Araç Stok ve Maliyet Takip Programı: Galeride Hangi Araç Ne Kadar Masraf Yaptı?
Galeride bir araç satıldığında kâr hesabı genellikle akılda yapılır: alış fiyatı, satış fiyatı, aradaki fark. Oysa boya, lastik, ekspertiz, noter ve ortakla paylaşılan masraflar çoğu zaman başka bir yerde yazılıdır. Araç stok takip programı bu dağınık kayıtları her araca bağlar; hangi aracın gerçekten kazandırdığını ve hangisinin sessizce para bağladığını gösterir.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Araca ne masraf yaptık bilmiyoruz.”
“Hangi araç kaç gündür duruyor?”
“Ortak araç hesabı karışıyor.”
Otomotiv sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Envanter bir Excel tablosunda tutuluyor ve her satışçının elindeki sürüm biraz farklı.
- Araca yapılan boya, mekanik ya da kaporta masrafı bir defterde, bir WhatsApp mesajında ya da ustanın hafızasında duruyor.
- Satış sonrası araç başına kâr hesaplanırken ortaya çıkan rakam beklenenden farklı çıkıyor.
- Uzun süredir satılmayan aracın kaç gündür galeride olduğu ancak sorulunca hatırlanıyor.
- Ortakla alınan araçlarda kimin ne kadar katkı koyduğu ve satışta nasıl bölüneceği tartışma yaratıyor.
- Stokta olmayan bir araç için müşteriye evet denmesi ya da satılan aracın ilanda kalması yaşanıyor.
Asıl sebep
Galeri işi hızlı akar: sabah bir araç alınır, öğlen ustaya gider, akşam ilana girer. Bu hız içinde maliyet kaydı genellikle ertelenir ve sonradan hatırlanarak yazılır. Excel bu işi karşılayabilir ama her girişin disiplinle yapılmasına bağlıdır. Satışçı, usta ve yönetici aynı dosyayı kullanmadığında envanter ve maliyet iki ayrı kayda dönüşür.
Bir diğer sebep, aracın yolculuğunun tek kayıtta izlenmemesi. Alış, ekspertiz, tamir, ilan, kapora ve satış aşamaları farklı kişilerin elinden geçer. Her aşama kendi bilgisini ayrı yerde tutunca “bu araç bize toplam kaça geldi” sorusu hesap makinesi ve tahminle cevaplanıyor.
Ortaklı araç alımı galerilerde yaygın olduğundan, hesap karmaşası da yaygın. Katkı payı, masraf paylaşımı ve satış sonrası kâr bölüşümü sözlü anlaşmaya dayandığında, kayıt yoksa güven de zorlanıyor. Sorun kişilerin niyetinde olmuyor; kayıt düzeni olmadan en dürüst ortaklık bile tartışmaya açık hale geliyor.
Küçük bir ayrıntı da sorunu büyütür: bir araç galeriye girdiği günden satıldığı güne kadar birçok elden geçer ve her el kendi hafızasına güvenir. Satışçı fiyatı bilir, usta yaptığı işi bilir, muhasebe faturayı bilir; ama bu üç bilgiyi aynı satırda buluşturan kimse yoktur. Dönem sonunda toplam kâr tutsa bile, hangi aracın bu toplamı yukarı ya da aşağı çektiği bilinmez, bu yüzden sonraki alım kararları da sezgiyle verilir.
Çözülmezse ne olur?
Maliyeti bilinmeyen araç, fiyatı da bilinçsiz belirlenen araçtır. Gerçek maliyetin altında bir indirim yapmak ya da gereksiz yere yüksek fiyatta ısrar etmek, bu kayıt eksikliğinden doğar. Uzun bekleyen araçlar ise galerinin sermayesini bağlar; hangisinin ne kadar bağladığı görünmediği için karar ertelenir.
Ortaklı işlerde bedel hem para hem ilişkidir. Net bir hesap tablosu olmadan kapanan satış, sonradan düzeltilmesi güç bir güvensizlik bırakabilir.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: Excel yapısını koruyan ortak araç kartı
İlk adımda mevcut tabloya bağlı kalınır, ancak her araç için tek bir kart oluşturulur ve masraflar bu karta işlenir.
- Araç kartını tanımlamakPlaka, şasi no (VIN), alış tarihi ve alış bedeli, kimden alındığı ve ortak varsa katkı oranı kartın üst kısmına yazılır. Her araç için bir kart açıldığında dağınık notlar tek yere toplanmaya başlar.
- Masraf girişini kolaylaştırmakUsta ya da satışçı telefondan tutar, kalem ve fatura fotoğrafını birkaç dokunuşla ekler. Kayıt gün sonunda hatırlanarak değil, işin yapıldığı anda tutulur.
- Bekleme süresini görünür kılmakGaleriye giriş tarihinden bugüne geçen gün listede öne çıkarılır. Belli bir süreyi aşan araçlar renkle işaretlenir, böylece fiyat ve ilan kararı zamanında alınır.
Kapsamlı çözüm: alış, masraf ve satış kârlılığı gösteren envanter yazılımı
Stok sayısı ve ekip büyüdüğünde envanter yönetimi bir tablodan çıkar, galerinin karar panosuna dönüşür.
- Aracın bütün yolculuğu tek kayıttaAlış, ekspertiz, tamir kalemleri, ilan tarihi, kapora ve satış aynı kayıtta ilerler. Her aşamayı kimin yaptığı ve ne zaman yaptığı kayıt altında kalır.
- Araç bazlı kâr ve bekleme raporuSatış sonrası araç başına gerçek maliyet ve kâr hesaplanır. Hangi marka, model ya da alış kaynağının galeriye daha çok kazandırdığı raporda görülür.
- Ortak araç hesabıKatkı payları, masraf paylaşımı ve satış sonrası bölüşüm sistem tarafından hesaplanır. Her ortak kendi payını şeffaf biçimde görür, hesap sözlü kalmaz.
- İlan ve site ile aynı stokStoğa giren ve çıkan araçlar site ve ilan tarafında otomatik güncellenir. Satılan aracın ilanda kalması ya da stokta olmayan araca söz verilmesi engellenir.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Son sattığınız aracın gerçek maliyetini şu an görebiliyor musunuz?
- Galerideki en uzun bekleyen aracın kaç gündür durduğunu biliyor musunuz?
- Masraf kaydı, işin yapıldığı gün mü yoksa haftalar sonra mı giriliyor?
- Ortaklı araçlarda herkesin payı yazılı ve görünür mü?
- Stok bilgisi ilan, site ve defterde aynı anda güncelleniyor mu?
Sık sorulan sorular
Oto galeri stok takip programı neleri kaydeder?
Aracın alış bilgisini, yapılan masrafları, galeride bekleme süresini, ortak katkılarını ve satış bilgisini tek kayıtta tutar. Böylece araç başına gerçek maliyet ve kâr görülebilir.
Araç maliyeti nasıl hesaplanır?
Alış bedeline ekspertiz, boya, mekanik onarım, noter ve benzeri masraflar eklenir. Program bu kalemleri araç kartında topladığı için hesap tahmine değil kayda dayanır.
Ortaklı alınan araçların hesabı programda tutulabilir mi?
Evet. Her ortağın katkısı ve masraf payı tanımlanır, satış gerçekleştiğinde bölüşüm kayıttan hesaplanır. Anlaşmanızın hukuki yönü için hukuk danışmanınıza başvurmalısınız.
Stok yazılımı kaç günde kurulur?
Süre araç sayısına, ekibin kullandığı mevcut kayıtlara ve istenen rapora göre değişir. Kapsam ve takvim 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede netleşir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Otomotiv sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.