Tur ve Kontenjan Bilgisi Güncel Değil: Acente için Tur Yönetim Paneli
Müşteri sitede gördüğü tura rezervasyon yapmak istiyor, siz de telefonu açıp “maalesef o tarih doldu” demek zorunda kalıyorsunuz. Tur kontenjan yönetimi dağınık olduğunda, doluluk bilgisi ofisteki tabloda, sitedeki sayfada ve satışçının defterinde ayrı ayrı yaşıyor. Aşağıda, tur, tarih ve kontenjanı tek yerden yönetmenin ve bunu tedarikçi bilgisiyle buluşturmanın yolunu anlatıyoruz.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Dolu turu sitede hâlâ satıyoruz, sonra özür diliyoruz.”
“Hangi tarihte kaç yer kaldığını sormak için ofise telefon açmak gerekiyor.”
Acente & turizm sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Sitedeki tur tarihleri ve kontenjan bilgisi, ofisteki tabloyla farklı güncelleniyor.
- Satışçılar kontenjanı kendi defterlerinde ya da telefonlarında tutuyor.
- Tur dolduğunda siteden kaldırmayı biri mutlaka unutuyor, ilan günlerce açık kalıyor.
- Aynı koltuk iki farklı müşteriye söylenip sonradan geri alınıyor.
- Otel, uçuş ya da transfer tedarikçisinden gelen bilgi ile sitedeki tur bilgisi birbirini tutmuyor.
- Müşteri sorusuna “bir bakıp döneyim” demek, rezervasyonun rakibe kaymasına yol açıyor.
Asıl sebep
Tur ürünü, konaklama, ulaşım ve transferin bir araya gelmesinden oluşur ve bu parçaların her biri farklı bir tedarikçide yönetilir. Acente bu parçaları paketlerken kontenjanı genellikle bir Excel dosyasında ya da operasyon sorumlusunun defterinde tutar. Satış ekibi bu bilgiye ofiste bakabilir ama siteye, sosyal medyaya ve diğer satış kanallarına otomatik yansıması olmaz.
Asıl sorun, kontenjan bilgisinin tek bir merkezde durmaması. Tur, tarih, fiyat ve kalan koltuk bilgisi başka başka yerlerde güncellendiğinde, her güncelleme bir sonrakini bekletir. Bir satışçı son iki yeri sattığında bu bilgi siteye ulaşana kadar üçüncü bir müşteri o tura rezervasyon girmeye çalışıyor.
Tedarikçi tarafında da benzer bir kopukluk var. Otel veya toptancıdaki oda durumu değiştiğinde acente bunu e-posta ya da telefonla öğreniyor. Bu bilgi zamanında işlenmezse acente, aslında kapanmış bir ürünü sitede satmaya devam ediyor.
Çözülmezse ne olur?
Dolu bir turu satmak, iptal etmek ya da alternatif bir tur önermek zorunda kalmak hem emek hem güven kaybıdır. Müşteri, rezervasyonun onaylandığını düşünürken bir gün sonra arandığında acenteye duyduğu güven sarsılır.
Güncel olmayan bilgi aynı zamanda açık kalan koltukların da fark edilmemesine neden olur. Bir tur sitede dolu görünüyorsa ya da bilgi hiç yoksa, aslında boş olan yerler için gelecek talepler boşa gider.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: tek tur ve tarih tablosu
Entegrasyon ve büyük sistem kurmadan önce, bilginin tek yerde durmasını sağlayan bir düzen kurulabilir.
- Ortak tur ve tarih listesiAktif turlar, çıkış tarihleri, toplam kontenjan ve kalan yer bilgisi tek bir yapıda toplanır. Satış ekibi bu listeyi tek kaynak olarak kullanır, ayrı defterler kapatılır.
- Sitede durum etiketleriTur sayfalarında “yer var”, “son yerler” ve “dolu” gibi durum etiketleri gösterilir. Dolu tur, otomatik olarak talep listesi formuna yönlendirir.
- Kısa güncelleme alışkanlığıHer satıştan sonra kalan yerin güncellenmesi ofis içinde ortak bir kural olur. Kural uygulanabilir ve kısa tutulur.
Kapsamlı çözüm: tur, tarih ve kontenjan yönetim paneli
İş büyüdükçe kontenjan bilgisi satış, operasyon ve tedarikçi ilişkilerinin ortak omurgasına dönüşür.
- Tur ve tarih yönetim paneliYeni tur, çıkış tarihi, program ve kontenjan panelden girilir ve düzenlenir. Panelde yapılan değişiklik siteye anında yansır.
- Rezervasyonla kontenjan bağlantısıHer rezervasyon kalan yer sayısını otomatik azaltır, iptal edilen yer geri eklenir. Kalan kontenjanı elle düzeltmek gerekmez.
- Tedarikçi entegrasyonlarıOtel, toptancı ya da bedbank gibi tedarikçilerle XML veya API bağlantısı mümkün olduğunda kurulur. Tedarikçideki durum değişiklikleri panele düşer.
- Uyarılar ve raporlarKontenjanı belli bir seviyenin altına inen turlar için ekip uyarılır. Hangi turun hızlı doldurduğu, hangisinin boş kaldığı raporlarda görünür.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Kurumsal Web.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Bir turun kalan kontenjanını şu an kaç farklı yerde tutuyorsunuz?
- Sitede dolu görünen tur ofiste de dolu mu?
- Tur dolduğunda siteden kimin, ne zaman kaldırdığını biliyor musunuz?
- İptal edilen yerin tekrar satışa açılması elle mi yapılıyor?
- Tedarikçideki oda ya da koltuk değişikliğini ne kadar sürede öğreniyorsunuz?
- En hızlı dolan turlarınızı raporlarken hangi veriye bakıyorsunuz?
Sık sorulan sorular
Tur kontenjanı nasıl takip edilir?
Her tur ve çıkış tarihi için toplam ve kalan yer bilgisi tek bir panelde tutulur; her rezervasyon bu sayıyı otomatik düşürür. Site de aynı panelden beslendiği için doluluk bilgisi ofiste ve müşteride aynı olur.
Tur rezervasyon sistemi tedarikçilerle entegre olabilir mi?
Tedarikçinin sağladığı XML ya da API imkânına göre otel, toptancı veya bedbank bağlantıları kurulabilir. Entegrasyon kapsamı, hangi tedarikçilerle çalıştığınıza göre görüşmede belirlenir.
Dolu turu sitede satmamak için ne gerekir?
Kontenjanın tek merkezde yönetilmesi ve sitenin bu merkezden beslenmesi gerekir. Kalan yer sıfırlandığında tur sayfası otomatik olarak “dolu” durumuna geçer ve talep listesine yönlendirir.
Kurulum ne kadar sürer?
Tur sayısına, tedarikçi bağlantılarına ve mevcut verinin düzenine göre değişir. Net takvim 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede belirlenir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Acente & turizm sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.