B2B Tekrar Sipariş Portalı: Sünger ve Yatak Siparişleri WhatsApp’ta Kaybolmasın

Bu sorunu tanıyor musunuz?

“Geçen sefer hangi kesimi göndermiştik?”

“Sipariş yanlış ölçüde kesildi.”

Ev tekstili & yatak sektöründe işletme sahiplerinden bu cümleleri sık duyuyoruz. Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizin işletmenizde de görünüyorsa, bu sayfa tam olarak sizin durumunuzu anlatıyor.

• Tekrar sipariş geldiğinde önceki irsaliyeyi, WhatsApp yazışmasını ya da defter kaydını aramak gerekiyor.
• Aynı müşterinin siparişi telefonda bir kişiye, mesajda bir başkasına söyleniyor; kayıtlar çakışıyor.
• Ölçü, kalınlık ya da dansite bilgisi sözlü aktarıldığı için üretimde yanlış anlaşılıyor.
• Hatalı kesim anlaşmazlığında “ben şöyle söylemiştim” ile “biz böyle anladık” arasında kalınıyor.
• Müşteri siparişinin hazırlanıp hazırlanmadığını öğrenmek için tekrar telefon açmak zorunda kalıyor.
• Hangi müşterinin hangi ürünü ne sıklıkla aldığı satış ekibince bilinmiyor, tekrar siparişi tahmin etmek zor.

Asıl sebep

Yan sanayi bir B2B yapıdır ve müşterilerin çoğu uzun yıllardır aynı ürünleri alır. Bu yüzden siparişler zamanla bir alışkanlığa dönüşür: telefon, WhatsApp mesajı, bazen bir fotoğraf. Sistem kurulmamasının nedeni çoğunlukla ihmal olmaz; kanal işlediği sürece değiştirmeye gerek hissedilmez. Sorun, sipariş sayısı ve müşteri çeşitliliği arttığında bu kanalın bilgiyi taşıyamamasıyla ortaya çıkar.

Asıl eksik, müşteri bazlı sipariş geçmişinin ve tekrar sipariş ekranının olmaması. Sipariş bir kez kesilip sevk edildikten sonra ölçü bilgisi bir irsaliye kopyasında, bir de mesaj akışında kalır. Müşteri “geçen seferki gibi” dediğinde bilgi aranır, bulunamazsa tahmine ya da hafızaya bırakılır. Kesim ölçüsü milimetrelerle konuşulan bir işte bu, hataya açık bir yöntemdir.

Bir de üretim hattı bağlantısı var. Telefonla alınan sipariş önce bir kâğıda ya da Excel’e yazılır, oradan üretim emrine geçer. Her aktarım, bir yanlış okuma ya da unutma fırsatıdır. Sipariş kaydı ile üretim emri arasında dijital bir bağ yoksa, sorumluluk da belirsizleşir.

Çözülmezse ne olur?

Yanlış ölçüde kesilen blok sünger ya da yatak parçası yalnızca malzeme kaybı demek değildir. Yeniden üretim, ek sevkiyat, üretim planının kayması ve müşterinin kendi hattında beklemesi birlikte gelir. Fabrikaya yetişmeyen bir parça, o fabrikanın sevkiyatını geciktirir ve ilişki zedelenir.

Görünmeyen bedel ise zaman: satış ekibi geçmiş siparişi aramakla, müşteri hizmetleri de aynı soruyu tekrar yanıtlamakla meşgul. Üstelik tekrar sipariş en güvenilir gelir kalemidir; onu kolaylaştırmayan firma, bu kolaylığı sunan bir başka üreticiye kapıyı aralamış olur.

Çözüm yolu

Bu sorunu iki seviyede ele alıyoruz. Önce kısa sürede fark yaratan bir ilk adım, ardından işletme büyüdükçe kurulan kapsamlı sistem. Hangisinden başlanacağı, ön görüşmede durumunuza göre birlikte belirlenir.

İlgili hizmetlerimiz: Özel Yazılım.

Fietto bu işi nasıl yürütür?

Kendinize sorun

Aşağıdaki soruların çoğuna net bir cevabınız yoksa, sorun büyük ihtimalle düşündüğünüzden daha geniş. Cevapları danışmanla paylaşırsanız teşhis çok daha hızlı netleşir.

• Bir müşterinin geçen yılki siparişini bulmak kaç dakika sürüyor?
• Sözlü verilen ölçü ile kesilen ölçü arasındaki farkı en son ne zaman yaşadınız?
• Tekrar siparişler kaç farklı kanaldan ve kaç kişiye geliyor?
• Sipariş tablodan üretim emrine geçerken kaç kez elle yazılıyor?
• Müşteri siparişinin durumunu sormak için sizi ne sıklıkla arıyor?
• En çok tekrar eden beş müşterinizin ürün ve ölçü kayıtları yazılı olarak duruyor mu?

Sık sorulan sorular