Emlak Yetki Belgesi ve EİDS Takibi: Evrak Yükünü Dijitalde Toplayın
Emlak yetki belgesi takibi, ofislerin son dönemde en çok vakit ayırdığı konulardan biri. Her ilan için mal sahibinden onay almak, yetkilendirme sözleşmesini saklamak, yer gösterme belgesini imzalatmak ve aracılık sözleşmesini dosyalamak masanın üstünde kağıt dağına dönüşebiliyor. Bu sayfa, belgeleri ilana bağlayan basit bir kayıt düzeninin nasıl kurulacağını anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Her ilan için mal sahibinden onay almak uzadı.”
“Yetkilendirme, gösterme belgesi derken kağıt arttı.”
Emlak & inşaat sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Bir ilanın yetkilendirme sözleşmesinin hangi dosyada olduğunu bulmak için çekmece karıştırılıyor.
- Mal sahibi onayı telefonda ya da mesajla alınıyor, yazılı karşılığı sonradan aranıyor.
- Yetki süresi dolan ilanlar fark edilmeden yayında kalıyor.
- Yer gösterme belgeleri müşteri ziyaretinden günler sonra imzalatılabiliyor, bazen hiç imzalanmıyor.
- Danışmanlar belge sürecini farklı yürütüyor; ofiste tek bir standart yok.
- Bir denetim ya da uyuşmazlıkta ilgili evrakı toparlamak saatler alıyor.
Asıl sebep
Belge yükünün altında yeni bir doğrulama katmanı ile eskiden beri süren zorunlulukların üst üste binmesi yatıyor. Yetkilendirme sözleşmesi, yer gösterme belgesi, aracılık sözleşmesi ve taşınmaz numarasına bağlı kayıtlar farklı anlarda ve farklı kişilerden isteniyor. Bunları toplayan ortak bir yer olmayınca her danışman kendi klasörünü, kendi telefonunu kullanıyor.
İkinci sebep, belgenin ilandan ayrı yaşaması. İlan portföy kaydında duruyor, sözleşme bir dosyada, mal sahibinin yazılı onayı bir mesajlaşmada. Üçünün aynı taşınmaz numarasıyla eşleştiğini kimse tek bakışta göremiyor. Bir belge eksik olduğunda bunu ancak sorun çıkınca fark ediyorsunuz.
Üçüncü sebep süre takibinin elle yapılması. Yetkilendirme sözleşmelerinin bitiş tarihleri vardır; takvim ya da hatırlatma olmadan bu tarihler ancak danışmanın hafızasında yaşıyor. Danışman ayrıldığında ya da yoğun olduğunda süreler sessizce geçiyor.
Çözülmezse ne olur?
Zaman kaybı ilk bedel: evrak aramak, eksik belgeyi tamamlatmak için mal sahibini yeniden aramak, aynı bilgiyi birkaç forma yazmak. İkinci bedel güven. Mal sahibi “belgem hazır mı, süreç nerede” diye sorduğunda net cevap veremeyen ofis profesyonel görünmüyor.
Üçüncü bedel hukuki ve itibari risk. Eksik ya da süresi geçmiş belgeyle yayında kalan ilan, ofisi gereksiz bir tartışmanın içine çekebilir. Evrak düzeni oturduğunda ofis hem denetime hem müşteriye hazır olur.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: belge kontrol listesinin dijitalleşmesi
Önce elinizdeki kontrol listesini ekrana taşırız. Hangi ilan için hangi belge alındı, hangisi bekliyor sorusu tek tabloda görünür hale gelir.
- Belge türlerini ve sırasını yazmakOfisinizin uyguladığı belge adımları ilan sürecindeki sırasıyla listelenir. Hangi evrak ilan yayınlanmadan önce, hangisi gösterme sırasında alınıyor, net hale gelir.
- İlan bazlı kontrol formuHer ilan için taşınmaz numarası, mal sahibi ve belge durumunu gösteren basit bir form hazırlanır. Danışman telefonundan belgenin fotoğrafını ya da taranmış halini yükleyebilir.
- Eksik belge görünümüEksik evrakı olan ilanlar ayrı bir listede toplanır. Haftalık toplantıda bu liste okunur; kimin neyi tamamlayacağı belli olur.
Kapsamlı çözüm: yetkilendirme, gösterme ve aracılık belgesi kayıt modülü
Ofis büyüdükçe belge takibi ayrı bir yazılım parçasına dönüşür ve emlak CRM’i ile aynı veriyi paylaşır.
- Belgenin ilana bağlanmasıHer sözleşme ve onay, ilgili portföy kaydının altında saklanır. Bir ilanı açtığınızda ona ait tüm belgeler tek ekranda görünür.
- Süre ve hatırlatma yönetimiYetki bitiş tarihleri sisteme girilir; süresi yaklaşan sözleşmeler için danışmana ve yöneticiye hatırlatma gider. Yenileme görüşmesi unutulmaz.
- Yer gösterme kaydıMüşteri ziyareti kaydedilirken gösterme belgesi aynı akışta düzenlenir ve saklanır. Hangi alıcıya hangi taşınmazın gösterildiği geriye dönük bulunabilir.
- Yetkiye göre erişimKişisel veri içeren evraka yalnızca yetkili kişiler erişir. KVKK açısından kimin neyi gördüğü kayıt altındadır.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Aktif ilanlarınızın kaçı için yetkilendirme sözleşmesini bir dakikada bulabilirsiniz?
- Süresi dolan yetkiyi ofis olarak nasıl fark ediyorsunuz?
- Yer gösterme belgesi çoğunlukla ziyaretten hemen sonra mı imzalanıyor?
- Danışman ayrılırsa onun portföyüne ait evrak ofiste mi kalıyor?
- Mal sahibinin yazılı onayı ilanla aynı yerde mi duruyor?
- Belgelere kimlerin eriştiğini söyleyebiliyor musunuz?
Sık sorulan sorular
Emlak ofisinde yetki belgesi takibi nasıl yapılır?
Her ilanın belgelerini taşınmaz numarasıyla birlikte tek kayıtta tutmak ve bitiş tarihlerini hatırlatmaya bağlamak en sağlam yöntemdir. Elle klasör tutmak küçük portföyde yürür, portföy büyüyünce kayıt modülü gerekir.
EİDS ve belge kurallarının kesin hali nedir?
Kurallar zaman zaman değişir ve biz hukuki bilgi vermiyoruz. Güncel zorunluluk için Bakanlık düzenlemelerine ya da bağlı olduğunuz odaya bakmanız gerekir; sistem, sizin uyguladığınız kurallara göre kurulur.
Belgeleri telefondan yüklemek mümkün mü?
Evet. Danışman sahada belgenin fotoğrafını ya da taramasını doğrudan ilan kaydına ekleyebilir. Böylece evrak ofise dönünce toplanmaz, anında kayda girer.
Belge takip modülü ne kadar sürede kurulur?
Süre belge türü sayısına ve mevcut ilan hacmine göre değişir. Kapsam ve takvim, 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede netleşir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Emlak & inşaat sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.