asıl sebep

Randevunun dağılmasının nedeni genellikle bir yazılım eksikliğinden önce, tek bir kayıt noktasının hiç belirlenmemiş olması. Hasta kime ulaşırsa ona yazıyor: kimi telefonla arıyor, kimi Instagram’dan mesaj bırakıyor, kimi eski hastanın WhatsApp’ına düşüyor. Her kanalı ayrı bir kişi izliyor ve takvim çoğu zaman o kişinin defterinde ya da kafasında duruyor.

İkinci neden, kaynakların hekim, koltuk ve oda gibi birbirine bağlı olması. Diş kliniğinde bir işlem hem hekimi hem de üniteyi, bazen asistanı aynı anda gerektirir. Basit bir defter bu bağımlılığı göstermez; bu yüzden ilk bakışta boş görünen saat gerçekte doludur.

Üçüncü neden kişisel numaraların kurumsal hat gibi kullanılması. Başlangıçta pratik görünen bu yöntem, klinik büyüdükçe mahremiyet ve süreklilik sorununa dönüşür. Sekreter değişince hasta geçmişi de telefonla birlikte gider. Muayenehane ve poliklinik ölçeğinde bu durum çoğu zaman fark edilmez; ilk sorun çıktığında, yani iki hasta kapıda karşılaştığında ya da önemli bir telefon kaybolduğunda belli olur. Çözüm, kişileri değiştirmek yerine kaydın yaşadığı yeri değiştirmektir.

Çözülmezse ne olur?

Çift randevunun hastaya bedeli bekleme ve güven kaybıdır; kliniğe bedeli ise iptal edilen saatin boş kalması ve ekibin telefon trafiğiyle geçen mesaisidir. Gece gelen mesajlara sabah dönüldüğünde hasta çoğu zaman başka bir kliniğe gitmiş olur.

Kişisel numaranın yaygınlaşması ise ayrı bir yük bindirir: tatilde, yemekte, akşam saatlerinde bile randevu işi sizi bulur. Bu, ekibin tükenmesine ve hata yapma ihtimalinin artmasına yol açar. Kayıt tek yerde olmadığında bir randevunun iptal edilip edilmediği, kimin tarafından ertelendiği ve hastaya ne söylendiği de sonradan izlenemez; bir anlaşmazlıkta elde sadece hatıra kalır.

Çözüm yolu

Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.

İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Kurumsal Web.

Fietto bu işi nasıl yürütür?

Kendinize sorun

Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.

• Randevu talebi kaç farklı kanaldan geliyor?
• Aynı saate çift randevu en son ne zaman yazıldı?
• Hekim ve koltuk doluluğunu şu an tek ekranda görebiliyor musunuz?
• Hastalar kişisel numaranıza mı yazıyor, klinik hattına mı?
• Mesai dışı gelen talebe kim, ne zaman dönüyor?
• Formlarınız yalnızca gerekli bilgileri mi topluyor?

Sık sorulan sorular