Kuaför ve Güzellik Salonunda WhatsApp, DM Randevu Kaosu: Online Randevu Sistemiyle Çözüm

Bu sorunu tanıyor musunuz?

“Fön çekerken mesaja bakamıyorum.”

“Aynı saate iki gelin yazmışız.”

Güzellik & kuaför sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.

• Gün içinde gelen mesajlara akşam, iş bittikten sonra dönülüyor; bu arada müşteri başka salona yazıyor.
• Randevu defteri, telefon notları ve ekran görüntüleri üç ayrı yerde duruyor ve hiçbiri tam değil.
• Hangi ustanın hangi saatte ne kadar süren bir işte olduğu, ancak ustaya sorulunca anlaşılıyor.
• Aynı saat için iki ayrı kişiye söz verilmiş oluyor, biri salonda bekletiliyor ya da geri çevriliyor.
• Boya, röfle ya da gelin saçı gibi uzun işlere sıradan bir fön süresi ayrılıyor, günün geri kalanı kayıyor.
• Gece ya da hafta sonu gelen mesajlar sabaha kadar cevapsız kalıyor.

Asıl sebep

Salon işinin doğası gereği usta çoğu zaman telefona bakamaz. Elinde makas, boya fırçası ya da sıcak fön vardır, müşterinin saçı ortadadır. Mesaja bakmak için işi bırakmak hem o müşteriye saygısızlık olur hem de işi bozar. Sonuç olarak randevu talepleri birikir ve cevap, ancak bir mola ya da gün sonu olduğunda verilir. Bu gecikme çoğu zaman ustanın özensizliği olarak değil, işin kendi ritminin bir sonucu olarak ortaya çıkar.

İkinci kök sebep, tek bir randevu kanalının olmaması. Müşteri Instagram DM’den yazar, bir başkası WhatsApp’a düşer, eski müşteri telefonla arar. Her kanalın kendi geçmişi vardır ve bunlar birbirini görmez. Salon sahibi bir yerde “Perşembe 15.00 müsait” dediğinde, başka bir kanalda aynı saat çoktan verilmiş olabilir. İşte “aynı saate iki gelin yazmışız” cümlesi tam olarak bu görünmezlikten doğar.

Üçüncü sebep, hizmetlerin sürelerinin takvime işlenmemesi. Kısa bir bakım ile balyaj ya da ombre, dip boya ve ardından fön gibi birkaç saat süren bir işlem, kağıt defterde aynı satırı kaplar. Hangi ustanın hangi hizmeti yaptığı, hangi koltuğun o sırada dolu olduğu görünmediği için slot (randevu aralığı) elle tahmin edilir. Tahmin tutmadığında gün boyu bir gecikme zinciri başlar.

Çözülmezse ne olur?

En çok kaybedilen şey, cevap verilemeyen yeni müşteri. Güzellik hizmetinde karar çoğu zaman anlıktır; mesajına yarım saat içinde dönüş alamayan kişi, haritada ya da Instagram’da karşısına çıkan sıradaki salona yazar. Bu kayıp hiçbir defterde görünmez, çünkü gelmeyen müşterinin adı hiçbir yere yazılmamıştır.

Çifte rezervasyonun bedeli ise doğrudan salonun adına yazılır. Bayram öncesi ya da düğün sezonunda aynı saate verilen iki söz, müşteriyi salonda bekletir ve ustaya baskı kurar. Küçük bir işletmede bu tür bir olay bile yorumlara ve kulaktan kulağa yayılan itibara yansır. Üstelik ustanın gün içindeki dikkati sürekli mesaj ile müşteri arasında bölündüğünde, hizmetin kalitesi de etkilenir.

Çözüm yolu

Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.

İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım, Dijital Süreklilik.

Fietto bu işi nasıl yürütür?

Kendinize sorun

Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.

• Bu hafta kaç mesajı, kaç saat sonra cevapladınız?
• Randevular şu an kaç farklı yerde (defter, telefon, DM, WhatsApp) duruyor?
• Bir ustanın yarın hangi saatlerde müsait olduğunu tek bakışta görebiliyor musunuz?
• Uzun süren hizmetler (balyaj, gelin paketi) takvimde gerçek süresiyle ayrılıyor mu?
• Gece ve hafta sonu gelen taleplere kim, ne zaman dönüyor?
• Müşteri randevuyu salona ulaşmadan kendi başına görüp değiştirebiliyor mu?

Sık sorulan sorular