Veteriner Kliniğinde Aşı ve Kontrol Takibi Defterde: Aşı Hatırlatma ve Randevu Programı
Veteriner kliniğinde en sık tekrarlanan iş aşı ve kontrol zamanının gelmesi. Aşı kartı bir defterde, sahibinin numarası başka bir kayıtta durur; zamanı gelenleri bulmak için sayfalar çevrilir. Veteriner aşı takip programı, hayvanı ve sahibini tek kayıtta toplar, aşı takvimini ona bağlar ve zamanı yaklaşan sahibe hatırlatma gönderir. Randevu, tıraş ve otel hizmetleri de aynı düzene oturur.
Bu sorunu tanıyor musunuz?
“Aşı zamanı geleni defterden arıyoruz.”
“Otel, tıraş, muayene randevuları birbirine giriyor.”
Sağlık & klinik sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.
- Hangi hayvanın aşısının ne zaman geldiği defter sayfalarından çıkarılıyor.
- Aşı hatırlatması için sekreter tek tek arıyor ya da mesaj atıyor.
- Muayene, tıraş, banyo ve pet otel randevuları aynı defterde karışıyor.
- Bir hayvanın geçmiş muayene ve aşı bilgisi sahibin sözüne bırakılıyor.
- Birden fazla hayvanı olan sahibin hangi hayvanı getirdiği karışabiliyor.
- Hekim değişince önceki notlara ulaşmak zorlaşıyor.
Asıl sebep
Veteriner kliniğinde müşteri ilişkisi hayvanla başlar ama sahiple sürer. Kayıt çoğunlukla hayvanın adı ya da sahibin adıyla tutulur; ikisini bağlayan, aşı ve kontrol tarihlerini düzenli gösteren bir yapı yoktur. Defter ya da basit bir tablo, kayıt eklemek için yeterlidir, ama zamanı gelenleri bulmak için bütün sayfaların taranması gerekir.
Aşı hatırlatması düzenli bir iş olmasına rağmen kimsenin görev listesinde yer almaz. Sekreter yoğun saatlerde hastayı karşılar, telefonlara bakar ve ödeme alır; aşı araması günün sonuna kalır, bazen hiç yapılamaz. Hatırlatmayı insan hafızasına bırakmak sürdürülebilir bir yöntem değildir.
Ayrıca klinikler çoğu zaman tek bir hizmet vermez. Muayene hekimin zamanını, tıraş ve banyo farklı bir çalışanı, otel ise kafes ya da oda doluluğunu gerektirir. Hepsi aynı takvimde tutulduğunda çakışma kaçınılmazdır. Hizmet türüne göre ayrılmış bir takvim bu karışıklığı çözer.
Çözülmezse ne olur?
Aşısı gecikmiş bir hayvan, hem sağlık hem de güven meselesidir. Sahip bir şey hatırlatılmadığını düşündüğünde bir sonraki kontrol için başka bir kliniği tercih edebilir. Düzenli hatırlatma, sahibin kendini önemsenmiş hissetmesini de sağlar.
Karışan randevular günlük akışı bozar: tıraş için gelen sahip beklerken muayene uzar, otelde yer yok denir. Bu tür aksaklıklar ekibi yorar ve müşterinin geri gelme isteğini azaltır.
Çözüm yolu
Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.
Hızlı başlangıç: online randevu ve otomatik hatırlatma
İlk aşamada randevu ve hatırlatma düzeni kurulur; geçmiş kayıtlar yavaş yavaş sisteme aktarılır.
- Online randevu talebiSahip, site üzerinden muayene, aşı ya da diğer hizmet için randevu talep eder. Talep klinik takvimine düşer, sekreter onaylar.
- Otomatik hatırlatmaRandevudan önce sahibe SMS, WhatsApp ya da e-posta ile hatırlatma gider. İptal ve erteleme tek bağlantıyla yapılır.
- Temel kayıt yapısıHayvanın adı, türü, sahibi ve iletişim bilgisi tek kayıtta toplanır. Aşı tarihleri eklenmeye başlanır.
Kapsamlı çözüm: hayvan-sahip kayıt paneli, aşı takvimi ve hizmet bazlı takvim
Kapsamlı sistem hayvanın hayat boyu kaydını tutar ve hatırlatmayı otomatik yürütür.
- Hayvan ve sahip kayıt paneliBir sahibe birden fazla hayvan bağlanır. Her hayvanın aşıları, muayeneleri ve notları kendi kaydında durur; hekim değişse de geçmiş görünür.
- Aşı takvimi ve hatırlatmaAşı türüne göre bir sonraki tarih hesaplanır ve zamanı yaklaşan sahibe otomatik hatırlatma gider. Sekreter liste çıkarmaz.
- Hizmet türüne göre takvimMuayene, aşı, tıraş, banyo ve pet otel ayrı takvim ve kaynaklarla yönetilir. Çakışmalar baştan görünür.
İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Kurumsal Web.
Fietto bu işi nasıl yürütür?
Kendinize sorun
Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.
- Önümüzdeki ay aşısı gelecek hayvanları kaç dakikada listeleyebilirsiniz?
- Aşı hatırlatmasını kim, ne sıklıkla yapıyor?
- Muayene, tıraş ve otel randevuları ayrı takvimlerde mi?
- Bir hayvanın geçmiş notlarına hekim değişse bile ulaşılabiliyor mu?
- Birden fazla hayvanı olan sahibi tek kayıttan görebiliyor musunuz?
Sık sorulan sorular
Veteriner aşı takip programı ne yapar?
Hayvanı ve sahibini tek kayıtta toplar, aşı tarihlerini tutar ve zamanı yaklaşan sahibe otomatik hatırlatma gönderir. Böylece liste çıkarmak ve tek tek aramak gerekmez.
Randevu, tıraş ve pet otel aynı takvimde yönetilebilir mi?
Aynı sistemde ama hizmet türüne göre ayrılmış takvimlerle yönetilir. Her hizmet kendi kaynağını kullandığı için çakışmalar görünür olur.
Mevcut aşı defterim ne olur?
Aktif hayvanların bilgisi panele aktarılır. Geçmiş sayfaların tamamı yüklenmek zorunda değildir; kapsamı birlikte belirleriz.
Kurulum ne kadar sürer?
Hayvan sayısı, hizmet çeşidi ve mevcut kayıt düzenine göre değişir. 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede netleşir.
Aynı sektörde sık duyulan diğer sorunlar
Durumunuzu birkaç cümleyle yazın, teşhisi birlikte koyalım
Dijital Çözüm Danışmanı Sağlık & klinik sektörünü bilen bir uzman gibi sorunu teşhis eder ve Fietto olarak neyi nasıl çözeceğimizi adım adım anlatır. Ücretsizdir, bağlayıcı değildir.