Fason Atölyeler Telefonla Yönetiliyor: Mobil Fason İş Emri ve Sevk-Dönüş Takibi
Konfeksiyon üreticisinin ürünleri birçok fason atölyeye dağılır; her akşam yapılan telefon turu bu dağınıklığın bedelidir. Fason iş emri takibi kağıt, defter ya da hafıza üzerine kurulduğunda hangi atölyede kaç adet kaldığı ancak aramayla öğrenilir. Bu sayfa, fason ağını telefon trafiğinden çıkarıp izlenebilir hale getirmenin yolunu anlatıyor.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Hangi atölyede kaç adet kaldı, akşam tek tek arıyorum.”
“Fasondan dönen eksik.”
Tekstil & hazır giyim sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Fason atölyeye giden kesim adedi ile geri dönen adet arasında fark çıkıyor ve nedeni bulunamıyor.
- Hangi atölyeye hangi modelin, kaç adetle, hangi tarihte verildiği defter ya da mesaj geçmişinden aranıyor.
- Atölyelerin kapasitesi ve doluluğu bilinmediği için yeni iş hangisine verilecek diye tahmin yürütülüyor.
- Fason ödemelerinde “kaç adet teslim aldık” sorusu atölye ile tartışma konusu oluyor.
- Sevkiyat sırasında fire, eksik aksesuar ya da ek iş notları kayda geçmiyor.
- Telefon turu bir kişinin işi olduğu için o kişi yokken sevk-dönüş hiç takip edilmiyor.
Asıl sebep
Fason ilişkisi sektörde yıllardır güvene ve tanışıklığa dayanıyor; kâğıt irsaliye ve telefon yeterli görülüyor. Atölye sayısı az ve iş hacmi küçükken bu düzen iyi çalışıyor. Ancak sezonda aynı anda birçok model, birçok atölye ve değişen terminler söz konusu olduğunda bilgi bir kişinin hafızasında kalmaya başlıyor.
Kök sebep, dış atölyelere verilen iş emrinin ve dönüş kaydının bir yerde tutulmaması. Sevk edilen adet, teslim alınan adet ve fire ayrı ayrı yazılı olmadığında, fark ortaya çıktığında kimin haklı olduğu belirlenemiyor. Yazılı bir kayıt olmadığı için tartışma hem ilişkiyi zedeliyor hem de ödemeyi geciktiriyor.
Bir de görünürlük problemi var. Fason atölyeler üretim planınızın en önemli uzantısı ama bandınızdaki gibi izlenemiyorlar. Bir atölyede hangi işin ne kadar ilerlediğini yalnızca telefonla öğrenebilirsiniz; bu yüzden gecikme çoğu zaman teslimat günü anlaşılıyor. Atölye çalışanlarının bilgisayar kullanmaya alışkın olmaması da dijital çözümü ötelemenin yaygın sebebi.
Çözülmezse ne olur?
Eksik dönen parçalar, geç anlaşılan gecikmeler ve atölye ile yapılan sürtüşmeler doğrudan terminlere ve alıcı güvenine yansıyor. Fason takibi için ayrılan kişi, günün önemli kısmını arayarak ve not alarak geçiriyor; bu zaman planlamaya ayrılamıyor.
Kayıt tutulmadığı için hangi atölyenin kaliteli, hangisinin zamanında çalıştığı da hafızaya dayanıyor. Doğru atölyeye doğru işi vermek zorlaşıyor ve aynı sorunlar sezondan sezona tekrar ediyor.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: mobil fason iş emri ve sevk-dönüş kaydı
Başlangıçta yalnızca sizin ekibinizin kullandığı sade bir ekran yeterlidir. Atölyelerin sistem kullanması şart koşulmaz.
- Dijital iş emri oluşturmakModel, adet, beden dağılımı, atölye ve teslim tarihi tek bir iş emrine yazılır. İş emri atölyeye çıktı ya da paylaşılan bir bağlantı olarak iletilir.
- Sevk ve dönüşü kaydetmekAtölyeye giden ve geri gelen adetler telefondan tek dokunuşla girilir. Aradaki fark otomatik hesaplanır ve eksik dönüş anında fark edilir.
- Atölye bazında özet görmekHer atölyede şu an kaç iş, kaç adet olduğu tek listede görünür. Akşam telefon turu yerine ekrana bakmak yeterli olur.
Kapsamlı çözüm: atölyenin kendisinin güncellediği fason portalı
Atölye de kayda girdiğinde bilgi aktarma yükü ortadan kalkar. Portal, KVKK ve yetki sınırlarına göre kurgulanır.
- Atölye girişli adet ve durum güncellemeAtölye yetkilisi telefondan işin aşamasını ve biten adedi günceller. Sizin ekibiniz aramadan durumu görür.
- Fire ve eksik takibiFire, hatalı ve eksik parçalar iş emri üzerinde ayrı ayrı sayılır. Hangi atölyede hangi nedenle kayıp oluştuğu görünür hale gelir.
- Ödeme mutabakatıTeslim alınan adet, kabul edilen kalite ve kesintiler aynı kayıtta toplanır. Atölye ile ödeme konuşması ortak veriye dayanır.
- Muhasebe ve ERP bağlantısıFason hakedişleri mevcut muhasebe ya da ERP sistemine aktarılır. Çift giriş yapılmaz.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Şu an kaç fason atölyede, kaç adet ürününüz bulunduğunu bir bakışta söyleyebiliyor musunuz?
- Fasona giden ve dönen adet farkı en son ne zaman tartışma çıkardı?
- İş emri yalnızca sözlü ya da mesajla mı veriliyor?
- Atölyelerin kapasite ve gecikme geçmişi bir yerde yazılı mı?
- Bu takibi yapan kişi bir hafta yokken süreç yürür mü?
Sık sorulan sorular
Fason iş emri takibi nedir?
Dış atölyelere verilen işin model, adet, teslim tarihi ve dönüş bilgisiyle kayıt altına alınmasıdır. Hangi atölyede ne kadar iş olduğunu, ne kadarının döndüğünü ve aradaki farkın ne olduğunu gösterir.
Fasonlardan dönen eksik parçaları nasıl önleyebilirim?
Sevk edilen ve teslim alınan adetler her seferinde kayda girilir; fark otomatik hesaplanır. Böylece eksik, gönderim anında ve dönüşte görülür, tartışma yerine kayıt konuşulur.
Atölyeler yazılım kullanmaz, bu sistem işe yarar mı?
Başlangıçta yalnızca sizin ekibiniz girer. Atölye kullanacaksa telefondan birkaç alanla çalışan basit bir ekran sunulur. Atölye personeli verileri KVKK’ya uygun yetkiyle sınırlı görür.
Fason takip yazılımının kapsamı ve süresi nedir?
Atölye sayısı, model hacmi ve ödeme entegrasyonu ihtiyacına göre değişir. Net kapsam ve süre 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede çıkarılır.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Tekstil & hazır giyim sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.