Toptan Giyim Siparişi Excel ve PDF’ten Çıksın: Asortili B2B Sipariş Portalı
Sezon açılır, koleksiyon fotoğrafları çekilir, kataloğun PDF’i hazırlanıp tek tek toptan müşterilere gönderilir. Birkaç gün sonra cevaplar gelmeye başlar: biri Excel doldurmuş, biri WhatsApp’tan model numaralarını yazmış, biri de telefonda "geçen sezonkinin aynısı" demiştir. Toptan giyim siparişi, doğru kurulmamış bir süreçte her sezon aynı yorucu dağınıklığı yeniden üretir. Bu sayfa, toptan giyim B2B sipariş portalının ne olduğunu ve mevcut alışkanlıklarınızı bozmadan nasıl kurulacağını anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Her sezon PDF katalog, sipariş Excel'le geliyor.”
“Asorti karışıyor, hangi bedenden kaç tane istendiği her seferinde tartışma oluyor.”
Tekstil & hazır giyim sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Sezon kataloğu PDF olarak e-postayla ve WhatsApp’la dağıtılıyor; kimde hangi sürüm var belli değil.
- Siparişler Excel tablolarında, mesajlarda ve telefon notlarında geliyor, hepsi elle tek bir listeye aktarılıyor.
- Asorti, yani bir koli içindeki beden dağılımı, müşteriden müşteriye farklı anlaşılıyor ve sevkiyatta tartışma çıkıyor.
- Tükenen renk ya da bedeni müşteri sipariş verdikten sonra öğreniyor.
- Müşterinin bakiyesi, açık siparişi ve geçmiş alımları satışçının kafasında ya da ayrı bir tabloda duruyor.
- Sipariş girişi yoğun haftalarda öncelikle ofisteki bir ya da iki kişiye bağlı kalıyor.
Asıl sebep
Toptan giyimde sipariş, perakende gibi tek bir ürünün sepete atılmasından ibaret olmuyor. Bir model birkaç renkte geliyor, her renk beden serisi halinde satılıyor, bazı müşteriler hazır asorti istiyor, bazıları kendi beden dağılımını yazıyor. Bu çok boyutlu yapı Excel’e sığıyor gibi görünüyor ama her müşterinin kendi şablonuyla doldurması, birleştirme işini ofise bırakıyor.
Katalog tarafında ise PDF, sezonun fotoğraflarını göstermek için uygun bir format; stok, fiyat ve renk durumunu göstermek için uygun değil. Ürün satıldıkça ya da fiyat güncellendikçe PDF eskiyor, müşteri eski bilgiyle sipariş hazırlıyor. Siz de sipariş geldikten sonra "bu renk bitti" demek zorunda kalıyorsunuz; müşteri açısından bu, güvenilmez bir tedarikçi izlenimi bırakıyor.
Üçüncü katman cari ve bakiye bilgisi. Müşteri sipariş verirken borç durumunu, limitini ve sezon anlaşmasını sistem görmüyor; satışçı elle kontrol ediyor. Bu kontrol atlandığında ya da geciktiğinde sipariş onayı bekliyor, müşteri başka tedarikçiye yöneliyor. Sorun tek bir araçta değil, kataloğun, siparişin ve carinin birbirinden kopuk olmasında yatıyor.
Çözülmezse ne olur?
En görünür kayıp, sipariş girişine harcanan emek. Sezon başında ofiste çalışan kişiler fotoğraf bakıp Excel’den sipariş fişine veri taşımakla meşgul oluyor; müşteri ilişkisine ayrılması gereken zaman buraya gidiyor. Yanlış girilen bir beden ya da renk ise sevkiyattan sonra iade ve ikinci sevkiyat olarak geri dönüyor.
Daha sessiz kayıp, kolay sipariş verilemeyen müşterinin vazgeçmesi. Mağaza sahibi akşam telefonundan koleksiyona bakıp birkaç dakikada sipariş geçemiyorsa, bunu yapabilen rakip tedarikçiye kayabilir. Daralan bir pazarda mevcut toptan müşterinin siparişini kolaylaştırmak, yeni müşteri aramaktan daha az maliyetli bir korunma yolu.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: giriş korumalı dijital sezon kataloğu
İlk adım siparişi hemen değiştirmek değil; kataloğu eskimeyen ve yalnızca müşterilerinizin görebildiği bir sayfaya taşımak. Mevcut sipariş alışkanlığınız bu aşamada aynen sürebilir.
- Koleksiyonu tek yapıya toplamakModel kodu, kumaş, renk, beden serisi ve fotoğraflar mevcut Excel ve klasörlerden toplanarak tek bir koleksiyon yapısına yerleştirilir. Bu sırada aynı modelin farklı dosyalarda farklı yazılışları da görünür olur ve düzeltilir.
- Giriş korumalı katalog sayfasıToptan müşterileriniz kendilerine verilen kullanıcıyla girer; rakiplerin ve perakende ziyaretçinin göremediği bir sezon kataloğu açılır. Yeni model eklemek ya da bir rengi kaldırmak panelden yapılır, PDF’i yeniden hazırlamak gerekmez.
- Sipariş isteği formuMüşteri katalogda beğendiği modelleri seçip adet notuyla size iletir. Henüz tam bir sipariş sistemi olmasa da liste biçimli, tekrar yazılmayan bir istek elinize ulaşır.
Kapsamlı çözüm: asorti, beden-renk matrisi ve bakiyeli B2B sipariş portalı
Katalog oturduktan sonra aynı ekran sipariş verilen yer haline gelir. Portal, ERP’nizdeki ürün ve cari verisiyle konuşacak biçimde kurulur.
- Beden-renk matrisiMüşteri her model için renk ve beden kırılımını tablo halinde görür, adetleri doğrudan yazar. Hazır asorti seçeneği tek tıkla bir koli dağılımını doldurur; özel dağılım isteyen müşteri değiştirebilir.
- Güncel stok ve açık termin görünürlüğüTükenen renk ya da beden sipariş sırasında pasif görünür; üretimde olan ürünlerde tahmini termin gösterilebilir. Böylece "bu renk bitmiş" haberi sipariş sonrasına kalmaz.
- Cari ve bakiye kontrolüPortal müşterinin limitini, açık bakiyesini ve sezon anlaşmasını bilir. Limit aşımı gibi durumlar siparişi engellemek yerine satışçıya onay göreviyle düşer.
- ERP ve sevkiyat bağlantısıOnaylanan sipariş elle yeniden girilmeden ERP’ye aktarılır. Müşteri siparişinin hazırlanıyor, sevk edildi gibi durumlarını aynı hesaptan izler.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, E-Ticaret.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Son sezonda siparişlerin ne kadarı Excel, ne kadarı mesaj ya da telefonla geldi?
- Asorti kuralınız yazılı mı, yoksa müşteri ve satışçı arasında sözlü mü ilerliyor?
- Müşteri sipariş verirken hangi rengin tükendiğini görebiliyor mu?
- Bir müşterinin bakiyesini görmek için kaç farklı yere bakmanız gerekiyor?
- Katalogu yalnızca toptan müşterilerinizin görmesini nasıl sağlıyorsunuz?
- Sipariş verilerini ERP’ye aktaran kişi izne çıktığında süreç aksıyor mu?
Sık sorulan sorular
Toptan giyim B2B sipariş portalı nedir?
Toptan alıcıların kullanıcı adıyla girip koleksiyonu gördüğü, beden ve renk bazında adet yazarak sipariş verdiği web tabanlı bir sistemdir. Sipariş, elle yeniden yazılmadan ERP’nize aktarılabilir; müşteri durumunu aynı hesaptan izler.
Asorti siparişi dijitalde nasıl yönetilir?
Bir koli içindeki beden dağılımı sistemde tanımlanır. Müşteri hazır asortiyi seçer ya da kendi dağılımını yazar. Böylece sipariş hazırlanırken beden tartışması çıkmaz, depo da tek bir kayıttan çalışır.
Excel ve PDF’lerimizle çalışan müşterilerim sisteme geçer mi?
Müşteriyi zorlamadan başlanır. Giriş korumalı katalog ilk adımda eski alışkanlıkla yan yana yürür; sipariş verme kolaylığı müşteri için net bir avantaj olduğunda geçiş büyük ölçüde kendiliğinden olur.
Toptan sipariş portalının kurulumu ne kadar sürer?
Süre, model sayısına, müşteri gruplarına ve ERP bağlantısına göre değişir. Kapsam ve takvim, 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede ihtiyacınız dinlendikten sonra netleşir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Tekstil & hazır giyim sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.