CMR, Fatura ve Teslim Tutanağı Dağınık mı? Lojistikte Evrak Yönetimi
Teslim edilen bir yükün belgesi çoğu zaman şoförün attığı bir fotoğrafla başlar ve bir ay sonra müşteri istediğinde kimsenin bulamadığı bir görüntüye dönüşür. Lojistik evrak yönetimi sorunu, belgenin kendisinden çok onun nerede ve kimde durduğuyla ilgili. Bu sayfada CMR, fatura, beyanname ve teslim tutanağını sevkiyat bazında toplamanın yolunu anlatıyoruz.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Teslim belgesini şoför WhatsApp'tan atıyor, sonra bulamıyoruz.”
“Müşteri CMR’ın kopyasını istiyor, çekmeceleri arıyoruz.”
Lojistik & yerel hizmet sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Teslim tutanağı fotoğrafı şoförün, operasyon çalışanının ve muhasebenin telefonlarında ayrı ayrı duruyor.
- Bir sevkiyatın CMR’ı, faturası ve beyannamesi farklı klasörlerde, farklı isimlerle kaydedilmiş.
- Müşteri belge istediğinde birileri geçmiş mesajları ve e-postaları kaydırarak arıyor.
- Teslim belgesi geç ulaştığı için faturalama ve tahsilat bekliyor.
- Hangi sevkiyatın belgesinin eksik olduğunu ancak müşteri ya da muhasebe sorunca fark ediyorsunuz.
Asıl sebep
Evrağın dağılmasının ilk sebebi, belgelerin sahada doğuyor olması. Teslim tutanağı alıcının deposunda imzalanıyor, CMR sınır kapısında damgalanıyor, beyanname gümrükte hazırlanıyor. Her biri farklı bir kişinin elinde farklı bir kanaldan firmaya dönüyor. Merkezde bu belgeleri tek bir sevkiyat numarasına bağlayan bir düzen olmadığında, her belge bulunduğu ilk yerde kalıyor.
İkinci sebep, kanalların alışkanlıkla seçilmesi. Şoför için en kolay yol, fotoğrafı çekip WhatsApp’tan operasyona göndermek. Bu yol hızlı olduğu için bırakılması da zor. Ama WhatsApp sohbeti arşiv değildir; kişi değiştiğinde ya da telefon yenilendiğinde belge kaybolur, mesaj akışında hangi görselin hangi yükün belgesi olduğu da belirsizdir.
Üçüncü sebep, belgenin ne zaman eksik olduğunun bilinmemesi. Sevkiyat kapanırken hangi belgelerin gelmesi gerektiğini gösteren bir kontrol listesi olmadığı için eksiklik, belgenin gerçekten gerektiği anda ortaya çıkıyor. O zaman da şoföre, alıcıya ve gümrüğe tek tek telefon açmak gerekiyor.
Çözülmezse ne olur?
Zaman kaybı bunun bir parçası. Asıl bedel, belgeyle bağlantılı işlerin gecikmesi: teslim belgesi gelmeyen yükün faturası kesilemiyor ya da müşteri tahsilatı erteleniyor, hasar ya da gecikme itirazında kanıt olarak gösterilecek belge hemen bulunamıyor.
Belgenin kaybolması ayrıca itibar sorunu yaratıyor. Kurumsal müşteri belgeyi talep ettiğinde saatlerce beklemek zorunda kalırsa firmanın işini düzenli yürüttüğüne dair güveni azalıyor.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: tek belge yükleme noktası
Bu aşamada amaç, belgenin nereye gideceğini sabitlemek. Şoförün ve operasyonun alışkanlıkları korunur, yalnızca varış noktası değişir.
- Sevkiyat numarası etrafında klasörlemeHer sevkiyat için tek bir kayıt açılır; CMR, fatura, beyanname ve teslim tutanağı o kaydın içine yüklenir. Dosya adlarını kimsenin elle düzenlemesi gerekmez.
- Basit bir yükleme sayfasıTelefonda açılan bir sayfada sevkiyat numarası seçilir, belge fotoğrafı yüklenir. Büyük düğmeli ve tek ekranlı olduğu için sahada kullanması kolaydır.
- Eksik belge listesiSevkiyat türüne göre beklenen belgelerin listesi tanımlanır ve eksik olanlar ayrı bir ekranda görünür. Operasyon, kimi aramak gerektiğini hemen görür.
Kapsamlı çözüm: sevkiyat bazlı doküman yönetimi ve saha uygulamasından yükleme
Belge akışı büyüdüğünde evrak, sevkiyat takip ve faturalama süreçleriyle konuşan bir yapıya dönüşür. Böylece belge yalnızca saklanmaz, işin ilerlemesini de belirler.
- Saha uygulamasından doğrudan yüklemeŞoför, teslimde belgenin fotoğrafını çekip uygulamadan sevkiyatın içine yükler. Fotoğraf yüklendiğinde tarih ve saat de kayda geçer.
- Yetkiye göre erişimMuhasebe, operasyon, satış ve müşteri yalnızca kendilerini ilgilendiren belgeleri görür. Müşteri portalı varsa kendi sevkiyatlarının belgelerini oradan indirir.
- Faturalama ve tahsilatla ilişkiTeslim belgesi sisteme girdiğinde muhasebeye faturalamaya hazır bildirimi düşer. Hangi yükün belgesi eksik olduğu için faturanın beklediği görünür hale gelir.
- Arşiv ve aramaBelgeler sevkiyat numarasına, müşteriye ve tarihe göre aranabilir. Bir yılı geçmiş bir CMR’ı bulmak birkaç saniyelik işe iner.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Geçen ayki bir CMR’ı ya da teslim tutanağını kaç dakikada bulabilirsiniz?
- Bir sevkiyatta hangi belgelerin eksik olduğunu gün sonunda görebiliyor musunuz?
- Şoförlerin gönderdiği fotoğraflar kimin telefonunda ve kaç yerde duruyor?
- Teslim belgesi gecikmesi yüzünden bekleyen faturalarınız oluyor mu?
- Müşteri belge istediğinde ona kendi kendine ulaşabileceği bir yol sunuyor musunuz?
- İzin yapan ya da işten ayrılan bir çalışanın telefonundaki belgeler başka yerde de duruyor mu?
Sık sorulan sorular
CMR ve teslim belgeleri dijital olarak nasıl saklanır?
Her sevkiyat için bir kayıt açılır ve belgelerin fotoğrafı ya da taraması bu kaydın içine yüklenir. Belge türü, tarih ve yükleyen kişi otomatik kaydedildiği için sonradan arama ve çıktı alma kolaylaşır. Belgenin hukuki geçerliliği konusunda ilgili uzmanınızla teyit etmeniz önerilir.
Şoför uygulama kullanmak istemezse ne olur?
Saha ekranı tek amaçlı tasarlanır: sevkiyat seç, fotoğraf çek, yükle. Büyük düğmeli ve az adımlı bir ekran, şoförün WhatsApp’a göndermek için harcadığı çabadan fazlasını istemez.
Teslim belgelerini WhatsApp’tan sisteme nasıl aktarırız?
Geçiş döneminde operasyon ekibi gelen fotoğrafları sevkiyat kaydına yükler. Şoförler alıştıkça doğrudan yükleme sayfasını kullanır ve WhatsApp yalnızca haberleşme kanalı olarak kalır.
Evrak yönetim sisteminin kurulumu ne kadar sürer?
Belge türlerinin sayısına ve bağlanacak ekranlara göre değişir. Kapsam ve takvim, 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede netleşir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Lojistik & yerel hizmet sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.