Aynı Saate İki İş Yazılıyor: Saha Ekibi İçin Ekip Planlama ve İş Emri Programı

Bu sorunu tanıyor musunuz?

“Aynı saate iki ev yazılmış.”

“Usta gidince parça yokmuş.”

“Takvim bende, usta kendi telefonuna bakıyor, kimin nerede olduğunu akşama kadar bilemiyorum.”

Lojistik & yerel hizmet sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.

• Randevular defterde, Excel’de, WhatsApp gruplarında ve ustaların telefonlarında ayrı ayrı yazılı duruyor.
• Aynı ekibe aynı saatte iki iş verildiğini ancak müşteri aradığında ya da usta kapıda beklediğinde fark ediyorsunuz.
• Usta eve vardığında gereken parçanın ya da malzemenin aracında olmadığı ortaya çıkıyor, ikinci bir ziyaret gerekiyor.
• Müşterinin telefonda anlattığı arıza ya da iş tarifi ustaya ulaşana kadar kısalıyor, kat, asansör ya da park gibi ayrıntılar kayboluyor.
• İş bittiğinde ne yapıldığı, hangi parçanın kullanıldığı ve işin ne kadar sürdüğü bir yere yazılmıyor.
• Hangi ekibin yarın boş olduğunu sormak için ofis, sahibini ya da ustabaşını arıyor.

Asıl sebep

Küçük saha işletmelerinde takvim genellikle üç yerde yaşar: ofisteki defter ya da Excel, ustanın telefonu ve işletme sahibinin hafızası. Telefonu açan kişi o anda öteki ekibin nerede olduğunu bilmiyorsa, iki farklı kişi aynı saati iki farklı müşteriye verebilir. Çifte kayıt, takvimin tek bir yerde durmamasından doğuyor; randevuyu alan herkes elindeki bilgiyle doğru karar verdiği için kimseyi suçlamak da işe yaramıyor.

İkinci sebep iş emrinin olmaması. Müşteri telefonda “klima soğutmuyor” ya da “mutfak dolapları takılacak” dediğinde bu cümle ofise, oradan ustaya ulaşana kadar kısalır. Cihazın markası, modeli, arızanın nasıl başladığı, binada asansör olup olmadığı, hangi parçanın gerekebileceği yazılı bir kartta durmadığı için usta bunları kapıda öğrenir. Gerekli parça aracında yoksa iş yarım kalır.

Üçüncü sebep süre tahmini. Tek daire temizliği, bir kombi bakımı ve bir banyo yenileme aynı uzunlukta bir randevu bloğuna sığmaz. Takvimde her işe aynı süre verildiğinde ekip bir önceki işte geciktiğinde sonraki randevulara zincirleme gecikme yayılır. Hangi işin ne kadar sürdüğü bir kayda dönüşmediği sürece tahmin her seferinde baştan yapılır.

Çözülmezse ne olur?

İkinci ziyaretin bedelini herkes bilir: yol, yakıt, ustanın boşa giden saati ve müşterinin bir gün daha beklemesi. Çifte randevuda ise iki müşteriden biri bekletilir ya da iptal edilir; bunun karşılığı Google’daki bir yorum ya da bir daha aranmayan telefon olarak geri döner.

Daha az görünen bedel, kapasitenin bilinmemesi. Ekip takvimi görünmediği için yeni iş ya gerçekte boş olmayan bir saate verilir ya da boş duran bir ekibe iş yönlendirilmez. İşletme sahibi akşamları ertesi günün planını telefonla toplamaya zaman harcar.

Çözüm yolu

Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.

İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Dijital Süreklilik.

Fietto bu işi nasıl yürütür?

Kendinize sorun

Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.

• Aynı saate iki iş yazıldığını en son ne zaman, kim fark etti?
• Yarın hangi ekibin nerede olacağını görmek için kaç kişiyi aramanız gerekiyor?
• Müşterinin telefonda anlattığı arıza ya da iş tarifi ustaya yazılı olarak ulaşıyor mu?
• Ustanın gerekli parçayla yola çıktığını nasıl kontrol ediyorsunuz?
• Bir işin gerçekte ne kadar sürdüğü bir yere yazılıyor mu?
• İş bittiğinde yapılanlar müşteri geçmişinde bulunabiliyor mu?

Sık sorulan sorular